Продовження строку дії договору: що врахувати замовнику

16 листопада 2021
3542
Середній бал: 5 із 5
експерт, адвокатка зі спорів з контролюючими органами, консультантка з закупівель

Левова частина замовників не можуть дозволити собі перебої в закупівлі певних ТМЦ/роботах/послугах. Тож про продовження строку дії тендерного договору на наступний рік слід подбати завчасно. Ключові особливості продовження дії договору про закупівлю на наступний бюджетний період дізнайтеся у статті.

Продовження терміну дії договору: правове підґрунтя

Частиною першою статті 41 Закону № 922 передбачено, що договір про закупівлю укладається відповідно до норм ЦКУ та ГКУ, з урахуванням особливостей, визначених цим Законом.

Водночас законодавець надає замовникам можливість безперервно отримувати певні ТМЦ на період, коли нові договори ще не укладені. Ця опція передбачена ч. 6 ст. 41 Закону № 922, де вказано, що дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20% суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку.

Чи можна в договорі продовжити строк виконання зобов’язань

Тобто потрібно дотримуватися таких вимог Закону № 922:

  • сума договору не може перевищувати 20% від суми початкового договору;
  • видатки на виконання договору повинні бути затвердженими належним чином;
  • закупівля стосується предмету, який постійно потрібен та який вказаний у первинному договорі (найпоширеніші випадки: канцтовари, послуги з харчування (для садочків, шкіл лікарень), пальне тощо).

Зверніть увагу, що продовжуючи договір, потрібно прорахувати строк його дії. В цьому випадку обов’язково врахуйте, що учасники можуть звернутися зі скаргою до АМКУ, що, своєю чергою, затягне процес укладання нового договору.

Хто має подбати про продовження тендерного договору на наступний рік

В першу чергу, у пролонгації договору зацікавлені працівники замовника, які потребують певних ТМЦ. Наприклад, працівники замовника, які формують документи (договори, звіти, тощо) зацікавлені у безперервному постачанні канцелярських товарів. Швидкі лікарень потребують пального, а дитячі садочки потребують безперебійного постачання продуктів (або послуг з організації харчування).

Тобто працівники, що потребують канцтоварів, водії швидких, кухарі (чи вихователі у садочках) зацікавлені у безперебійному постачанні вказаних ТМЦ/послуг. Тому доцільно, щоб саме такі працівники замовника, тобто ініціатори закупівлі, інформували керівництво та/або уповноважених осіб про певні потреби на початок наступного року, наприклад, за допомогою доповідних записок. Це бажано зробити за місяць, чи хоча б 2 тижні до закінчення поточного року.

І тоді замовник може проінформувати постачальника про необхідність продовжити дію договору.

Продовження строку дії договору: що врахувати замовнику Увага, важливий нюанс! Замовник не може змусити постачальника продовжити дію договору. Тож багато залежить від того, чи замовник вчасно виконував свої зобов’язання та від переговорних вмінь керівника. Втім, предмет закупівлі також є важливим. Наразі постачальники готових продуктів харчування, такі як ресторани, під час карантину, більш схильні до поступок, ніж постачальники, скажімо, пального.

Алгоритм продовження строку дії договору про закупівлю

1. Перше, що потрібно зробити, – це визначити потребу в продовженні закупівлі на початок нового календарного року та сформувати відповідні внутрішні документи. Зокрема, доповідну записку, розпорядчий документ керівника тощо.

2. Далі, необхідно провести перемовини із постачальником.

3. Оскільки продовження договору про закупівлю, зазвичай, оформлюється додатковою угодою, тобто додатком до такого договору, то оприлюднювати інформацію про продовження дії договору потрібно протягом трьох робочих днів з дня його укладення (п. 10, п. 11 ч. 1 ст. 10 Закону № 922). А це означає, що додаткову угоду потрібно укладати не пізніше, ніж за чотири робочих дні до нового календарного року. Так, у 2021 році останнім днем, з дати якого вираховується три робочі дні, є 28 грудня.

4. Наступний крок – враховуючи приписи п. п. 2.2 Наказу Мінфіну від 02.03.2012 р.  № 309, замовникам потрібно подати до відповідного органу Казначейства, протягом 7 робочих днів, таку додаткову угоду (з метою підтвердження необхідності сплати таких видатків). Для «перестраховки» доцільно додати й інші обґрунтування для придбання таких ТМЦ послуг (наприклад, доповідну записку працівника, який не є УО).

6. Оскільки, фактично, договір про закупівлю продовжений, то звіт про його виконання потрібно оприлюднювати протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору або закінчення строку дії договору, за умови його виконання сторонами, або його розірвання (п. 12 ч. 1 ст. 10 Закону № 922).

Продовження строку дії договору: що врахувати замовнику
Ярослава Дуброваконсультант з публічних закупівель, Київ
Плануємо продовжити дію договору на 20%. Чи є обмеження щодо якихось предметів закупівель?

4 акценти для продовження тендерного договору на наступний рік

Підсумуємо, що потрібно враховувати під час пролонгації договору.

1. Договір потрібно продовжувати до його закінчення. Скажімо, якщо договір було укладено до 01 грудня – його слід продовжити не пізніше листопада.

2. Сума додаткової угоди не повинна бути більшою за 20% від первинного договору.

3. Характеристики ТМЦ/робіт/послуг мають бути у додатковій угоді такими самими, як і у початковому договорі, й вимагати постійного їхнього постачання. Наприклад, не можна змінити бензин А-95 на дизельне пальне.

4. При встановленні строку додаткової угоди потрібно врахувати, як потреби замовника, так і те, що укладання нового договору може бути відстрочене. Наприклад, через скаргу до АМКУ одного з учасників.

Отже, для забезпечення безперервного постачання на початку нового календарного року певних ТМЦ/робіт/послуг замовник може підписати додаткову угоду. Втім, підписуючи її, замовникам слід переконатися у тому, що їхні дії відповідають приписам чинного законодавства.

logo