Попередня оплата під час закупівлі коштом державного та місцевих бюджетів

15 грудня 2016
12
Середній бал: 5 із 5
  • Теми:

Бюджетна установа, що утримується коштом державного бюджету, має намір передплатити на наступний рік газети та професійні журнали. Також їй потрібно перерахувати аванс на придбання матеріалів на виконання робіт із нового будівництва. Утім, замовник хоче впевнитися, що означені наміри не призведуть до порушення бюджетного законодавства

Попередня оплата під час закупівлі коштом державного та місцевих бюджетівТЕТЯНА ЙОВЕНКО,начальник управління обслуговування розпорядників коштів та інших клієнтів ГУДКСУ у Чернігівській області

Як визначити предмет закупівлі: 6 ключових акцентівРозпорядник бюджетних коштів (тобто бюджетна установа) після отримання товарів, робіт і послуг відповідно до умов узятого бюджетного зобов’язання ухвалює рішення про їх оплату та надає доручення на здійснення платежу органу Державної казначейської служби України (далі — Казначейство). Так визначено частиною 1 статті 49 Бюджетного кодексу України (БК). Утім, ця частина містить і виняток: якщо інше не передбачено бюджетним законодавством, визначеним пунктом 5 частини 1 статті 4 БК.

Тож бюджетні установи для провадження діяльності переважно реєструють в органі Казначейства за місцем свого обслуговування бюджетні фінансові зобов’язання згідно з укладеними договорами на постачання товарів, робіт і послуг після їх отримання. При цьому вони надають підтвердні документи (накладні, акти на виконані роботи чи надані послуги) та платіжні доручення на їх оплату.

Проте в деяких випадках у цих установ виникає потреба у закупівлі товарів, робіт чи послуг певного виду на умовах попередньої оплати (скажімо, аванс на виконання робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту і технічного переоснащення, придбання основних засобів і житла, передплату періодики (газет, професійних журналів). Тож далі поговоримо про це докладніше.

Законодавчі умови попередньої оплати

Одним із основних нормативно-правових актів, яким встановлено законодавчі умови попередньої оплати, є постанова КМУ «Про здійснення попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 23.04.2014 № 117 (далі — Постанова № 117). Саме ця постанова визначає види товарів, робіт і послуг, що закуповують за бюджетні кошти на умовах попередньої оплати, а також строки, на які можливе проведення цієї оплати.

Так, пунктом 1 Постанови № 117 визначено, що розпорядники та одержувачі бюджетних коштів за наявності належно оформленого рішення головного розпорядника бюджетних коштів у договорах про закупівлю товарів, робіт і послуг за бюджетні кошти можуть, зокрема, передбачати попередню оплату у разі закупівлі:

  • робіт із нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту та технічного переоснащення, придбання основних засобів і житла на строк не більше трьох місяців (пп. 3);
  • періодичних видань на строк не більше одного року (пп. 5).

Варто зазначити, що розпорядники бюджетних коштів та одержувачі бюджетних коштів здійснюють попередню оплату лише тих товарів, робіт і послуг, які згідно з договорами про закупівлю передбачається поставити, виконати і надати протягом поточного бюджетного періоду, крім передплати періодичних видань.

До того ж слід зауважити, що авансування робіт із капітального будівництва визначено Порядком державного фінансування капітального будівництва, затвердженого постановою КМУ від 27.12.2001 № 1764 (далі — Порядок № 1764).

Тобто розпорядники бюджетних коштів можуть передбачати в умовах договорів розрахунки на умовах авансування, розмір якого не може перевищувати 30% вартості річного обсягу робіт. При цьому підрядник зобов’язується використати аванс на придбання матеріалів, конструкцій та виробів, необхідних для виконання робіт, протягом трьох місяців після його одержання. По закінченні тримісячного терміну невикористані суми авансу повертаються замовнику (п. 19 Порядку № 1764).

Бухгалтер, візуючи цей договір, має впевнитися, що зазначені у ньому термін та порядок звітування про використання коштів авансу відповідають умовам, визначеним Порядком № 1764 та Постановою № 117.

Як провести спрощену закупівлю на майданчику за 5 кроків

Реєстрація зобов’язань

Бюджетні установи реєструють бюджетні зобов’язання та бюджетні фінансові зобов’язання в органах Казначейства відповідно до Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309 (далі — Порядок № 309).

Тож установи для передплати періодики (газет, професійних журналів) та перерахування авансу на придбання матеріалів для виконання робіт із нового будівництва мають керуватися пунктами 2.2, 2.4 Порядку № 309. Тобто до органу Казначейства за місцем обслуговування вони надають разом з оригіналами документів (їх копіями, засвідченими в установленому порядку), які підтверджують факт узяття бюджетних зобов’язань/бюджетних фінансових зобов’язань, на реєстрацію на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях:

  • реєстри бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів (додаток 1 до Порядку № 309; далі — Реєстр бюджетних зобов’язань) протягом 7 робочих днів з дати взяття;
  • реєстри бюджетних фінансових зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів (додаток 2 до Порядку № 309; далі — Реєстр бюджетних фінансових зобов’язань) протягом 7 робочих днів з дати взяття бюджетного фінансового зобов’язання, якщо інше не передбачено бюджетним зобов’язанням.

