4 кроки для реєстрації бюджетних зобов’язань

26 квітня 2018
11
Середній бал: 5 із 5
  • Теми:

Установи можуть закуповувати товари, роботи, послуги за бюджетні кошти. У такому разі вони керуються закупівельним законодавством. А ось щоб розрахуватися з постачальниками за укладеними договорами — дотримують бюджетного законодавства. І передусім мають зареєструвати бюджетні зобов’язання

4 кроки для реєстрації бюджетних зобов’язань ЮЛІЯ ЛЕВАДСЬКА,консультант з бухобліку та оподаткування в бюджетній сфері, Київ

Як заповнювати інформацію про предмет закупівлі в ЕСЗВ установи-замовника, що розмістила замовлення, уклала договір про закупівлю товарів, робіт чи послуг, придбала товари, послуги чи провела інші аналогічні операції, виникає зобов’язання оплатити їх вартість. Брати такі зобов’язання установа може лише в межах:

  • бюджетних асигнувань, затверджених у кошторисі, — за коштами загального фонду бюджету;
  • фактичних надходжень до спеціального фонду бюджету — за коштами спеціального фонду бюджету.

Якщо цих меж установа дотримала, взяті нею зобов’язання вважають бюджетними. Якщо ж ні — такі зобов’язання є недійсними (ч. 3 і 4 ст. 48 Бюджетного кодексу України; БК). Як наслідок — ці зобов’язання коштами державного чи місцевого бюджету не оплачують, взяття таких зобов’язань є бюджетним правопорушенням.

За небюджетними зобов’язаннями збитки (шкоду) постачальникам товарів, виконавцям робіт, надавачам послуг за рішенням суду відшкодовують посадові особи установи, які винні у взятті цих зобов’язань. Джерелом такого відшкодування є дохід, майно цих осіб, а не бюджет, з якого фінансують установу.

Усі бюджетні зобов’язання установа обов’язково реєструє в органі Казначейства, який її обслуговує. Діяти потрібно за Порядком реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженим наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309 (далі — Порядок № 309). Як саме — розповімо далі покроково.

Крок 1. Готуємо документи для реєстрації зобов’язань

Щоб зареєструвати бюджетні чи бюджетні фінансові зобов’язання, установа подає до органу Казначейства, документи, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання (див. табл. 1). Це можуть бути або оригінали документів, або ж копії цих документів, засвідчені в установленому порядку (п. 2.2 Порядку 309).

Таблиця 1

Вид зобов’язаньВид документівКількість примірниківФорма документів, які подають
особисто або поштоючерез СДО «Клієнт Казначейства — Казначейство»
БюджетніРеєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів (додаток 1 до Порядку № 309)2ПапероваЕлектронна з ЕЦП
1Електронна
Документи, що підтверджують факт взяття бюджетного зобов’язання1ПапероваСкановані копії
Бюджетні фінансовіРеєстр бюджетних фінансових зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів (додаток 2 до Порядку № 309)2ПапероваЕлектронна з ЕЦП
1Електронна
Документи, що підтверджують факт взяття бюджетного зобов’язання та бюджетного фінансового зобов’язання1ПапероваСкановані копії

Якими саме документами підтверджують факт взяття бюджетного зобов’язання за тим чи тим КЕКВ, конкретизує додаток до Методичних рекомендацій щодо переліку підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань та проведення платежів, затверджених наказом Казначейства від 29.04.2013 № 68. У цьому ж нормативному акті є й документи, які надають органу Казначейства разом із платіжними дорученнями для оплати бюджетних зобов’язань.

Якщо на всю суму, затверджену кошторисом за певним КЕКВ, установа уклала договір і зареєструвала бюджетне зобов’язання, вона не зможе укласти новий договір на частину коштів за цим КЕКВ. Для нового договору вона має ініціювати збільшення суми кошторису за відповідним КЕКВ або зняти зареєстровані бюджетні зобов’язання в органі Казначейства за укладеним договором на підставі додаткової угоди до договору про зменшення суми договору. Наприклад, у разі коли контрагент недобросовісний і доводиться з ним припиняти взаємовідносини.

