Книга обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань: заповнюємо правильно

22 липня 2016
67
Середній бал: 5 із 5
  • Теми:

Бюджетна установа протягом року укладає договори з юридичними та фізичними особами. Для контролю за відповідністю взятих зобов’язань бюджетним асигнуванням такі договори потрібно реєструвати в Книзі обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань. З’ясуємо, як уникнути порушень, беручи зобов’язання, та як правильно зареєструвати укладені договори

Книга обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань: заповнюємо правильноЛЮДМИЛА КРАВЧЕНКО,керівник експертної групи МCFR: Головбух

Як визначити предмет закупівлі: 6 ключових акцентівВідповідно до статті 48 Бюджетного кодексу України (БК) розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами. Зобов’язання, взяті без відповідних бюджетних асигнувань, не вважаються бюджетними зобов’язаннями і не підлягають оплаті за рахунок бюджетних коштів.

Під зобов’язаннями розуміють суми укладених договорів на отримання товарів, робіт чи послуг.

Усі договори, укладені установою з юридичними та фізичними особами, у тому числі довгострокові договори минулих років, мають бути зареєстровані. Для цього використовують Книгу обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань (далі — Книга). Форму та порядок ведення Книги затверджено наказом Державного казначейства України «Про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядок їх складання» від 06.10.2000 № 100.

З упровадженням національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку у державному секторі (далі — НП(с)БОДС) інформація про зобов’язання у бухгалтерському обліку бюджетних установ формується, а також розкривається у фінансовій звітності відповідно до НП(с)БОДС 128 «Зобов’язання», затвердженого наказом Мінфіну від 24.12.2010 № 1629 (далі — НП(с)БОДС 128).

Залежно від того, в якому році виникнуть зобов’язання і коли вони будуть сплачені, їх класифікують на поточні і довгострокові. Щоб зрозуміти, як правильно розрізняти взяті зобов’язання, розглянемо їх докладніше.

Поточне чи довгострокове зобов’язання: на що звернути увагу

Зазвичай розрахунки з юридичними та фізичними особами проводять не одночасно з передачею майна, виконанням робіт, наданням послуг тощо. З огляду на це в бухгалтерському обліку виникає дебіторська або кредиторська заборгованість.

Як відомо, дебіторська заборгованість — це сума заборгованості дебітора перед установою на визначену дату. Кредиторська заборгованість — це сума заборгованості бюджетних установ, що виникає через несвоєчасне виконання установою своїх зобов’язань, зокрема й поточних та довгострокових.

Згідно зі статтею 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі — Закон № 996) термін «зобов’язання» означає заборгованість підприємства, що виникла внаслідок минулих подій і погашення якої в майбутньому, як очікується, призведе до зменшення ресурсів підприємства, що втілюють у собі економічні вигоди.

Нагадаємо, що у розумінні Закону № 996 підприємства — це всі юридичні особи, створені відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, а також представництва іноземних суб’єктів господарської діяльності.

Варто зазначити, що зобов’язання для визнання та відображення в обліку має відповідати певним критеріям. Такі критерії наведено у пункті 1 розділу II НП(с)БОДС 128. Зобов’язання визнають, якщо:

  • його оцінка може бути достовірно визначена;
  • у майбутньому є імовірність зменшення економічних вигід або потенціалу корисності внаслідок його погашення.

Класифікацію об’єктів обліку зобов’язань передбачено пунктом 2 розділу ІІ НП(с)БОДС 128, де зазначено, що з метою бухгалтерського обліку зобов’язання поділяються на:

  • довгострокові;
  • поточні;
  • непередбачені;
  • доходи майбутніх періодів.

Як провести спрощену закупівлю на майданчику за 5 кроківЗобов’язання, на яке нараховують відсотки і яке підлягає погашенню протягом 12 місяців з дати балансу, слід розглядати як довгострокове зобов’язання, якщо первинний строк погашення становив понад 12 місяців і до затвердження фінансової звітності є договір про переоформлення цього зобов’язання на довгострокове (п. 3 розд. ІІ НП(с)БОДС 128). Тобто за інших обставин таке зобов’язання вважатиметься поточним.

