Готуємось до укладання договору закупівель

14 січня 2021
376
Середній бал: 5 із 5

Як підготуватися до укладення договору про закупівлю? Що врахувати на етапі попередньої роботи перед заключенням договору, щоб документальне оформлення було чітким та коректним відносно законодавчих норм? Пропонуємо тому, хто знає – повторити, хто не в курсі – вияснити: як це відбувається на практиці.

Що передує укладанню договору про закупівлю?

Насправді процедурі укладення договору про закупівлю передують кілька етапів, серед яких планування закупівель, тобто визначення наявної необхідності/потреби закупити певні товари, роботи чи послуги з відповідною оплатою вартості придбаного товару, послуги чи виконаної роботи.

Виходячи з вимог ст. 4 Закону від 25.12.15 р. № 922-VІІІ “Про публічні закупівлі” (далі – Закон № 922), передувати укладенню договору має включення до річного плану закупівель відповідних позицій у цій царині.

Так, на практиці зазвичай сам процес підготовки до здійснення закупівель виглядає як опрацювання питань якості предмета закупівлі (тобто товару, послуги, роботи), його вартості, обсягів та джерел видатків тощо. І, звісно ж, складання річного плану закупівель є передумовою здійснення закупівель, а саме укладенню відповідного договору.

⚡️ Закупівлі-2021: плануємо за новими вимогами

Звертаємо увагу: передумови, тобто фактично попередня робота щодо укладання договору про закупівлю, різняться між собою залежно від джерела, за рахунок якого оплачуватиметься відповідний предмет закупівлі.

Тобто для установ та організацій, що фінансуються з усіх видів бюджетів (як державного, та і місцевих, включаючи спеціальні фонди), передумови базуються на нормативно-правових актах, що діють у бюджетній сфері.

Якщо йдеться про не бюджетні структури, зокрема, підприємства, застосовуються зовсім інші документи.

Як бюджетній організації дотримати всіх вимог на попередньому етапі укладання договору про закупівлю

Знаємо, що брати участь у процедурі закупівель можуть розпорядники бюджетних коштів. Однак робити це можна виключно в межах бюджетних асигнувань та виходячи з обсягів бюджетних призначень.

Нагадаємо: бюджетним призначенням є повноваження головного розпорядника бюджетних коштів, надане БК та законом про держбюджет (або ж рішенням про місцевий бюджет), що має кількісні, часові та цільові обмеження та дозволяє надавати бюджетні асигнування.

Право планувати закупівельні процедури у таких розпорядників виникає лише за підстав, визначених Бюджетним кодексом (далі — БК). Виходячи з положень БК, укладення договору, придбання товару, послуги чи здійснення інших аналогічних операцій упродовж бюджетного періоду (тобто з 01 січня до 31 грудня відповідного року) кваліфікується як бюджетне зобов’язання.

У свою чергу, платежі з бюджету мають здійснюватись, якщо в наявності є бюджетне призначення.

Реєстрація бюджетних фінзобов’язань: чи подавати повторно до Казначейства договори

Детальніше про алгоритм роботи із бюджетними асигнуваннями та бюджетними призначеннями (як встановлюються, витрачаються, змінюються, коли втрачають чинність, деякі особливості їх обсягів тощо) можна дізнатись із ст. 23 БК.

Ще один момент: за тими програмами, здійснення заходів за якими потребує нормативно-правового визначення механізму використання бюджетних коштів, головні розпорядникам коштів держбюджету необхідно розробити та в установленому порядку (тобто рішенням Кабміну) ухвалити проекти порядків використання бюджетних коштів. Принаймні так передбачено в част. сьомій ст. 20 БК, в якій ідеться про застосування програмно-цільового методу в бюджетному процесі.

Тож згаданий порядок, серед іншого, в разі потреби має містити й положення про здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг, визначення умов і термінів поставки та проведення розрахунків.

Не зайвим буде нагадати про лист Казначейства від 19.11.20 р. № 16-11-12/20837, в якому, зокрема, інформується: бюджетні зобов’язання*) та платежі з бюджету здійснюються лише за наявності відповідного бюджетного призначення.