Предмет закупівлі товарів, робіт, послуг: як визначати

Крок 2. Дотримуємо строків для реєстрації

Установа для реєстрації бюджетного зобов’язання мусить надати документи до органу Казначейства протягом 7 робочих днів (р. дн.). Відлік цього строку залежить від того, чи застосовує вона процедуру закупівель. А також від виду зобов’язання (див. табл. 2).

Таблиця 2

Вид зобов’язанняДокументи, що підтверджують факт взяття зобов’язаньСтрок, р. дн.Відлік строку
БюджетніДоговір, укладений за процедурою закупівлі товарів, робіт і послуг7Із дати взяття на облік органом Казначейства кошторису
Із дати оприлюднення звіту про результати проведення процедури закупівлі за наявності в обліку органу Казначейства кошторису
Договір, укладений за допороговою закупівлею або без її проведенняІз дати взяття бюджетного зобов’язання
Додаткові угоди до договору
Бюджетні фінансовіРахунки, рахунки-фактури, акти виконаних робіт/наданих послуг, накладні тощоІз дати прийняття рішення про оплату (прийняття до виконання бюджетного фінансового зобов’язання) або дати, зазначеної у договорі

Щоб зареєструвати зобов’язання, не варто чекати останнього дня строку, відведеного за законом. Ліпше це робити одразу, а особливо тоді, коли маємо кінець календарного місяця.

Використовувати бюджетні кошти можна лише за тими бюджетними зобов’язаннями, що зареєстровані в органі Казначейства.

Крок 3. Чекаємо реєстрації бюджетного зобов’язання

Територіальні органи Казначейства, керуючись статтею 43 БК, контролюють бюджетні повноваження установи, яка:

  • бере бюджетні зобов’язання;
  • проводить платежі за цими зобов’язаннями.

А щоб дотримати частини 2 статті 7 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII, через систему ProZorro за кожною проведеною закупівлею вони перевіряють наявність:

  • річного плану закупівель;
  • договору про закупівлю;
  • звіту про результати проведення процедури закупівлі.

Коли орган Казначейства отримує від установи документи для реєстрації бюджетних зобов’язань, він має їх звірити. Тобто з’ясувати, чи відповідають дані у реєстрі даним підтвердних документів. Строки розгляду органом Казначейства документів залежатимуть від виду видатків, за якими реєструють бюджетні зобов’язання (див. табл. 3).

Таблиця 3

Тип видатківЧи проводили процедуру закупівліСтрок опрацювання, операційних днів
Поточні, з них:
захищені (придбання медикаментів, перев’язувальних матеріалів, продуктів харчування, оплата комунальних послуг, енергоносіїв тощо)
так≤ 3
ні≤ 1
незахищеніяк за процедурою закупівлі, так і без неї≤ 3
Капітальні (на придбання основного капіталу)≤ 5

Відраховують строк, за який орган Казначейства має опрацювати отримані документи, з дати, вказаної у реквізиті «Одержано…» відповідного реєстру. Тому важливо, аби казначей проставив точну дату, коли отримає від установи документи. Якщо ж документи установа подавала через СДО «Клієнт Казначейства — Казначейство», строк починають відраховувати з дати та часу, зафіксованих у повідомленні системи про їх отримання.

Для клієнтів, які є суб’єктами господарювання, організаціями та не утримуються за рахунок бюджетних коштів, використовувати печатку за законодавством не обов’язково. Як і для одержувачів бюджетних коштів (щоправда, якщо вони внесли відповідні зміни до картки зі зразками підписів і відбитка печатки). Тому вимагати печатку на підвердних документах таких суб’єктів господарювання, організацій казначеї не мають права.

Якщо з документами все гаразд, орган Казначейства повертає їх установі з відміткою «зареєстровано та взято на облік». Це означає, що бюджетне та/або бюджетне фінансове зобов’язання зареєстроване.

Алгоритм проведення переговорної процедури закупівель

Крок 4. Отримуємо фінансування

Розпорядження виділити кошти загального фонду місцевого бюджету надає органу Казначейства місцевий фінансовий орган. Підставою для цього є зареєстровані бюджетні фінансові зобов’язання за коштами загального фонду та помісячний розпис асигнувань загального фонду місцевих бюджетів.

За таким розпорядженням орган Казначейства перераховує кошти з єдиного казначейського рахунку на відповідний:

  • особовий рахунок установи — головного розпорядника коштів;
  • реєстраційний рахунок установи, яка не має у своїй мережі розпорядників нижчого рівня та/або одержувачів коштів місцевого бюджету.

