Дефектний акт: зразок

11 травня 2022
5150
Середній бал: 5 із 5
експерт, адвокатка зі спорів з контролюючими органами, консультантка з закупівель

На балансі кожного замовника перебуває хоча б один основний засіб . Коли настає час ремонтувати аба списати основний засіб, необхідно оформити документи. Сьогодні розглянемо дефектний акт. Коли, хто та як має його оформити? Роз’яснення, зразок та бланк для вас — у статті.


Що таке дефектний акт

Діяльність будь-якої організації, у т.ч. замовника, підлягає детальному документуванню. Кожна дія повинна бути письмово обґрунтована та зафіксована у відповідних документах: наказах, доповідних записках, актах тощо).

У випадку, коли потрібно провести поточний або капітальний ремонт, замовник повинен мати письмове обґрунтування для його здійснення. На практиці, першим документом, на підставі якого дізнаються про необхідність ремонту є доповідна записка майстра або іншої особи, яка відповідальна за працездатність певного основного засобу.

⚡️ СПЕЦПРОЄКТ: ЗАКУПІВЛІ В ЧАС ВІЙНИ ⚡️

Після цього необхідно розрахувати, які витрати понесе замовник на ремонт, а саме:

  • яку кількість ТМЦ (деталі, запасні частини, тощо) потрібно придбати;
  • які роботи (збірка, установка, тощо) слід провести;
  • на якій площі/об’єкті (наприклад, 10 м²даху, або на двигуні авто) необхідно здійснити, щоб відремонтувати певний об’єкт.

Саме для визначення потреби у ремонті певної ділянки основного засобу, для з’ясування використання певних ТМЦ, робіт та їхньої кількості і формується дефектний акт.

Отже, дефектний акт — це документ, на підставі якого визначається що та за допомогою яких інструментів потрібно відремонтувати.

Для чого потрібен дефектний акт

Як вбачається з назви, цей документ покликаний встановити, які є дефекти в основного засобу, та яким чином їх можна усунути.

Тобто, дефектний акт потрібен для того, щоб визначити: які саме частини основного засобу підлягають ремонту та за допомогою яких дій (придбання нових запасних частин, проведення зварювання, заміни частин тощо).

Непоодинокі випадки, коли в процесі поточного ремонту виявляється потреба у виконанні додаткових непередбачених робіт. Тоді, на них складається дефектний акт. Наприклад, лагодили підлогу на кухні та виявили, що протікає водогінна труба. У такій ситуації доведеться складати дефектний акт щодо непередбачених робіт – ремонту або заміни такої труби.

Наведемо три основні функції дефектного акту у таблиці:

Функція дефектного акту

Для чого потрібна

Підтвердження потреб у ремонті

Є письмовим підтвердженням того факту, що замовник потребував нагального ремонту певного об’єкту. При перевірці ДАСУ допоможе підтвердити необхідність здійснення витрат на ремонт саме у здійсненому обсязі.

Окреслення масштабів ремонту та переліку необхідних заходів

Зокрема, заклад може прорахувати необхідну кількість грошей для певного ремонту і визначитися із пріоритетами: здійснити нагальний ремонт та економити на чомусь іншому або відкласти ремонт на наступний рік, при цьому провести низку заходів для отримання грошей на такий ремонт. Пам’ятайте, що саме на підставі дефектного акту розробляється кошторисна документація для проведення поточного ремонту, яка затверджується замовником;

Контроль списання товаро-матеріальних цінностей та обсягів робіт

Допомагає проконтролювати кількість списаних на ремонт ТМЦ та обсяги виконаних робіт.

 

При цьому дефектний акт не є тим документом, на підставі якого визначаться остаточна вартість ремонту. Він допомагає прорахувати витрати, але повний розрахунок вартості ремонту визначається пізніше.

Як складати дефектний акт

Законодавством чітко не регламентований порядок складання дефектного акту, проте, зазвичай він складається на кожний основний засіб або об’єкт окремо. Так, для ремонту автівки складається один дефектний акт, а для ремонту даху – інший. В той же час, якщо ремонту підлягатиме певне приміщення, наприклад вестибюль, то можна скласти один дефектний акт із відповідними окремими розділами: підлога, стеля, стіни, двері, вікна, тощо.

Дефектний акт складає не одна особа, а комісія, яку призначає замовник – формується наказ керівника закладу. Обов’язкова вимога —, щоб до такої комісії входив спеціаліст з обслуговування певного основного засобу. Так, для ремонтів авто потрібно залучати механіка, для ремонту офісної техніки – програміста, а для ремонту даху, підлоги – особу, яка має певні знання у будівництві.

Якщо такого фахівця немає в установі, то можна спробувати залучити спеціаліста «зі сторони». В цьому випадку, варто доручити йому і розроблення кошторисної документації. В розумінні Закону № 922, це будуть – послуги (хіба що йдеться про капітальний ремонт, де вартість послуг включена до кошторисної вартості робіт, і вартість таких послуг не перевищує вартості самих робіт).

