Бути чи не бути: використання печаток та штампів у документах

19 березня 2016
124
Середній бал: 5 із 5
  • Теми:

Із виконавцем, який переміг у торгах, був укладений договір, скріплений печаткою сторін. Проте під час подальшої співпраці він відмовився проставляти печатки на актах виконаних робіт, накладних та довіреностях на будівельні матеріали. І під час податкової перевірки було визнано, що такі документи не відповідають вимогам законодавства

Бути чи не бути: використання печаток та штампів у документахЄВГЕН СТАРЧУК,адвокат, адвокатське об’єднання «БІ ЕС БІ Партнерс», Київ

СИТУАЦІЯ

Підприємство провело процедуру закупівлі. Учасник, який став переможцем, на договорі поставив печатку, а далі під час співпраці відмовився ставити її на актах виконаних робіт, мотивуючи це тим, що печатка не є обов’язковою. На накладних та довіреності проставив штамп «для документів», а замість підпису директора — факсиміле.

Під час нещодавньої перевірки податківці виявили, що накладні на отримання товару підписані особами, зразки підписів яких документально не підтверджені, та скріплені штампом «для документів», який не введений у дію на підприємстві наказом керівника. А отже, ці операції фактично є безоплатною передачею товару фізичній особі і не створюють податкових наслідків у розрізі операцій з контрагентом. І водночас створюють базу оподаткування податком на доходи фізичних осіб щодо отриманого безоплатно товару.

РІШЕННЯ

Нагадаємо, що скасування обов’язковості застосування печаток для юридичних осіб приватного права передбачено Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення порядку відкриття бізнесу» від 15.04.2014 № 1206–VII. Зміни стосувалися статті 207 Цивільного кодексу України (ЦК), яку виклали в новій редакції, замінивши обов’язковість використання печатки можливістю її використання за домовленістю сторін.

Тобто вимагати від контрагента проставлення печатки можна лише в тому разі, якщо це прямо передбачено договором з таким контрагентом. При цьому, якщо в договорі передбачено обов’язок проставлення печатки лише щодо самого договору, всі інші документи (акти, накладні, довіреності) печаткою можна не засвідчувати.

Це підтверджує й чинна на сьогодні редакція статті 246 ЦК, згідно з якою видачу довіреності від юридичної особи регулюють лише її установчі документи. А також стаття 58-1 Господарського кодексу України (ГК), де зазначено, що суб’єкт господарювання може мати печатки і для виготовлення печаток одержання будь-яких документів дозвільного характеру не передбачено.

До статутних документів відсилає пункт 5 статті 65 ГК, у якому йдеться про те, що всі повноваження керівника підприємства здійснюються в межах і в порядку, визначеному в статутних документах.

У пункті 2.5 наказу Міністерства фінансів України «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» від 24.05.1995 № 88 (далі — Наказ № 88) зазначено, що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою.

Отже, якщо обов’язок проставлення печатки на документах сторони в договорі не встановили, все одно потрібно звернутися до установчих документів підприємства — Статуту — і проаналізувати його розділи, які стосуються правоздатності юридичної особи та компетенції керівника.

Дуже часто в першому розділі Статуту міститься фраза про те, що «…у своїй діяльності підприємство використовує печатку та штам…», а «…правочини, які вчиняються від імені юридичної особи, скріплюються підписом директора та печаткою…». У такій ситуації для контрагента використання печатки буде обов’язковим у будь-якому разі.

Шість порад з використання печаток:

1. Враховуючи, що встановити справжність підпису може лише експертиза, використовуйте печатки в своїй діяльності та вимагайте їх від контрагентів.

2. Під час укладення договору з контрагентом у договорі зазначайте: «цей договір набирає чинності з моменту його підписання уповноваженими представниками сторін та проставлення печаток. Всі первинні документи, які сторони створюють за цим договором, мають скріплюватися печатками сторін. Зразки підписів уповноважених сторін та печаток містяться в реквізитах сторін».

3. У довіреності на отримання товарно-матеріальних цінностей вказуйте перелік посад уповноважених осіб зі зразками їх підписів.

4. До моменту укладення договору отримайте від контрагента витяг зі Статуту і перевірте, чи немає там вимоги використовувати печатку або й затвердженого відбитку печатки.

5. Якщо контрагент проставляє різні печатки та штампи, отримайте від нього наказ від імені виконавчого органу, в якому містяться зразки таких печаток і штампів та сфера їх використання.

6. Використовуйте факсимільне відтворення підпису лише після укладення договору з «живими» підписами та закріплення процедури його використання в договорі.

Коментар експерта

Використання різного роду печаток та штампів

Тепер розглянемо використання різного роду печаток та штампів.

Так, контрагент в одному документі може проставити печатку № 1, в другому — «для договорів», в третьому — «для накладних» і т. д. Як ми вже з’ясували, єдиним документом, що визначає необхідність застосування печатки на підприємстві, є його Статут, а напрями використання печатки визначає керівний орган (зазвичай директор), тому повноваження на використання конкретного виду печатки чи штампа мають бути закріплені в наказі.

Юридичної різниці між печаткою та штампом немає, єдине, на що треба звертати увагу, — відповідність найменування юридичної особи на печатці чи штампі зазначеному в єдиному державному реєстрі (повної чи скороченої назви).

Що ж стосується використання факсиміле, то воно прямо передбачено в пункті 2.5 Наказу № 88, відповідно до якого під час оформлення первинних документів факсимільне відтворення підпису допускається в порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Докладніше це питання розкрито в статті 207 ЦК: використання під час вчинення правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису чи іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Це означає, що факсиміле можна використовувати, лише якщо це прямо передбачено договором і сам договір скріплений оригінальними підписами, з яких зроблено факсиміле.

Насамкінець зазначимо: хоча, на перший погляд, розглянуті питання мають суто теоретичний характер, однак описана робоча ситуація — реальна і була предметом податкової перевірки переможця торгів.

Зауважимо також, що роз’яснення про використання печаток та штампів було надано Міністерством юстиції України, лист «Щодо відмови від обов’язковості та переходу до добровільності використання печаток суб’єктами господарювання приватного права» від 14.10.2014 № 6820-0-4-14/8.1, та Державною регуляторною службою України, лист «Щодо використання печаток підприємствами» від 08.04.2015 № 2238.

logo