Річний план закупівель: порядок складання

20 вересня 2021
6504
Середній бал: 5 із 5
експерт, юрист, заступник начальника служби матеріально-технічного постачання та закупівель ДП «МТП «Чорноморськ»

До початку нового закупівельного періоду залишилось ще 3 місяці, але для багатьох замовників підготовка до закупівельної компанії вже розпочалась. Відтак, нагадаємо, як скласти план закупівель з метою уникнення колапсів на початку року. У статті розглянемо порядок складання річного плану закупівель, з урахуванням змін в організації закупівельної діяльності замовників, що відбудуться з 01.01.2022 року.

Нагадаємо, що річний план закупівель по-новому Закону закупівельники вже складали на 2021 рік теперішній. Однак деякі зміни наберуть чинності лише з 01.01.2022 року. Тож з’ясуймо, як правильно скласти річний план закупівель.

  ❗️ Чи вносити зміни до річного плану закупівель, коли закупівля відбулася

Хто відповідає за складання річного плану закупівель

Нагадаємо, що з 01.01.2022 року організацією закупівельної діяльності Замовників щодо всіх видів закупівель відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) займатимуться виключно уповноважені особи, що призначаються замовником одним із способів, зазначених у ст. 11 Закону. Саме уповноважена особа, відповідно до вимог п. 1. ч. 10 ст. 11 Закону планує закупівлі та формує річний план закупівель в електронній системі закупівель.

Таким чином, замовникам, організацією та проведенням процедур закупівель яких на даний час займаються тендерні комітети, вже зараз потрібно замислитись щодо передачі таких функцій уповноваженим особам. Особливо це стосується тих замовників, обсяг річних закупівель яких потребує призначення не однієї, а декількох уповноважених осіб. Це пов’язано в першу чергу з тим, що відповідальність за організацію та проведення публічних закупівель персоналізовано. Відтак своєчасне оприлюднення плану, внесення змін до нього, обрання предмету та виду закупівлі – особиста відповідальність кожної уповноваженої особи. При цьому окремі категорії закупівель, наприклад, закупівлю електричної енергії, закупівлю природного газу та інших товарів та послуг, що забезпечують безперервну роботу підприємства,  слід розпочинати вже наприкінці року.

Відтак, вважаємо, що доцільно призначати або покладати функції уповноваженої особи/осіб, які здійснюватимуть організацію закупівельної діяльності замовника, на працівника/працівників замовника вже на етапі планування закупівель на 2022 рік.

Річний план закупівель: порядок складання

Визначення потреби підприємства

Відповідно до ч. 1 ст. 4 Закону планування закупівель здійснюється  на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт та послуг. Формування річного плану закупівель, своєю чергою, здійснюється на підставі  річної потреби замовника. Від запланованого обсягу необхідних товарів, робіт та послуг у подальшому залежить правильне обрання необхідного виду закупівлі (допорогова закупівля, спрощена закупівля або процедура закупівлі), що дозволить проводити закупівлі ефективно, своєчасно та без порушень вимог Закону, зокрема ч. 10 ст. 3 Закону, якою визначено, що замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів/спрощених закупівель або застосування цього Закону.

Вибір організації процесу визначення річної потреби замовники здійснюють на власний розсуд. Формування річної потреби можливо віднести до початкового етапу планування, але Законом не встановлено, що це належить безпосередньо до функцій  уповноваженої особи. З метою забезпечення якісного та безперервного закупівельного процесу на підприємстві, організація проведення закупівель має бути впорядкована шляхом затвердження відповідного порядку, що регламентуватиме взаємодію підрозділів з уповноваженої особою під час як безпосередньо проведення закупівель та і під час планування закупівель. Так, підрозділи матимуть змогу визначати реальну потребу, а уповноважена особа аналізувати та узагальнювати інформацію для подальшого формування річного плану закупівель.

Зазвичай, при плануванні закупівель, замовники орієнтуються на обсяг закупівель, здійснених у поточному році з урахуванням витрат, затверджених кошторисом або фінансовим планом на наступний рік.

З метою уникнення зайвого витрачання державних коштів, при плануванні закупівель також слід враховувати залишки на складах, зміни у структурі або організації діяльності, якщо така планується у році, на який складаємо план закупівель.

 

Визначення предметів закупівель

Для визначення предмету закупівлі слід керуватися  вимогами Закону та Порядком визначення предмета закупівлі, затвердженим наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 708 (далі – Порядок 708). Так, відповідно до п. 3 розділу І Порядку, предмет закупівлі товарів і послуг визначається замовником згідно з пунктами 21 і 34 ч. 1 ст. 1 Закону та за показником четвертої цифри Єдиного закупівельного словника. При цьому, під час планування закупівель товарів, наприклад обладнання, яке потребує встановлення або монтажу (або інших супутніх послуг), замовникам слід бути уважними, адже якщо закупівля такого товару проводиться однією закупівлею разом із послугами на встановлення, відповідно до вимог п. 34 ч.1 ст. 1 Закону, вартість таких послуг не повинна перевищувати вартість самих товарів.

Визначення предмета закупівлі робіт згідно з п. 4 розділу І Порядку здійснюється замовником відповідно до п. 27 ч. 1 ст. 1 Закону за об’єктами будівництва. Таким чином замовник при плануванні має врахувати, що, наприклад, капітальний ремонт гуртожитку за адресою вул. Перемоги 1 та капітальний ремонт гуртожитку за адресою вул. Перемоги 21 – різні предмети закупівлі.

Щодо визначення предмета закупівлі та розміщення інформації в електронній системі закупівель також оприлюднено роз’яснення Мінекономіки від 03.09.2020 № 3304-04/53972-06.