В дефектному акті обов’язково потрібно вказати всі дії, які потрібно зробити під час ремонту та вказати кількість робіт, необхідних ТМЦ, а також одиницю виміру. Наприклад, потрібно відремонтувати дах, що вкритий металочерепицею. В такому випадку потрібно в дефектному акті вказати, що потрібна саме металочерепиця і її обсяги у м2. Адже, якщо вказати кількість у шт., можна прорахуватися, бо черепиця буває різних розмірів.

Якщо ж мова йде про вікна, то потрібно в описовій частині написати характеристику такого вікна. Наприклад: «вікно металопластикове 1,4м*1,2 м», а у рядку щодо виміру вказати «шт.», і відповідно заповнити рядок «кількість».

Дефектний акт: зразок4 акценти для закупівельника

Зазвичай необхідні ТМЦ/роботи вказуються в дефектному акті у вигляді таблиці, яка має такі колонки:

  • «№ п/п» — щоб було легше орієнтуватися у масштабах ремонту;
  • «Найменування робіт» (альтернатива — «Найменування витрат») — в цій колонці детально описують роботи, що потрібно виконати та ТМЦ, які потрібно використати із ретельним описом.
  • «Одиниця виміру» — для того, щоб було зрозуміло скільки штук, м2, м3, кг потрібно використати. Якщо потрібно вказати певні роботи, наприклад зварювання, чи встановлення сантехніки, то зазвичай вказують «послуга». Хоча, можна використати альтернативний варіант – «години». Залежить від кількості задіяних у виконанні послуги осіб. Скажімо для встановлення вікна 1 особою потрібно більше часу, ніж якщо виконавців буде двоє.
  • «Кількість» — скільки певних ресурсів потрібно для виконання певного ремонту.
  • «Примітки» — Один з варіантів назви останньої колонки. Тоді в ній вказуються додаткові відомості ,такі як ПІБ особи, що відповідальна за проведення ремонту або певні відхилення на кшталт: «якщо не буде червоної черепиці розміром 25х36, то можна використати зелену розміром 50х18, але у тій самій кількості в м2. Втім, дехто в останній колонці вказує: «Необхідні матеріали». Наприклад, для фарбування стіни обсягом 30 м2 потрібно: «фарба біла 5 л, валик для фарбування (ширина 15-20 см) – 1 шт.».

Отже, робимо висновок, що дефектний акт складається відповідно до потреб установи. Ключова умова — щоб у ньому містилися всі необхідні відомості про витрати, які понесе заклад, здійснюючи ремонт.

Форма дефектного акту

Дефектний акт обов’язково складається у письмовій формі, де вказуються та ставляться дані та підписи всіх відповідальних осіб. Втім, якщо програмне забезпечення закладу дозволяє створити дефектний акт в електронній формі, а всі відповідальні особи мають ЕЦП, можна такий акт скласти в електронній формі. Головне — дотриматися всіх приписів Закону «Про електронні документи та електронний документообіг».


✔️ Закупівля робіт з будівництва — разом з устаткуванням чи окремо

Оскільки офіційної форми дефектного акту немає, то кожний замовник може розробити та затвердити свій варіант такого акту, в залежності від потреби. Зазвичай, у правому верхньому кутку вказується, що такий акт затверджено або наказом керівника:  «№ Х від 02.01.202Хр.» (стандартна форма), або керівником у певну дату «01.04.2021р.» . Другий варіант зстосовують, якщо в установі віжсутній затверджений зразок або особливий ремонт вимагає складання специфічного дефектного акту.

Дефектний акт є поєднанням:

  • описово-літерної частини, де описується ким, коли, за яких обставин та в якій установі його складено;
  • таблиці, де описуються всі необхідні заходи для здійснення ремонту;
  • реквізитів осіб, що такий акт склали (ПІБ та підписи).

Оскільки законодавством не визначено конкретної форми дефектного акту, то необов’язково його складати частково у табличній формі. Однак, таблиця полегшує сприйняття інформації. Одночасно, якщо для ремонту потрібно зробити якусь одну дію, то можна не формувати таблицю, а оформити таким чином: «Заміна системної плати WTX у кількості 1 шт. для комп’ютера ASUS, протягом 8 годин».

Також у дефектному акті варто вказати особу, яка такий акт склала. Втім, якщо всі члени комісії погодилися зі змістом акту, можна просто вказати їхні посади та поставити підписи, без розшифровки даних особи, яка фактично такий акт формувала.

Дефектний акт - зразок

Тримайте напохваті приклад заповнення дефектного акту, який допоможе створити документ для ваших потреб.

Отже, для проведення ремонту, дефектний акт є важливим документом, адже дозволяє зрозуміти, приблизні витрати установи на ремонт, а також дозволяє уповноваженій особі /тендерному комітету зрозуміти, яку саме процедуру закупівель здійснювати та які саме вимоги потрібно ставити у тендерній документації.

Дефектний акт: бланк Україна (скачати)

Дефектний акт: зразок

СКАЧАТИ

 

logo