Відповідальність за неналежне зберігання закупівельних документів

21 жовтня 2021
281
Середній бал: 5 із 5
головний редактор журналу «Держзакупівлі»

Ви активно закуповуєте через Prozorro і формуєте в основному електронні документи. А чи зберігаєте їх за всіма вимогами? Адже правил зберігання ніхто не скасовував. Ба більше, за їх порушення винним особам загрожує штраф або арешт. Перевірте, чи все ви наразі робите правильно



За неправильне зберігання закупівельних документів передбачена адміністративна відповідальність. Про це не говорить стаття 164–14 КпАП, яка визначає порушення, за які службові, посадові, уповноважені особи замовника несуть покарання. Відповідальності за порушення порядку, строків ведення та зберігання закупівельних документів ця стаття не передбачає. Натомість її встановлює стаття 92–1 КпАП — «Порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи».

Які строки та як правильно їх розраховувати

У цій статті, крім відповідальності за порушення вимог зберігання документів, передбачена і відповідальність для осіб, які їх зіпсували, незаконно знищили або приховували. Також закон забороняє:

  • незаконно передавати архівні документи іншій особі;
  • порушувати порядок доступу до цих документів;
  • не повідомити державну архівну установу про наявні архівні документи в разі виникнення загрози їх знищення або значного погіршення стану.

Звернімося і до статті 298–1 КК, яка розглядає як порушення знищення, пошкодження або приховування документів чи унікальних документів НАФ. Якщо буде доведено, що такі дії особа вчинила умисно, її чекає штраф або арешт.

Відповідальність за порушення правил зберігання документів, та інших описаних правил у кодексах несуть дві посадові особи.

✔️ Три вимоги до зберігання документів на електронних носіях

Усі документи зберігають за місцем формування справ у службі діловодства чи інших структурних підрозділах замовника з моменту, коли їх створили, отримали і передали на зберігання в архів.

Державні і комунальні організації передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов’язковому порядку, а інші організації — на підставі угод між власником документів і архівною установою.

logo