Електронний документ як доказ: бути чи не бути

27 липня 2016
21
Середній бал: 5 із 5
  • Теми:

Наразі електронний документообіг набуває важливого значення у діяльності чи не кожного суб’єкта господарювання. Та одна справа скласти електронний документ, а інша — довести його юридичну силу. Адже навіть попри нинішню стрімку інформатизацію, можливість і допустимість використання в доказуванні інформації на електронних носіях лишається доволі обмеженою. Чому так, пояснимо в статті

Як визначити предмет закупівлі: 6 ключових акцентівПАВЛО ЄСАУЛЕНКО,юрист міжнародної юридичної компанії LEXLIGA, Київ

Доказами згідно зі статтею 57 Цивільного процесуального кодексу України (ЦПК) є будь-які фактичні дані, на підставі яких суд встановлює наявність або відсутність обставин, що обгрунтовують вимоги і заперечення сторін, та інших обставин, які мають значення для вирішення справи. Ці дані встановлюють, зокрема, на підставі письмових доказів, до яких повною мірою можна віднести й електронні документи. Головне, щоб таку можливість визнавали державні органи та органи судової влади.

Законодавче підгрунтя електронного документообігу

Про широкомасштабне застосування електронних документів у практиці державних та судових органів свідчить прийняття низки правових актів України, серед яких:

  • наказ Мін’юсту та Мінфіну «Про інформаційну взаємодію між Єдиним державним реєстром юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань й інформаційними системами Державної фіскальної служби України» від 18.03.2016 № 759/5/371;
  • розпорядження Голови Верховної Ради України «Про першочергові заходи з впровадження електронного документообігу у Верховній Раді України» від 19.05.2015 № 698;
  • наказ Вищого адміністративного суду України «Про реалізацію проекту щодо обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу» від 20.01.2015 № 3;
  • рішення Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку «Про затвердження Порядку обміну електронними документами Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку та Центрального депозитарію цінних паперів» від 28.08.2014 № 1120;
  • наказ Міндоходів «Про затвердження форматів та Порядку подання документів в електронній формі для проведення електронної перевірки» від 31.12.2013 № 898;
  • постанова КМУ «Про електронний обмін службовими документами в органах виконавчої влади» від 17.07.2009 № 733.

І це лише невелика частина того обсягу правових актів, що регулюють застосування електронного документа.

Важливою подією у сфері застосування електронного документа було прийняття Закону України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII. Цей Закон регулює правові відносини у сфері електронної комерції під час вчинення електронних правочинів. Відтак стало можливим укладення електронного договору та використання при цьому електронного цифрового підпису.

Тепер такий електронний договір може бути предметом розгляду в суді та повноцінним доказом, що наданий стороною спору.

Поняття електронного документа

Власне поняття «електронний документ» у правовому полі України з’явилось ще у 2003 році з прийняттям Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV (далі — Закон № 851) та Закону України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 № 852-IV.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму

Електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Ба більше, законодавець прирівняв електронний документ, у якому зафіксований зміст правочину, до письмової форми договору.

Відповідно до норм матеріального права України, а саме статті 207 Цивільного кодексу України (ЦК), правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (зокрема, електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони.

Як провести спрощену закупівлю на майданчику за 5 кроків

Електронний документ як вид доказу в суді

Електронний документ може бути використаний як доказ. Визначення доказів, наведене в статті 57 ЦПК, фактично продубльовано у статті 32 Господарського процесуального кодексу України, статті 84 Кримінального процесуального кодексу України та статті 69 Кодексу адміністративного судочинства України.

Тож електронний документ цілком може бути визнаний судом на рівні з іншими доказами, зокрема письмовими. Однак для визнання електронного документа доказом він ще має відповідати передбаченим законом вимогам, тобто мати обов’язкові реквізити.

Для ідентифікації автора електронного документа відповідно до чинного законодавства можна використовувати електронний підпис, хоча до 30.10.2014 він був обов’язковим реквізитом електронного документа.

Дещо суперечливою в цьому сенсі є частина 2 статті 6 Закону № 851, яка передбачає, що накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Причому, якщо такий підпис не використовують, момент створення електронного документа Закон № 851 не визначає.

Тож постає логічне запитання: чи можна брати до уваги документ, якщо в ньому немає підпису особи, повноважної на його створення? Зважаючи на законодавчу неврегульованість, вирішити це питання наразі може лише суд.

Тенденції судової практики

Загальна судова практика з питань визнання електронних документів як доказів у цивільних, адміністративних та господарських справах ще не досить поширена. Адже самі відносини щодо використання електронних документів розвиваються дуже повільно.

Зазвичай суб’єкти господарювання віддають перевагу укладенню документів на паперових носіях із проставленням на них «живих» підписів та печаток. Передусім це викликано недосконалістю законодавства з питань електронного документообігу, а також недовірою до цієї форми складання документів, якщо йдеться про відносини між двома суб’єктами господарювання, які, наприклад, бажають укласти договір поставки товару.

Утім, якщо говорити про подання звітності до контролюючих органів, то електронний документообіг тут має широку популярність.

І це тоді, коли на практиці дуже поширені спори між платниками податків та контролюючими органами, де останні відмовляють у визнанні й прийнятті поданих електронних документів (електронної звітності). Проте суди в такій ситуації найчастіше все ж стають на бік платників податків.

⚡️ Закупівлі-2021: плануємо за новими вимогамиЦивільне законодавство базується на принципі обов’язкового виконання сторонами зобов’язань за договором

Прикладом дещо неоднозначного тлумачення поняття доказів є постанова Київського апеляційного господарського суду від 13.07.2011 (справа № 35/409). У цій справі суд прийняв як належний доказ електронне листування між підприємствами — сторонами за договором про надання консультаційних послуг. При цьому таке листування було здійснено з електронних адрес і листи не мали електронного цифрового підпису.

Суд визнав помилковими доводи однієї зі сторін про те, що електронні листи не можуть бути належним доказом у справі з посиланням на положення Закону № 851. Позаяк відповідно до абзацу 2 частини 1 статті 207 ЦК під час здійснення правочину воля сторін може бути виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв’язку. Спірний же договір не містив положень щодо електронного документа, а лише визначав форму надсилання звіту про виконання консультантом умов договору. Останній був направлений як в електронній, так і в паперовій формі, що цілком відповідало вимогам договору.

Отже, суд прийняв як доказ електронний лист. Водночас він не встановив, яка особа склала лист, з якої електронної адреси він був надісланий та чи мала така особа повноваження на його складання і відправлення. Хоча варто зазначити, що суд і не зможе це встановити, якщо такі обставини не визнає сама сторона, від імені якої цей лист був створений.

Виходом з цієї ситуації є вдосконалення чинного законодавства через запровадження для сторін господарських відносин, що бажають укладати договори в електронній формі або вести між собою листування, певної інтелектуальної платформи. На такій платформі учасники могли б реєструватися як суб’єкти відносин та отримувати електронні цифрові підписи. Ця система має включати всі рівні захисту від несанкціонованого втручання.

У будь-якому разі задля уникнення подібних ситуацій суб’єкти договірних правовідносин мають наперед узгодити та документально закріпити можливість обміну документами в електронній формі з усіма обов’язковими реквізитами та необхідною ідентифікуючою інформацією. Оскільки суд може не прийняти електронний документ як повноцінний доказ, не маючи можливості перевірити його автора (відправника).
logo