*) до них належить будь-яке здійснене розміщення замовлення, укладення договору, придбання товару, послуги чи здійснення інших аналогічних операцій протягом бюджетного періоду, згідно з якими необхідно здійснити платежі протягом цього ж періоду або в майбутньому (ст. 2 БК).

Казначейство здійснюватиме реєстрацію цих зобов’язань виходячи з вимог БК та Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Мінфіну від 02.03.12 р. № 309 (далі — Порядок).

Тож якщо у взятому бюджетному зобов’язанні застосовується процедура закупівлі, розпорядникові бюджетних коштів слід подати Казначейству Реєстр бюджетних зобов’язань.

Якщо ж учасник бюджетного процесу наважився взяти зобов’язання без відповідних бюджетних асигнувань, такі зобов’язання згідно із ст. 48 БК не належать до бюджетних зобов’язань і не підлягають оплаті коштом бюджету (як державного, так і місцевих). Фактично йдеться про порушення бюджетного законодавства.

Готуємось до укладання договору закупівель
ЯРОСЛАВА ДУБРОВА,консультантка з публічних закупівель, Київ
17 грн & 1050 грн — на основі чого рахувати адміністративну та кримінальну відповідальність закупівельника? Пояснимо вимоги законодавства і порахуємо разом, коли і який показник беруть за основу

Так, за ст. 164-12 Кодексу про адміністративні правопорушення (далі – КУаП) затвердження необґрунтованих бюджетних призначень (асигнувань), порушення вимог БК в частині попередньої оплати за товари, роботи та послуги бюджетним коштом, проведення платежів без реєстрації бюджетних зобов’язань, за відсутності  підтвердних документів тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб від 510 до 850 грн. А якщо виявлено нецільове використання бюджетних коштів – штраф сягає розміру від 1190 до 1360 грн.   

Звертаємо увагу: якщо має місце факт придбання товарів, робіт і послуг до/без проведення процедури закупівель, як це встановлено законодавством, службові (посадові), уповноважені особи замовника отримують штраф в обсязі від 25,5 до 51 тис. грн. (ст. 164-14 КУаП).

Важливим також є те, що під час реєстрації бюджетних зобов’язань згідно із закупівельними договорами, можна це зробити ще до ухвалення кошторису установи. В такому разі Казначейство ці зобов’язання зареєструє. Однак має бути наданий проект кошторису та план, засвідчені підписами керівників установи та фінансового підрозділу чи бухгалтерії, що й слугуватимуть підставою для здійснення такої реєстрації в Казначействі.

Як бачимо, конче необхідним насамперед є визначення обсягів асигнувань, що й передуватиме процедурі закупівлі.

Ще трохи стосовно кошторису — головного фінансового документа, в якому, зокрема, фіксуються обсяги надходжень і розподіл асигнувань. Звісно ж, кошторис віддзеркалює алгоритм виконуваних певною установою покладених на неї завдань та результати цієї діяльності. При формуванні цього планового документа слід керуватись положеннями ст. 30 БК та Порядку складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, постанови КМУ від 28.02.02 р. № 228 (далі — Порядок № 228).

Отже, при опрацюванні показників проекту кошторису (він, до речі, складається щороку) відповідної установи радимо головним розпорядникам коштів коректно визначитись не лише стосовно граничних обсягів видатків із загального фонду бюджету, а й своєчасно та в повному обсязі повідомляти розпорядникам нижчого рівня щодо показників, яких обов’язково слід додержуватись, зокрема, під час визначення видатків бюджету, як це встановлено Порядком № 228.

Як наприкінці року перерозподілити видатки за КЕКВ і закупити потрібне

Безумовно, ретельно зважуються показники, що відображатимуть обсяги закупівлі товарів, робіт чи послуг. Не соромимось дізнатись, чи законно та правильно здійснені розрахунки, чи є доцільним визначення обсягу видатків в запропонованих у проєкті кошторису розмірах, а також як розподілено видатки згідно з економічною класифікацією, тощо.