Отже, у зарахуванні зобов’язань до поточних і довгострокових головну роль відіграє не тривалість часу між виникненням зобов’язань та їх сплатою, а те, в якому році вони виникли і коли їх буде сплачено.

Особливості взяття зобов’язань

Бюджетні установи — розпорядники бюджетних коштів мають право брати бюджетні зобов’язання у разі:

  • виконання кошторису за загальним фондом бюджету — у межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами, враховуючи необхідність виконання бюджетних зобов’язань минулих років, узятих на облік органами Державної казначейської служби України (далі — органи Казначейства);
  • виконання кошторису за спеціальним фондом бюджету — виключно в межах відповідних фактичних надходжень спеціального фонду бюджету, залишків коштів на спеціальних реєстраційних рахунках розпорядників бюджетних коштів (у частині власних надходжень) та бюджетних асигнувань, визначених кошторисами.Книга обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань: заповнюємо правильно

Зобов’язання — це будь-яке розміщення замовлення, укладення договору чи виконання інших аналогічних операцій, здійснене розпорядником або одержувачем бюджетних коштів без відповідних бюджетних асигнувань або з порушенням норм, установлених Бюджетним кодексом України, законом України про Державний бюджет України на відповідний рік та рішенням про місцевий бюджет

Основним нормативним документом, який встановлює вимоги щодо контролю за зобов’язаннями бюджетних установ, є Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309 (далі — Наказ № 309).

У разі скорочення бюджетних асигнувань розпорядники бюджетних коштів мають вживати заходів щодо ліквідації або скорочення обсягу бюджетних зобов’язань та бюджетних фінансових зобов’язань, які перевищують уточнені плани асигнувань загального та спеціального фондів кошторису.

Зауважимо, що бюджетні фінансові зобов’язання щодо виплати субсидій, допомоги, пільг з оплати спожитих житлово-комунальних послуг та послуг зв’язку (у частині абонентної плати за користування квартирним телефоном), компенсацій громадянам із бюджету, на які згідно із законами України мають право відповідні категорії громадян, органи Казначейства реєструють незалежно від визначених задля цього бюджетних призначень.

Відповідно до абзацу 1 пункту 2.13 Наказу № 309 не погашені наприкінці бюджетного періоду бюджетні фінансові зобов’язання розпорядників бюджетних коштів, які не є кредиторською заборгованістю, та бюджетні зобов’язання органи Казначейства знімають з обліку. Про зняті з обліку бюджетні зобов’язання та бюджетні фінансові зобов’язання органи Казначейства повідомляють розпорядникам бюджетних коштів.

За взяття розпорядниками бюджетних коштів зобов’язань без відповідних бюджетних асигнувань або з перевищенням повноважень, установлених Бюджетним кодексом України чи законом про Державний бюджет України на відповідний рік, застосовуються такі заходи впливу, як зупинення операцій з бюджетними коштами та призупинення бюджетних асигнувань на підставі протоколу про порушення бюджетного законодавства.

За порушення бюджетного законодавства щодо порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань або несвоєчасну реєстрацію бюджетних зобов’язань до розпорядників бюджетних коштів можуть застосовувати заходи впливу відповідно до Бюджетного кодексу України.

Облік як отриманих асигнувань, так і взятих зобов’язань бюджетні установи ведуть у Книзі, приклад заповнення якої розглянемо далі.

Заповнення Книги

Книгу заводять на бюджетний рік окремо за загальним і спеціальним фондами. У ній зазначають обсяги відкритих асигнувань відповідно до кошторису та внесених до нього змін:

  • за кожним кодом програмної класифікації видатків (КПКВ);
  • у розрізі кодів економічної класифікації видатків (КЕКВ).

Щоб не допустити укладання договорів, які перевищують бюджетні асигнування, затверджені кошторисом, у Книзі реєструють кожний укладений договір (зокрема, довгострокові договори минулих років), що передбачає оплату за рахунок бюджетних коштів у поточному році. Договори, розрахунки за якими у поточному році не виконано, переносять у Книгу наступного року.

Після кожного зареєстрованого в Книзі договору визначають залишок кошторисних призначень за кожним КПКВ у розрізі КЕКВ, у межах яких установа в подальшому може брати зобов’язання.