Бюджетне зобов’язання —

розміщення замовлення, укладення договору, придбання товару, послуги чи інші аналогічні операції протягом бюджетного періоду, згідно з якими необхідно провести платежі

А установі надають виписку з такого рахунку, що підтверджує отримане фінансування.

Якщо установа — головний розпорядник коштів, вона подає до органу Казначейства розподіл виділених бюджетних асигнувань (далі — розподіл) у двох примірниках на паперових носіях та в електронному вигляді. Складає вона його з огляду на зареєстровані бюджетні фінансові зобов’язання розпорядників і одержувачів коштів місцевого бюджету, що входять до її мережі. Якщо розподіл складений правильно, орган Казначейства перераховує відповідні кошти з особового рахунку установи на реєстраційні рахунки розпорядників нижчого рівня і одержувачів. А на примірнику розподілу проставляє штамп «Оплачено».

Якщо бюджетні фінансові зобов’язання зареєстровані і на реєстраційному рахунку є кошти за відповідним КЕКВ, бухгалтер для їх оплати подає органу Казначейства платіжні доручення. Зазвичай — у двох примірниках, а ось інші підтвердні документи, наприклад договори, не подає. Підтвердні документи подають лише у разі попередньої чи поетапної оплати. І ось чому.

Бюджетне фінансове зобов’язання —

зобов’язання установи сплатити кошти за будь-яке проведене відповідно до бюджетного асигнування розміщення замовлення, укладення договору, придбання товару, послуги

Якщо попередню оплату проводять за договором про закупівлю товарів, робіт, послуг, дотримують порядку і терміну, визначеного абзацом 5 пункту 10.1 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Мінфіну від 23.08.2012 № 938 (далі — Порядок № 938). Так, до територіального органу Казначейства документи, що підтверджують отримання товарів, робіт, послуг, подають не пізніше трьох робочих днів з граничної дати завершення поставки, що визначена у договорі про закупівлю. Такими документами є накладні, акти приймання виконаних робіт, акти наданих послуг.

Наприклад, за договором строк постачання обладнання — 10 календарних днів з дати отримання 100%-во попередньої оплати. Кошти перерахували 05.03.2018, а обладнання установі поставили 12.03.2018, що підтверджує накладна. До органу Казначейства установа подає накладну в період з 12 по 20 березня. Коли кошти з реєстраційного рахунку перерахують на рахунок постачальника товарів, робіт чи послуг, казначей проставить в платіжному дорученні штамп «Оплачено» і поверне один його примірник установі.

Відповідальність за реєстрацію бюджетних зобов’язань з порушеннями
Якщо установа або орган Казначейства не дотримають вимог Порядку № 309 чи Порядку № 938, на них очікуватиме відповідальність за порушення бюджетного законодавства (див. табл. 4).
Таблиця 4
Хто й за які правопорушення понесе відповідальність
№ з/пВид бюджетного правопорушенняВідповідальністьПідстава
установиоргану Казначейства
1Порушення порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань++П. 21 ч. 1 ст. 116 БК
2Необгрунтована відмова органу Казначейства у реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань+
3Платежі за рахунок бюджетних коштів проведені:
• без реєстрації бюджетних зобов’язань;
++П. 23 ч. 1 ст. 116 БК
• без підтвердних документів;++
• за наявності у платіжних дорученнях недостовірної інформації+
4Безпідставна відмова органом Казначейства у проведенні платежу+

До установи, що припустилася бюджетного правопорушення (див. табл. 4), орган Казначейства може застосувати такий захід впливу, як попередження про неналежне виконання бюджетного законодавства з вимогою усунути це порушення.
Якщо ж порушення виявить орган державного фінансового контролю, до установи можуть застосувати заходи впливу, передбачені статтею 117 БК. А саме:
• зупинити операції з бюджетними коштами — за порушення, зазначені у рядках 1 і 3 таблиці 4;
• призупинити бюджетні асигнування — за порушення, зазначені у рядку 3 таблиці 4.
До відповідальності притягнуть і посадових осіб установи, які винні у вчиненні бюджетного правопорушення. Так, їх можуть оштрафувати на суму від 510 грн. (ст. 164-12 Кодексу України про адміністративну відповідальність).
logo