Особливості зберігання документів з питань закупівель

26 грудня 2016
207
Середній бал: 5 із 5
експерт, консультантка з публічних закупівель, Київ

Керівник замовника відповідає за збереження держзакупівельних документів. Порадимо йому, як зберігати документи паперових та електронних торгів, а також детально опишемо їх експертизу і знищення. У зручній таблиці ми систематизували відповідні документи з питань закупівель зі строками їх зберігання

Усі замовники в публічних закупівлях зараз працюють в електронній системі закупівель. Напевне, більшість уже й забула, що таке паперові торги за колишніми правилами. Але в будь-якому разі старі держзакупівельні документи ще деякий час потрібно зберігати. Що треба знати замовнику про зберігання документів із закупівель, читайте далі.

Строки зберігання документів паперових та електронних закупівель

Нині в публічних закупівлях складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених Законом України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі — Закон про публічні закупівлі), забезпечує тендерний комітет або уповноважена особа (особи) (ч. 3 ст. 11 цього Закону). Такими документами, зокрема, є:

Раніше в державних закупівлях такі функції були закріплені за комітетом з конкурсних торгів (ч. 4 ст. 11 Закону України «Про здійснення державних закупівель» від 10.04.2014 № 1197-VII (далі — Закон про закупівлі)).

Нині в закупівлях більшість документів зберігають в електронній системі. Адже одні документи замовник заповнює у вигляді затверджених форм у системі, інші — формує система. Тендерні пропозиції учасники подають в електронному форматі, як передбачено в Законі про публічні закупівлі, й вони також зберігаються у системі. Замовнику не обов’язково роздруковувати їх та зберігати у себе.

Особливості зберігання документів з питань закупівельСистема збереження даних зберігає протягом не менш як 10 років усі документи, що надійшли від замовників, учасників, органу оскарження і були створені під час оцінки тендерних пропозицій, та забезпечує автоматичне резервування і відновлення даних.
(п. 5 ч. 3 ст. 12 Закону про публічні закупівлі)

Отже, в публічних закупівлях документи, завантажені замовником і учасниками в електронну систему, мають зберігатися в ній 10 років.

Далі надаємо відповіді на найчастіші запитання щодо зберігання та знищення документів.

Особливості зберігання документів з питань закупівельЯкий строк для зберігання документів, які створив замовник і які не потрібно було завантажувати в систему (наприклад, протокольні рішення тендерного комітету)? Скільки років замовник має зберігати документи від переможця за статтею 17 Закону про публічні закупівлі?

Нині законодавство з публічних закупівель не встановлює строків для зберігання цих документів. Для порівняння: у паперових торгах було передбачено відповідний строк зберігання всіх держзакупівельних документів, зокрема й протокольних рішень комітету з конкурсних торгів.

Усі документи щодо державних закупівель, передбачені Законом про закупівлі, замовник зберігає протягом трьох років.

Нормативне регулювання та розрахунок строків зберігання

Особливості зберігання документів з питань закупівельЯк правильно розрахувати строки для зберігання документів паперових закупівель та який нормативний акт це визначає?

Загалом для визначення строків зберігання відповідних документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання або ж для знищення замовникам варто керуватися Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578). Тож положення Переліку № 578 поширюються на замовників, які створюють та мають зберігати закупівельні документи.

Особливості зберігання документів з питань закупівельПерелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями під час визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання (тобто архівне) або для знищення.
(п. 1.4 Переліку № 578)

Зауважте, що згідно з пунктом 1.8 цього Переліку cтроки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях. Наприклад, електронна версія пропозиції конкурсних торгів на диску, якщо замовник вимагав надання такого варіанту в складі конкурсної пропозиції, має зберігатися в паперових торгах також три роки.

При цьому строки зберігання документів у Переліку № 578 диференційовано за двома групами організацій.

Так, до першої групи належать організації, в діяльності яких створюють документи Національного архівного фонду (НАФ). Це державні і комунальні організації. Строки зберігання документів для них наведено в графі 3 Переліку № 578.

