Документи для участі в тендері – перелік та як підготувати

15 лютого 2022
576
Середній бал: 5 із 5
експерт, адвокатка зі спорів з контролюючими органами, консультантка з закупівель

У цій статті розглянемо, які документи потрібно мати учаснику, для участі в тендері та на що звертати увагу, готуючи документи для тендеру.

Закон № 922 написано таким чином, що в учасників (особливо у тих, хто лише зараз вирішив прийняти участь в закупівлі, або у тих, хто декілька років не пропонував свої ТМЦ/послуги) виникають запитання щодо того, які документи потрібні для участі в тендері.

 Скільки і як зберігати закупівельні документи

Основні документи для участі в тендері

Такий перелік документів на тендер, міститься у тендерній документації замовника. Тож, фактично учаснику достатньо дотримуватися вимог замовника. Втім, іноді замовники встановлюють вимоги, що не повною мірою відповідають приписам законодавства (про це нижче), тож учасникам слід пам’ятати про таке.

Під класифікацією «Обов'язкові для всіх тендерів» мається на увазі, що незалежно від предмету тендеру (ТМЦ, роботи/послуги, виду ТМЦ, тощо) учасники повинні надати такі документи.

Документи для участі в тендері – перелік та як підготувати

1. Тендерна пропозиція. Це є зрозумілим, бо без належно оформленої та наданої пропозиції, учасник не зможе взяти участі у тендері.

2. Документи, про підтвердження особи (перші сторінки паспорту та сторінка, де вказане місце реєстрації). Зазвичай, такі документи запитуються у підприємців та щодо керівників юридичної особи.

3. Довідка про відсутність судимості. Вона також запитується у підприємців та керівників, або особи, яка від учасника подає тендерну пропозицію.

4. Документи, що підтверджують право підпису в тендерній документації. Це може бути наказ на призначення керівника, довіреність (якщо видана підприємством, то завірена підписом керівника та печаткою (за наявністю), якщо учасник – підприємець, довіреність повинна бути завірена нотаріально).

Практика закупівель — 2022: бліц-відповіді на запитання уповноважених осіб

Документи для участі в тендері – перелік та як підготувати

ВЗЯТИ УЧАСТЬ

 5. Довідка від податкового органу про відсутність заборгованості з податків та зборів. Звернуть увагу, що в окремих випадках, що передбачені п.13 ч.1 ст. 17 Закону № 922, замовник не зобов’язаний відхиляти тендерну пропозицію учасника, який хоча і має податкову заборгованість, але здійснив кроки, щодо розстрочення і відстрочення такої заборгованості у порядку та на умовах, визначених законодавством країни реєстрації такого учасника.

6. Інформація про кінцевого бенефіціарного власника юридичної особи-учасника.

7. Документи, які підтверджують, що щодо учасника не порушено справ про банкрутство (адже замовник не може довірити виконання замовлення не надійному постачальнику). 

Під класифікацією «Вказані у тендерній документації» розуміються документи, що виникають у певній закупівлі. Наприклад, для постачання продуктів харчування не потрібна ліцензія на продаж пального, чи для послуг з перевезень, учасник закупівлі обов’язково повинен мати транспортні засоби (власні, чи орендовані), тощо.

 

Додаткові документи для участі в тендері

Отже, так би мовити «додатковими» документами є:

1. Ліцензії та сертифікати. Але лише у тих закупівлях, де ТМЦ/роботи/послуги підлягають ліцензуванню та сертифікації.

2. Документи, що підтверджують факт досвіду у таких правовідносинах. Зокрема, договори про постачання аналогічного товару, або виконання аналогічних робіт. Ця вимога не є простою забаганкою замовника, а покликана убезпечити бюджетні кошти від ненадійних постачальників. Втім, замовник може написати, що потрібно надати довідку від попереднього замовника (покупця), про те, що учасник виконав свої зобов’язання у попередньому договорі.