В свою чергу, передувати складанню проекту кошторису має розробка бюджетного запиту. Тут керуємось Інструкцією з підготовки бюджетних запитів, затвердженою наказом Мінфіну від 06.06.12 р. № 687.

Тож передувати роботі щодо підготовки договору закупівлі має клопітке здійснення розрахунків – як до бюджетного запиту, так і до проекту кошторису. Цей етап роботи, прямо скажемо, є найвідповідальнішим для кожної установи.

Звертаємо увагу, що в разі здійснення закупівель органом місцевого самоврядування (наприклад, міською радою, об’єднаною територіальною громадою) необхідно дотримуватись правил, визначених вищенаведеними нормативно-правовими актами. Адже не виключається, що перевірити достовірність договору закупівлі навідаються перевіряти відповідні контролюючі органи. Тому краще завзято попрацювати з проектами документів, неодноразово їх перевіряючи та аналізуючи, щоб згодом не попасти в халепу.

Додамо: цілком припустимим є коригування потреби в закупівлях, однак очікувана вартість предмета закупівлі має бути цілком обґрунтованою. Не виключено, що згодом доведеться переглядати як очікувану вартість товарів, робіт, послуг, так і обсяг необхідних видатків для закупівлі. Відкоригувати показники можна буде після ухвалення кошторису.

Мінекономрозвитку пояснює з цього приводу, що уповноважені особи та /або тендерний комітет замовника, призначені відповідальними з організаційних питань закупівель, в змозі завчасно одержувати інформацію про потреби, обсяги видатків юрособи-замовника. Це дозволить планувати закупівлі із досягненням найбільшого ефекту, дотримуючись норм Закону № 922, інших документів.

Щодо замовників, то ними також можуть вповні використовуватись наведені дані під час розробки та опрацювання планових обсягів кошторису, річного плану закупівель — адже деталізація необхідних інформаційних показників міститиметься в розрахунках до кошторису.   

Готуємось до укладання договору закупівель
ОЛЕНА СТЕПАНОВА,директорка ТОВ «СІ БІЗНЕС КОНСАЛТИНГ», Одеса
На часі — нові закупівлі природного газу та електроенергії. Не дають спокою й зміни в укладених договорах. Щоб зменшити хвилювання замовників, роз'яснюємо, як закуповувати та коли вносити зміни до договору

  

Підготовка до укладання договору про закупівлю на підприємстві

Що має передувати процедурі закупівель, скажімо, якщо підприємством має закуповуватись сировина для виготовлення меблів? Звісно ж, розробка одного з основних документів, а саме фінансового плану.

Базовим підґрунтям для його розробки є, зокрема, ст. 75 Господарського кодексу (далі — ГК), в якій передбачено особливості господарської діяльності державних комерційних підприємств. При роботі над фінпланом комунального унітарного підприємства керуємось нормами ст. 78 ГК.

Згідно із фінансовим планом (далі — фінплан) отримуються доходи та провадяться видатки. Крім того, в ньому фіксуються обсяги ресурсів та їх спрямування задля виконання визначених статутом підприємства повноважень та завдань.

Але детальним документом, за яким підприємство визначатиме правила складання фінплану, його основні показники тощо, є Порядок складання, затвердження та контролю виконання фінансового плану суб’єкта господарювання державного сектору економіки, ухвалений наказом Мінекономрозвитку від 02.03.15 р. № 205 (далі — Порядок № 205). Норми цього Порядку ґрунтуються на вимогах статей 75, 77 та 89 ГК.

В Порядку № 205 передбачено, що ним визначаються не лише алгоритм складання фінплану, а й контроль за його виконанням. Форма фінплану наведена в додатку 1.

Зауважимо: згідно із дод. 1 до Порядку № 205, фінплан підлягає не лише його затвердженню, розгляду суб’єктом управління підприємством, а й погодженню із відповідним державним органом.

Так, у фінплані відображаються показники наступного року (причому з поквартальною розбивкою), а також фактичні – за минулий рік, планові та прогнозні – поточного року. Не забуваймо й щодо показників на найближчі кілька років (чотири) – їх слід вказати за всіма позиціями, передбаченими цим додатком. 