Особливості зберігання документів з питань закупівельЯк передбачено пунктом 2.4 Переліку № 578, державні і комунальні організації — джерела формування НАФ — передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов’язковому порядку, а інші організації — на підставі угод між власником документів і відповідною архівною установою.

Друга група включає організації, в діяльності яких не створюють документи НАФ. Строки зберігання документів цих організацій подано в графі 4 Переліку № 578.

Нагадаємо, що строки зберігання документів обчислюють з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2016 році, починається з 1 січня 2017 року.

У Таблиці розглянемо строки та особливості (у формі приміток) зберігання документів щодо закупівель, як передбачено у Переліку № 578 (див.). Почнемо зі статті 186, оскільки стаття 219, в якій ідеться про закупівельні документи, містить відсилання до примітки до статті 186.

Особливості зберігання документів з питань закупівельЗазначені у Переліку № 578 строки зберігання документів є мінімальними, і скорочувати їх не можна. При цьому продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо така потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Визначення строків зберігання та знищення документів

Особливості зберігання документів з питань закупівельКоли та як можна знищити документи з питань закупівель, які замовник проводив за Законом про закупівлі?

Зауважте, що строк зберігання «Постійно» у Переліку № 578 означає, що такі документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню. А позначка «ЕПК» поруч зі строком зберігання документів, яку встановлено в Переліку № 578 для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій — джерел формування НАФ приймають експертно-перевірні комісії державного архіву (ЕПК).

ЕПК проводять експертизу цінності документів.

Особливості зберігання документів з питань закупівельДля прикладу розглянемо статтю 25 у Переліку № 578. Строк зберігання листування з центральними та місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування з основних (профільних) питань діяльності в організаціях, у діяльності яких створюються документи НАФ, встановлено так: «5 р. ЕПК». Тобто рішення про внесення до НАФ або знищення зазначених у статті 25 Переліку № 578 документів приймають ЕПК, а не комісія державної чи комунальної організації (тобто замовника).

Зауважте, що примітки, які застосовуються у Переліку № 578 (це графа 5), коментують і уточнюють строки зберігання документів. Так, у примітках зазначено ознаки виокремлення певних видів документів або конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються від зазначених у графах 3, 4 цього Переліку.

Особливості зберігання документів з питань закупівельНаприклад, така примітка:
«За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення», — конкретизує строки зберігання бухгалтерської документації.

Зауважимо, що в цьому випадку примітка конкретизує строк зберігання саме бухгалтерських документів.

Так, частиною 1 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV передбачено, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи мають бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складати зведені облікові документи.

Тобто бухгалтерський документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію і є юридичним доказом її здійснення. Інакше кажучи, бухгалтерський документ — це письмове розпорядження на право виконання господарської операції або письмовий доказ того, що господарська операція фактично була здійснена.

Водночас пунктом 2.13 Переліку № 578 передбачено, що експертизу цінності документів в організаціях проводять згідно з чинним законодавством. При цьому заборонено знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності.

Єдиний закупівельний словник онлайн

Експертиза документів

Експертизу цінності документів проводять згідно з Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004 (далі — Порядок № 1004).

Особливості зберігання документів з питань закупівельЕкспертиза цінності документів — це всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів зазначеного Фонду, віднесення їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Фонду.
(абз. 2 п. 2 Порядку № 1004)

Процедура відбору документів для знищення раніше була наведена у наказі Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, яким було затверджено Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (далі — Правила № 16). Зауважте, що з 10 липня 2015 року Правила № 16 втратили чинність. На заміну їм Мін’юст наказом від 18.06.2015 № 1000/5 затвердив новi Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (далі — Правила № 1000/5). Тож нині вони є обов’язковими для виконання всіма установами незалежно від форм власності, а отже, й закупівельними замовниками.