Складають згадані реєстри відповідно до порядків їх заповнення, наведених у додатках 1, 2 до Порядку № 309. Тому в Реєстрі бюджетних зобов’язань (додаток 1 до Порядку № 309) та Реєстрі бюджетних фінансових зобов’язань (додаток 2 до Порядку № 309) установи обов’язково заповнюють графу «Дані бюджетного зобов’язання (бюджетного фінансового зобов’язання): попередня оплата». У цій графі наводять суму попередньої оплати (авансу). При цьому за договорами, які передбачають проведення розрахунків на умовах попередньої оплати чи авансування, установи у графі «Примітка» Реєстру бюджетних фінансових зобов’язань (додаток 2 до Порядку № 309) додатково зазначають інформацію про строки постачання товарів, виконання робіт, надання послуг.

Адже саме завдяки заповненню графи «Примітка» забезпечується чітка відповідність зареєстрованих бюджетних зобов’язань/бюджетних фінансових зобов’язань умовам укладених договорів щодо попередньої оплати чи авансування.

Опрацювання документів, або казначейський контроль

Варто зазначити, що саме інформація графи «Примітка» про терміни поставки товарів, виконання робіт, надання послугдає змогу органам Казначейства контролювати дотримання установами термінів подання до органів Казначейства документів, що підтверджують отримання таких товарів, робіт і послуг (акти виконаних робіт, акти наданих послуг, накладні тощо). Адже органи Казначейства у себе на зберіганні залишають лише реєстри бюджетних зобов’язань (додаток 1 до Порядку № 309) та реєстри бюджетних фінансових зобов’язань (додаток 2 до Порядку № 309), а підтвердні документи вони повертають бюджетній установі з відповідними відмітками про їх реєстрацію.

Контролювати дотримання бюджетними установамиозначених термініворгани Казначейства зобов’язують:

  • пункт 11.3 Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженого наказом Мінфіну від 24.12.2012 № 1407;
  • пункт 10.1 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Мінфіну від 23.08.2012 № 938.

Цими пунктами передбачено, що в разі проведення розрахунків на умовах попередньої оплати чи авансування бюджетні установи впродовж трьох робочих днів після завершення строку поставки товарів, виконання робіт, надання послуг, визначеного договірними зобов’язаннями відповідно до законодавства, подають до органів Казначейства документи, що підтверджують отримання таких товарів, робіт і послуг (акти виконаних робіт, акти наданих послуг, накладні тощо).

Про використання авансу (попередньої оплати) на придбання матеріалів, конструкцій, виробів, необхідних для виконання робіт з будівництва великого мосту, підрядник інформує, зазначаючи суму в Акті приймання виконаних будівельних робіт (примірна форма № КБ-2в) та Довідці про вартість виконаних будівельних робіт та витрати (примірна форма № КБ-3). Адже відповідно до чинних національних стандартів України (ДСТУ) із ціноутворення в будівництві, зокрема ДСТУ БД.1.1-1:2013 «Правила визначення вартості будівництва», затверджених наказом Мінрегіону «Про прийняття національного стандарту ДСТУ Б Д.1.1-1:2013» від 05.07.2013 № 293, саме цими формами послуговуються з 01.01.2014 під час проведення розрахунків за виконані будівельні роботи. Тож установи, аби відзвітувати органу Казначейства про використання підрядником авансу на придбання матеріалів, надають Довідку про вартість виконаних будівельних робіт та витрати (примірна форма № КБ-3).

⚡️ Закупівлі-2021: плануємо за новими вимогами

Відповідальність за недотримання бюджетного законодавства

Порушення вимог БК під час здійснення попередньої оплати та авансування за товари, роботи і послуги за рахунок бюджетних коштів, порядку й термінів здійснення такої оплати є порушенням бюджетного законодавства. Це визначено статтею 116 БК, яка також передбачає застосування відповідних заходів впливу. Тому бюджетним установам під час здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг на умовах попередньої оплати та авансування радимо чітко дотримуватися вимог бюджетного законодавства.

Підсумовуючи сказане, зазначимо, що будь-яка бюджетна установа за наявності рішення головного розпорядника бюджетних коштів може:

  • передплатити на наступний рік газети та професійні журнали, до того ж на строк не більше одного року;
  • перерахувати аванс на придбання матеріалів та конструкцій, необхідних для виконання робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту й технічного переоснащення, придбання основних засобів і житла на строк не більше трьох місяців.

При цьому впродовж року кожна з цих установ має своєчасно звітувати органу Казначейства про отримання закуплених на умовах попередньої оплати товарів, робіт і послуг та використання підрядником авансу, послуговуючись актами виконаних робіт, актами наданих послуг, накладними тощо.

logo