✔️ Активувати подарунковий доступ до Вищої Школи Закупівельника

Отже, відповідні економічні служби підприємства мають бути напоготові при здійсненні як планових та стратегічних показників фінплану, так і фактичних обсягів досягнутих підприємством фінансових результатів, серед яких:

  • валовий прибуток/збиток;
  • рентабельність;
  • стан розрахунків з бюджетом (сплата податків, зборів, платежів, включаючи платежі до місцевих бюджетів, на користь держави);
  • рух грошових коштів;
  • капітальні інвестиції.

І, нарешті, в розд. VІ фінплану відображаються звітні дані (щодо активів, зобов’язань і забезпечень).

Також у фінплані має міститись відповідна інформація про працівників та витрати на оплату їх праці.

За аналогією із бюджетною сферою (щодо підготовчої роботи до проекту кошторису), до проекту фінплану також готується пояснювальна записка.

У свою чергу, після надходження (звісно ж, з дотриманням вимог Порядку № 205) проекту фінплану, суб’єкт управління підприємством аналізує його, порівнюючи, зокрема, із відповідними даними попередніх двох років, та визначається щодо доцільності ухвалення поданого фінплану чи його повернення для доопрацювання.

Варто сказати й про рекомендації із підготовки пояснювальної записки до фінплану (розд. V Порядку № 205). В ній необхідно зазначити особливості формування дохідної та витратної частин фінплану зокрема, стосовно застосованих заходів із мінімізації витрат. Наприклад, що зроблено для забезпечення умов укладення тендеру із застосуванням прийнятних цін при визначенні вартості предмета закупівлі (наприклад, фарби, цегли, інших будівельних матеріалів). Це дозволить дізнатись, чи оптимальними є обсяги витрат та їх вплив на показники фінплану.  

Також у записці фіксуються очікувані фінансові результати шляхом порівняння плановими поточного року із фактичними минулоріч. У разі суттєвих відхилень маємо розшифрувати їх природу.

Ще звернемо увагу на таке. Пояснювальна записка, серед іншого, має відображати чинники, що показують так би мовити реальний стан речей, а саме: минулорічні показники фінплану та звіту про його виконання та показники, що плануються (зокрема, зміна асортименту, цін на готову продукцію, цін на сировину тощо).

Також слід зазначити, якими будуть надходження до Пенсійного та інших фондів, чи планується відстрочка платежів сум до бюджетів.

В будь-якому разі не пізніше 1 вересня року, що передує плановому, фінплан затверджується.

Тож не забуваймо разом із зведеними показниками фінпланів, пояснювальною запискою, а також переліком підприємств державного сектору, що перебувають у сфері їх управління, подати й довідку щодо затвердження та погодження фінпланів.

Може статися так, що окремим підприємствам фінплан не затвердять, і тоді необхідно підготувати необхідні пояснення із зазначенням причин такої ситуації.

Отже, кожне підприємство, що планує укладати договір закупівлі, має прискіпливо ставитись до оформлення не лише фінплану та необхідних додатків до нього, а й зважено поставитись до визначення планових витрат. Найліпшим видається здійснення аналізу попередніх закупівель, уточнення реальних потреб предмету закупівлі майбутнього року, і, звісно, ж, щодо очікуваної вартості запланованого тендеру.

Пам’ятайте! За ст. 166-1 КУаП в разі нав’язування умов договору, що ставлять контрагентів в нерівне становище, або додаткових умов, що не стосуються предмета договору (включаючи нав’язування товару чи вилучення з обороту товарів задля створення або підтримки дефіциту на ринку чи встановлення монопольних цін) керівників підприємств очікують штрафи.

Санкції в частині укладання неправомірних угод між підприємцями встановлені ст. 166-2 цього Кодексу.

Тому ще раз радимо безумовно дотримуватись норм законодавства ще на етапі підготовчої роботи із укладення договорів закупівлі, незалежно від того, йдеться про бюджетну сферу чи виробничі стосунки.

logo