У розділі V Правил № 1000/5 передбачено певні особливості проведення експертизи цінності документів.

Так, експертиза цінності документів проводиться на підставі чинного законодавства у сфері архівної справи та діловодства, типових та галузевих переліків видів документів із зазначенням строків їх зберігання, типових та галузевих переліків видів документів, що підлягають внесенню до НАФ, типових і примірних номенклатур справ, інших нормативно-правових актів з питань експертизи цінності, методичних рекомендацій Укрдержархіву.

Так само, як i положеннями Порядку № 578, нормами Правил № 1000/5, встановлено заборону вилучати документи для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності.

Особливості зберігання документів з питань закупівельДля організації та проведення експертизи цінності документів в установах утворюють постійні експертні комісії (далі — ЕК), що діють відповідно до положень про них.

Варто зазначити, що як ЕК установи, у діяльності якої утворюються документи НАФ (тобто державні та комунальні установи), так і ЕК установи, у діяльності якої не утворюються документи НАФ, приймають рішення про схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради) проекту акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

Ви отримаєте ➡️Навчання у зручному онлайн-форматі ➡️ Відеолекції від провідних експертів ➡️Сертифікат про підвищення кваліфікації від Юридичного університету Ярослава Мудрого

Складання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ

На підставі поданих структурними підрозділами переліків (списків) справ, що підлягають знищенню через закінчення строків їх зберігання, та проведеної експертизи цінності документів ЕК замовника в його архіві складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (далі — Акт), за формою, що наведена в додатку 15 до Правил № 1000/5 (див. Додаток). Зауважимо, що дати й індекси справ у зразку — умовні.

Особливості зберігання документів з питань закупівель

Акт складають у двох примірниках, зазвичай на справи всієї установи.

Справи включають в Акт, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено Акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2014 році, можна включати в Акт, що буде складений не раніше 1 січня 2018 року, — з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.

Особливості зберігання документів з питань закупівельЯкщо до Акта не внесли первинну фінансову та бухгалтерську документацію, до нього додається довідка про проведення перевірки органами Державної фіскальної служби з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. Довідку підписує керівник установи та бухгалтер.
(п. 5 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5).

Зверніть увагу: Державна архівна служба України у листі від 03.07.2013 № 01.2/2629 зазначає, що знищувати необревізовані (неперевірені) фінансові та бухгалтерські документи не можна.

Висновуємо, що тiльки у випадку спливу строку зберігання фінансових та бухгалтерських документів і завершення ревізії, проведеної органами Державної аудиторської служби України за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності, такі документи дозволено знищувати.

У разі виникнення спорів (конфліктiв), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах необхідні первинні документи замовник має зберігати до прийняття остаточного рішення відповідним органом з цього спору (конфлікту), провадження.

З огляду на зазначене і на комплексний аналіз положень приміток до статей 186 та 219 Переліку № 578, якi конкретизують строки зберігання певних видів документів, висновуємо, що і документація конкурсних торгів, і пропозиції конкурсних торгів учасникiв, і протоколи комітету з конкурсних торгів перед знищенням пiсля 3-рiчного зберігання не потребують перевiрки ревізією.

Пiсля погодження (схвалення) у описаному вище порядку Акта його затверджує керівник установи. I тiльки після цього замовник має право знищити документи.

Зауважте, що згідно з пунктом глави 3 розділу V Правил № 1000/5 справи, що відібрав замовник для знищення, передають організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначають вагу макулатури, що передана для переробки. Дату здачі документів, їх вагу та номер накладної зазначають в актах про вилучення документів для знищення.

Особливості зберігання документів з питань закупівельЯкщо в Акт включено документи з грифом «Для службового користування» та іншими грифами обмеженого доступу, що застосовуються в установі, то ці документи знищують подрібненням до стану, що унеможливлює їх прочитання та відновлення. При цьому в кінці Акта необхідно додатково робити запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ та ініціалів членів ЕК установи (тобто замовника).