На підставі отриманої виписки з рахунка про сплачені фінансові зобов’язання у графі «сплачено за зобов’язанням» Книги проставляють суму сплачених фінансових зобов’язань.

У разі проведення бюджетною установою операцій у натуральній формі розпорядники коштів подають до органу Казначейства довідку про надходження в натуральній формі. Зобов’язання за такими надходженнями в органах Казначейства не реєструють.

⚡️ Закупівлі-2021: плануємо за новими вимогами

Що потрібно врахувати за виконання умов договору

Відповідно до статті 632 Цивільного кодексу України (ЦК) ціна у договорі встановлюється за домовленістю сторін. Зміну ціни після укладення договору допускають лише у випадках і на умовах, встановлених договором або законом. Після виконання договору змінювати ціну не можна. Отже, якщо договір уже виконано (поставлено товар, виконано роботи, надано послуги) і при цьому замовник перерахував кошти за договором, то ціна у договорі не може бути змінена.

А от коли договір іще не виконано, то зміну ціни допускають у разі, якщо вона обумовлена положеннями цього договору. Тобто якщо сторони у договорі визначили, в яких випадках і за яких обставин можливе підвищення ціни, то виконавець відповідно до умов договору матиме право підвищити ціну договору. Наприклад, у договорі можуть зазначити, що ціну дозволяється збільшити у разі зростання собівартості товарів, які використовуються під час виконання робіт, надання послуг тощо.

Перегляд цін у договорі відбувається через укладення сторонами додаткової угоди до договору. При цьому в укладеній угоді зауважують, що, зважаючи на певні обставини, сторони погодилися змінити договір, зазначають пункти договору, які змінюються, та наводять нову редакцію цих пунктів.

Іноді трапляється так, що одна зі сторін має намір змінити ціну за договором, але положеннями договору цього не передбачено. Водночас друга сторона договору не дає згоди на зміну ціни. У такому разі ціна в договорі може бути змінена лише за рішенням суду за наявності необхідних для цього умов, визначених відповідно до пункту 2 статті 652 ЦК.

У разі розірвання договору внаслідок істотної зміни обставин суд на вимогу будь-якої зі сторін визначає наслідки від розірвання договору з огляду на необхідність справедливого розподілу між сторонами витрат, яких вони зазнали у зв’язку з виконанням цього договору.

РЕЗЮМУЄМО. Ведення Книги дає можливість бюджетній установі контролювати взяття зобов’язань понад кошторисні призначення, а в разі виникнення такої ситуації — вчасно вносити зміни до кошторису для приведення його у відповідність до взятих зобов’язань.

Правильне ведення Книги дає можливість контролювати стан розрахунків щодо кожного укладеного договору, а це, своєю чергою, сприяє скороченню дебіторської та кредиторської заборгованості та впливає на фінансовий стан бюджетної установи.

Варто наголосити, що за проведення ревізій фінансово-господарської діяльності бюджетних установ з метою виявлення незаконних видатків фінансові інспектори перевіряють відповідність визначеної у договорі ціни товару, роботи чи послуги фактично сплаченій сумі. Крім того, за даними бухгалтерського обліку аналізують наявність дебіторської заборгованості (у разі здійснення попередньої оплати) та кредиторської заборгованості (у разі неповного розрахунку за отримані товари, роботи чи послуги). Особливо ретельно перевіряють, чи не проводилися розрахунки за ціною, більшою, ніж встановлено договором, та чи були підстави для збільшення ціни.

Тож під час підписання договору слід акцентувати увагу на зазначених у ньому зобов’язаннях, щоб надалі уникнути непорозумінь із постачальниками у разі його виконання та незаконних видатків і нарахування штрафних санкцій —за проведення ревізій.

Отже, щоб запобігти порушенням бюджетного законодавства та здійсненню незаконних видатків у разі взяття зобов’язань потрібно уважно вивчати умови договору та вчасно вносити відповідні зміни.

НОРМАТИВНА БАЗА

Бюджетний кодекс України
Цивільний кодекс України
Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України» від 02.03.2012 № 309
Наказ Державного казначейства України «Про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядок їх складання» від 06.10.2000 № 100
logo