Замовник має уважно поставитись до визначення предмету закупівлі, оскільки за порушення порядку його визначення відповідно до ч. 1 ст. 164-14 Кодексу про адміністративні правопорушення передбачена адміністративна відповідальність.

Річний план закупівель: порядок складання
Олена Степановадиректор ТОВ «СІ БІЗНЕС КОНСАЛТИНГ», Одеса
Щоб організувати процес формування річного плану закупівель, коректно вибрати вид закупівлі та ефективно розпоряджатися своїм робочим часом, замовнику необхідно організувати процес взаємодії працівників під час планування.

Визначення очікуваної вартості

При розрахунку очікуваної вартості замовнику варто керуватись Примірною методикою визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженою наказом Мінекономіки від 18.02.2020 № 275 (далі – Методика).

При цьому, одним з етапів визначення очікуваної вартості є формування опису предмета закупівлі із зазначенням технічних характеристик та аналіз відповідного ринку. Враховуючи важливість правильного визначення очікуваної вартості, що дозволить уникнути як завищення вартості, яке може призвести до зайвого витрачання державних коштів, так і її заниження, яке призведе до відсутності пропозицій для участі у закупівлях, у Методиці Мінекономіки запропоновано залучати не лише фахівців замовника, а також — експертів на договірних засадах. Керуючись ч. 4 ст. 4 Закону та рекомендаціями, наведеними у Методиці, замовник може проводити ринкові консультації в т.ч. шляхом організації відкритих зустрічей з потенційними учасниками.

Спосіб визначення ціни для кожного предмету закупівель залежить перш за все від характеристик самого предмету закупівлі, його розповсюдженості на ринку, порядку формування цін на нього. При отриманні цінових пропозицій, на запропоновану постачальником/виконавцем вартість також можуть впливати умови поставки та оплати, встановлені замовником.

У будь-якому випадку замовник має поставитись до визначення очікуваної вартості із відповідальністю, з метою запобігання проявам зловживань та задля забезпечення ефективного проведення закупівель. 

Визначення процедури закупівель

Вид закупівлі визначається на підставі інформації про обсяги потреб замовника щодо кожного предмету закупівлі з урахуванням очікуваної вартості. Зазначаємо, що основними видами закупівель, що забезпечують дотримання принципів закупівель – є конкурентні процедури закупівлі та спрощені закупівлі.

Вибір процедури закупівлі, з урахуванням інформації про річну потребу та очікувану вартість здійснює уповноважена особа замовника. Під час зведення проекту річного плану обрання за якою саме процедурою буде проведено закупівлю – є майже завершальним етапом планування.

Закупівля антибіотиків - враховуємо рецептурні нюанси

На цьому етапі уповноважена особа також має проаналізувати наявність підстав у замовника для проведення переговорних процедур закупівель та закупівель без застосування порядку проведення спрощених закупівель. Зокрема, з урахуванням змін до Закону, нагадуємо, що така підстава для проведення переговорних процедур закупівель та закупівель без застосування порядку проведення спрощених закупівель, як відсутність конкуренції з технічних причин, має бути підтверджена документально замовником. Якщо ж у замовника виникають складнощі із відповідним документальним підтвердженням, краще запланувати проведення відповідно відкритих торгів або спрощеної закупівлі, та у подальшому укласти договори за результатом переговорної процедури закупівлі відповідно до п. 1 ч. 2 ст. 40 Закону або прямий договір відповідно до п. 1 ч. 7 ст. 3 Закону. Зазначене трохи затягне проведення закупівлі, проте дозволить уникнути непорозумінь з боку органів державного фінансового контролю.

Затвердження річного плану

Річний план закупівель затверджується рішенням уповноваженої особи та оформлюється протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

Нагадуємо, що до річного плану не включаються закупівлі, для здійснення яких Закон не застосовується у випадках, визначених у ч. 5 та ч. 6 ст. 3 Закону. Крім того, до річного плану не включаються видатки, які здійснюються як відшкодування (компенсація) витрат, у тому числі таких як відшкодування витрат по звітам про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (авансовим звітом).

Також не передбачено відображення в річному плані зміни істотних умов договору про закупівлю, що здійснюється  в порядку,  визначеному ч. 5 ст. 41 Закону, а також інших зобов’язань за договорами про закупівлю, укладеними в попередні роки та строк дії яких не закінчився у встановленому законодавством порядку, про що наголошувалось у листі Мінекономіки від 03.09.2020 № 3304-04/54160-06.

У річному плані також зазначається орієнтовний початок проведення закупівлі.

Популярне серед колег-закупівельників:

Публікація річного плану закупівель

Відповідно до абз. 2  ч. 1 ст. 4 Закону річний план закупівель та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. Інформація, яка має бути оприлюднена наведена у ч. 2 ст. 4 Закону. При цьому внесення зазначеної інформації про кожну заплановану закупівлю здійснюється замовником перед проведенням відповідної закупівлі. Враховуючи, що планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби, Закон не містить вимог щодо оприлюднення річного плану закупівель заздалегідь, із включенням до нього всіх запланованих закупівель.

Отже, тепер ви знаєте ази планування закупівель, розумієте:

  • що врахувати при складанні плану,
  • хто підписує річний план закупівель,
  • коли його оприлюднювати.

«Бюджетники», складаючи річний план закупівель, мають врахувати не тільки вимоги закупівельного, а й бюджетного законодавства. Стане у пригоді стаття «Річний план закупівель бюджетної установи: що врахувати».

Якщо бажаєте відшліфувати свої навички складання річного плану закупівель, долучайтеся до студентів курсу «Як запланувати закупівлі у 2021 році, щоб вчасно отримати потрібне».

Щоб ви могли переконатися в якості навчального й практичного матеріалу, ми відкриваємо демодоступ до курсу на 24 години.

logo