Наголосимо, що в Переліку № 578 зазначено строки зберігання документів щодо проведення конкурсних торгів та участі у них, виконання договорів за такими торгами.

Пункт 28 частини 1 статті 1 Закону про закупівлі передбачає, що торги (конкурсні торги) — це здійснення конкурентного відбору учасників з метою визначення переможця торгів (конкурсних торгів) згідно з процедурами, встановленими цим Законом (крім переговорної процедури закупівлі).

Тобто, як бачимо:

  • по-перше, законодавець не відносить до конкурсних торгів переговорну процедуру закупівлі;
  • по-друге, у Переліку № 578 немає інформації щодо строку зберігання документів, листування тощо за тендерами (тобто за публічними закупівлями).

А відповідно до пункту 28 частини 1 статті 1 Закону про публічні закупівлі тендер (торги) — це конкурентний відбір учасників з метою визначення переможця торгів згідно з процедурами, установленими цим Законом (крім переговорної процедури закупівлі).

Отже, виникають запитання щодо строку зберігання документів за переговорною процедурою закупівлі, а також тендерами згідно із Законом про публічні закупівлі (наприклад, протоколи тендерного комітету, документи переможця за статтею 17 Закону про публічні закупівлі, надані замовнику в паперовому варіанті). Тож із цих питань, ураховуючи те, що Перелік № 578 затвердив Мін’юст, радимо замовникам звернутися за роз’ясненням саме до Мін’юсту.

Відповідальність за неправильне знищення закупівельних документів

Керівник замовника відповідає за збереження службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату та несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами.

При цьому за зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах відповідають їх керівники.

Зауважте, що згідно з пунктом 2.17 Переліку № 578 правильність застосування цього Переліку контролюють Укр-держархів і уповноважені ним державні архівні установи та архівні відділи міських рад.

Не зайвим буде застерегти, що незаконне знищення документів тягне за собою адміністративну, а якщо це знищення, пошкодження або приховування документів чи унікальних документів НАФ, то й кримінальну відповідальність (ст. 298-1 Кримінального кодексу України).

І хоч законодавство не вимагає, щоб закупівельні документи постійного зберігали й передавали до НАФ, не радимо замовникам порушувати порядок зберігання, знищення цих документів, оцінки їх цінності. А гляди, за якоюсь із закупівель ЕК прийме рішення, що документи за нею є значущими для держави, й не схвалить їх знищення.

Так, положеннями статті 92-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КпАП) передбачена адміністративна відповідальність за порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи:

"Недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану —тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від трьох до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або накладення штрафу на посадових осіб — від п’яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян".

Порушення строків зберігання бухгалтерських документів контролери можуть «підвести» під склад правопорушення, передбачений у статті 164-2 КпАП, а саме: ведення бухгалтерського обліку з порушенням установленого порядку, що тягне за собою адміністративну відповідальність — штраф від восьми до п’ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Особливості зберігання документів з питань закупівельЯк передбачено абзацом 2 статті 1 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII, архівний документ — це документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника також як об’єкт рухомого майна.

Водночас наслідком порушення вимог до зберігання документів може стати і втрата або знищення документів з податкового обліку за закупівельним договором. Контролюючі органи можуть кваліфікувати це як порушення встановленого законом порядку ведення податкового обліку (ст. 163-1 КпАП).

А за незабезпечення належного стану первинного обліку, наприклад, незбереження відповідних документів, на підставі яких його ведуть, відповідальність закріплена у статті 186-3 КпАП.

Особливості зберігання документів з питань закупівель
ЯРОСЛАВА ДУБРОВА,консультантка з публічних закупівель, Київ
17 грн & 1050 грн — на основі чого рахувати адміністративну та кримінальну відповідальність закупівельника? Пояснимо вимоги законодавства і порахуємо разом, коли і який показник беруть за основу

З огляду на зазначене, радимо виважено та з дотриманням чинного законодавства підходити до зберігання закупівельних документів.

logo