Про допороги в системі та як взаємодія з учасником під час періоду уточнень допоможе поліпшити результат закупівлі - читайте в статті
Для замовників, які прагнуть вдало закупити товари, роботи, послуги, допорогові закупівлі через електронну систему мають істотні переваги.
✔️ Готуємось до тестування від Мінекономіки
По-перше, це можливість збільшити конкуренцію серед учасників. А отже — закупити предмети закупівель, які матимуть вищу якість за меншу ціну.
По-друге, у таких закупівлях — чіткі та єдині правила, всі бачать оприлюднені документи і можуть їх аналізувати. А це — збільшує довіру між учасниками і замовником.
По-третє, так покращується організація закупівельної діяльності. Сучасні технології та підходи дають змогу розвиватися і замовникам, і учасникам.
Допороговими вважають закупівлі, вартість яких становить:
За Законом України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII допорогові закупівлі в системі — право замовника, але не обов’язок. Тож замовники можуть проводити допорогові закупівлі товарів, робіт і послуг через електронну систему за власним бажанням або за рішенням органу вищого рівня.
Для цього вони розробляють і затверджують власне Положення про порядок проведення допорогових закупівель (далі — Положення). Основа для такого документа — Порядок здійснення допорогових закупівель, затверджений наказом ДП «Зовнішторгвидав України» від 13.04.2016 № 35. Попри те що це не нормативний документ і його вимоги не є обов’язковими для всіх замовників, він докладно визначає етапи проведення електронних торгів, вимоги до них та інформацію, яку треба завантажити. Отож, якщо врахувати його норми у власному Положенні, це допоможе вдало провести процедуру закупівлі.
А провести допорогову закупівлю в системі не важко. Варто лише дотримати правил електронних торгів і наших порад.
Вибір майданчика
Електронна система закупівель має центральну базу даних і низку майданчиків, які дають доступ до неї. Замовник насамперед обирає у системі майданчик, який підходить йому найбільше. Варто дізнатися про додатковий функціонал майданчика, він може бути корисним. А ще — перевірити, чи оперативно у сall-центрі майданчика надають консультацію та юридичну підтримку.
Планування
Усі закупівлі мають бути заплановані. Допорогові — не виняток. Їх вносять до додатка до річного плану закупівель за формою річного плану, затвердженою наказом Мінекономрозвитку від 22.03.2016 № 490.
Перед закупівлею замовники аналізують ринок, аби з’ясувати, скільки коштує той чи той предмет закупівлі. Це дає змогу коректно визначити очікувану вартість закупівлі.
Оголошення
Допорогові закупівлі офіційно стартують, коли замовник розмістив:
- оголошення в системі;
- інші документи, які містять технічні, кваліфікаційні характеристики предмета закупівлі, вимоги до учасників.
В оголошенні замовник зазначає предмет закупівлі і її бюджет, інформацію про тендерне забезпечення, якщо він вирішив його вимагати. А ще — розмір мінімального кроку пониження ціни.
Для допорогів крок аукціону обмежений. Він може становити від 0,5% до 3% очікуваної вартості закупівлі.В оголошенні замовник зазначає також кінцевий строк періодів уточнень і подання пропозицій. Адже кожен етап допорогових закупівель в системі відбувається за встановленими строками (див. схему). Тривалість періодів уточнень і подання пропозицій має мінімальні обмеження, що залежать від вартості предмета закупівлі.
Етапи допорогових закупівель і мінімальні строки їх тривалості
Допорогова закупівля в електронній системі відбувається за п’ять етапів.
1. Період уточнень
На цьому етапі учасники уважно вивчають вимоги замовника, дізнаються у нього все, що їм незрозуміло про предмет закупівлі чи про документи, які вони мають подати. Усі запитання — анонімні.
Замовник за потреби вносить зміни до оголошення та вимог до документів.
Завершення періоду уточнень автоматично є початком періоду подання пропозицій.
2. Подання пропозицій
Як зрозуміло з назви, учасники на цьому етапі подають свої пропозиції. А ось запитання вони вже не можуть ставити. Та й замовник вже не може змінювати інформацію в оголошенні.
Коли період подання пропозицій завершується, всі сторони очікують на аукціон.
3. Аукціон
Дату і час початку аукціону система призначає сама. Як правило — це наступний робочий день після закінчення етапу подання пропозицій. Аукціон відбувається лише в робочий час — із 9:00 до 18:00 год.
Аукціон не призначають у святковий чи вихідний день або на 21:00.До аукціону замовник не бачить, хто саме прийшов до нього на аукціон, скільки учасників, їхні тендерні пропозиції.
Аукціон у системі для допорогових закупівель проходить стандартно, як і для решти процедур. Він має три раунди, протягом яких учасники торгуються. Виграє той, хто запропонував найменшу ціну.
Починається аукціон точно у призначений день і час. Напередодні усі учасники отримують посилання, за яким вони зможуть перейти для участі в аукціоні.
У I раунді аукціону система не показує назви учасників, але відкриває їхні ціни. Вона ранжує учасників у порядку від найнижчої цінової пропозиції до найвищої. Учасник, який подав найвищу цінову пропозицію, робить ставку першим. Далі — наступний. Останнім робить ставку той, хто запропонував найнижчу ціну.
Після I раунду аукціону система оновлює інформацію і знову ранжує учасників за їх ціновими пропозиціями.
У II раунді той, у кого виявилася найвища ціна, робить ставку першим. Учасник з найнижчою пропозицією за результатом I раунду робитиме ставку останнім.
Аналогічно проходить і III раунд. Після його закінчення відбувається автоматична оцінка пропозицій, які взяли участь в аукціоні. Якщо для оцінки замовник застосовував не тільки критерій ціни, а й нецінові критерії, система сама визначить приведену ціну.
Тепер система розкриває інформацію про учасників: їх назву, цінові пропозиції, всі подані документи. Тобто час переходити до проведення кваліфікації.
4. Кваліфікація
За результатами аукціону замовник переходить до кваліфікації учасника з найнижчою ціновою пропозицією. Він перевіряє, чи всі вимоги, висунуті на етапі оголошення закупівлі, учасник виконав. А саме:
- чи надав він усі довідки;
- чи відповідає якість продукції необхідним технічним та іншим характеристикам.
У разі дискваліфікації учасника, який запропонував найменшу ціну, замовник публікує в системі сканкопію документа з відповідним аргументованим рішенням.
Якщо ж пропозиція учасника з найменшою ціною не відповідає умовам закупівлі або ж такий учасник відмовляється укладати договір, замовник розглядає наступну за величиною цінову пропозицію учасника. Коли є кілька однакових за ціною пропозицій — першою він розглядатиме ту, яку подали раніше.
Відміняє торги замовник лише тоді, коли пропозицій учасників не залишилося.
5. Укладання договору
Якщо замовник визначив переможця, який відповідає висунутим вимогам, час укладати договір.
Договір розміщують в системі, і система автоматично закриває процедуру.
Після завантаження договору (або іншого документа, що засвідчує виконання зобов’язань) закупівля переходить у статус «Завершена». Для завершення закупівлі у замовника є лише 30 днів після закінчення строку подання пропозицій.