3. Документи, про наявність в учасника тендеру обладнання, матеріально-технічної бази та технологій. Наприклад, для здійснення будівництва школи/казарми, потрібно мати відповідну будівельну техніку. Для здійснення постачання харчування до лікарні, потрібно мати, хоча б відповідні плити (вже не кажучи про приміщення, де все це буде готуватися та пояснити, яким чином, їжа буде поставлятися до лікарні. Зокрема, можна орендувати в лікарні якусь частину приміщення та поставити електричні плити. В цьому випадку потрібно додати договір оренди приміщення (чи попередній договір та наявність електричних плит).

Тому, учасникам потрібно надавати, в залежності від предмету закупівлі:

  • документи на право власності, чи оренди певних технологічних засобів (автомобілів, бульдозерів, електричних плит, тощо);
  • договори (у т.ч. попередні) про придбання певних ТМЦ.

4. Документи про наявність в учасника працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід; Наприклад, учасник, який збирається ремонтувати будівлю, повинен мати у своєму штаті, чи за договорами ЦПД відповідну кількість працівників, що мають навички у ремонті будівлі (муляри, будівельники, тощо). Якщо, на підприємстві лише одна особа – директор і немає підтверджень того, що у найближчий час буде залучено працівників будівельної професій, такі обставини призведуть до того, що замовник своєчасно не отримає потрібного ремонту, тож ймовірність того, що такий учасник не виграє тендер є надвисокою.

5. Фінансова звітність. Закон № 922 припускає, що фінансова звітність розкриє фактичний стан учасника (його платежоспроможність, наявність основних засобів, тощо).

6. Документ, про забезпечення тендерної пропозиції/пропозиції (зазвичай це – банківська гарантія). Для цього треба переглянути, що саме вказано  у тендерній документації. Так, за Законом № 922, замовник повинен вказати умови надання забезпечення,  зокрема:

-  розмір забезпечення;
-  строк його дії;
- застереження щодо випадків, коли таке забезпечення не повертається учаснику.
 

На що звертати увагу, готуючи документи для тендеру

Оскільки, кожна закупівля та тендер є особливими, однієї загальної універсальної поради для учасників немає. Втім, учасникам потрібно пам’ятати про такі моменти.

1. Потрібно уважно вивчати тендерну документацію та вимоги до учасників. Так, за приписами ч.3 ст. 22 Закону № 922, тендерна документація може містити іншу інформацію, вимоги щодо наявності якої передбачені законодавством та яку замовник вважає за необхідне викласти. Тож, навіть якщо учасник вже 5 років успішно виграє тендери, йому варто перевірити, чи дійсно всі документи ним було подано до конкретного тендеру.

2. За приписами ч.4 ст. 22 Закону № 922, тендерна документація не повинна містити вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації учасників. Тобто, якщо замовник встановив вимоги про надання доказів виконання аналогічних договорів щодо конкретного міста, чи щодо лише замовників, а не будь-якого покупця, такі вимоги можуть визнати дискримінаційними. Враховуючи цей момент, учасник, який виконував договори лише приватному сектору і це є його лише першим тендером, може подати скаргу до АМКУ із великим шансом подати лише договори, що були виконані «приватному сектору».

3. Також,  ч.4 ст. 22 Закону № 922 передбачає, що тендерна документація не повинна містити вимог щодо документального підтвердження інформації про відповідність вимогам тендерної документації, якщо така інформація є публічною, що оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України "Про доступ до публічної інформації" та/або міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним.

Ця норма має дещо двояке значення. З одного боку, замовник не повинен вимагати надати довідку/витяг про включення підприємства (або підприємця) до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань. В той же час, експерти скрізь пишуть, що потрібно надати довідку про відсутність банкрутства, про те, що учасник є платником ПДВ, чи єдиного податку, тощо. Але, всі ці дані є у відкритому доступі.

Тож, хоча замовник і може перевірити певні дані у відкритих реєстрах, учаснику, який хоче виграти тендер, варто надати такі дані. За таких обставин, учасником буде дотримано вимог тендерної документації та не буде створено конфлікту із замовником.

 

logo