Тендерна документація: що вимагати від учасників

26 квітня 2021
1286
Середній бал: 5 із 5
експерт, консультантка з публічних закупівель, канд. екон. наук

Тендерна документація — це основний документ конкурентної процедури закупівлі. Саме від його вимог залежить, чи зможе замовник в результаті укласти договір з надійним постачальником та отримати бажаний предмет закупівлі. З чого складається тендерна документація, які вимоги встановлювати обов'язково, а які — ні?


Відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон), тендерна документація — документація щодо умов проведення тендеру, що розробляється та затверджується замовником і оприлюднюється для вільного доступу в електронній системі закупівель. Тобто, тендерну документацію замовник формує самостійно і, при цьому, вона не є об’єктом авторського права та/або суміжних прав.

Як скласти річний план на 2022 рік

Основні умови, які повинна містити тендерна документація регламентує стаття 22 Закону. Існують умови, що обов’язково включати до тендерної документації, зокрема:

  • кількість товару;
  • місце поставки;
  • строки поставки товарів, виконання робіт, надання послуг; 
  • строк дії тендерних пропозицій; 
  • алюта, в якій має бути зазначена ціна тендерної пропозиції; 
  • мова, якою повинні бути складені тендерні пропозиції; 
  • проект договору про закупівлю тощо. 

Одночасно існують умови, що може містити тендерна документація, якщо замовник вирішить їх включити. До таких умов належать, наприклад: 

Зважаючи на те, що  є обов’язковим, а що — ні, замовник формує  вимоги до тендерної документації.

Увага! Тендерна документація, складена не відповідно до вимог Закону, тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 1700 грн (ст. 164-14 КУпАП).

Замовники можуть скористатися примірною тендерною документацією, затвердженою наказом Мінекономіки від 13.04.2016  № 680. Вона не враховує останні зміни до Закону, що відбулися з 19.04.2020, але все ж таки може бути використана з метою полегшення структурування вимог замовника.

Аналізуючи норми Закону щодо формування тендерної документації, можемо умовно виділити п’ять блоків основної інформації, що повинна містити документація.

Блок № 1

Загальна інформація для учасників, що включає порядок проведення процедури закупівлі, подання тендерних пропозицій, проходження аукціону та укладання договору. Ця інформація має бути сформована з огляду на норми Закону, що окреслюють порядок відповідних дій. Замовник повинен систематизувати їх в тендерній документації таким чином, щоб учаснику було зрозуміло, як проходитиме процедура закупівлі, на якому етапі і які дії йому вчиняти, чого очікувати в результаті. Також до цього блоку належить основна інформація про закупівлю, зокрема, такі умови як предмет закупівлі, місце поставки, строки, крок зниження ціни в аукціоні та критерії оцінки. Ці умови замовник визначає самостійно.

Блок № 2

Кваліфікаційні критерії до учасників. Замовник обирає один або декілька таких критеріїв відповідно до статті 16 Закону, а також вказує в тендерній документації інформацію про спосіб, яким учасники мають підтвердити відповідність  установленим критеріям і вимогам.Тобто кваліфікаційні критерії замовник обирає з-поміж передбачених Законом, а спосіб їх підтвердження визначає самостійно, з огляду на предмет закупівлі та законодавчих вимог до учасників у сфері відповідної закупівлі.

Тендерна документація: що вимагати від учасників
ЯРОСЛАВА ДУБРОВА,консультант з публічних закупівель, Київ
За законом замовник під час торгів висуває до учасників кваліфікаційні критерії та вимагає подати документально підтверджену інформацію про їхню відповідність цим критеріям. Установлювати можна як лише один, так і кілька кваліфікаційних критеріїв.

Блок № 3

До цього умовного блоку належать вимоги за статтею 17 Закону. Замовник в тендерній документації передбачає відомості встановлені статтею 17, при наявності яких він приймає рішення про відмову учаснику в участі у процедурі закупівлі та зобов’язаний відхилити тендерну пропозицію такого учасника. Закон не вимагає від замовника на етапі подання тендерних пропозицій встановлювати для учасників тендера  спосіб підтвердження  відсутності чи наявності підстав, передбачених статтею 17. Якщо описані в цій статті підстави наявні щодо учасника, то не залежно від вимог тендерної документації, замовник зобов'язаний його відхилити.

Виключенням є учасник переможець. Закон встановлює, що спосіб документального підтвердження згідно із законодавством щодо відсутності підстав статті 17 Закону визначається замовником для надання таких документів лише переможцем процедури закупівлі.

Блок № 4

Це технічна специфікація до предмета закупівлі, яка передбачає сукупність технічних умов, що визначають характеристики товару (товарів), послуги (послуг) або необхідні для виконання робіт щодо об’єкта будівництва, що можуть включати показники впливу на довкілля й клімат, особливості проектування (у тому числі щодо придатності для осіб із обмеженими фізичними можливостями), відповідності, продуктивності, ресурсоефективності, безпечності, процедури забезпечення якості, вимоги щодо найменування продукції, під яким вона продається, термінологію, символи, методику випробувань і тестування, вимоги до пакування, маркування й етикетування, інструкції для користувачів, технологічні процеси й технології виробництва на будь-яких етапах життєвого циклу робіт, товару чи послуги.

Ці вимоги замовник формує в тендерній документації самостійно, орієнтуючись на предмет закупівлі.

Блок № 5

До цього блоку належить проект договору про закупівлю з обов’язковим зазначенням порядку змін його умов.

Проект договору повинен бути сформований так,щоб учасник міг його завантажити, внести свої реквізити та інформацію за результатами аукціону, підписати та надати замовнику. Формуючи проект договору, замовник повинен пам’ятати, що істотні умови договору про закупівлю не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків, передбачених ч. 5 ст. 41 Закону.

Кожен з п’яти розглянутих вище блоків формування інформації в тендерній документації має окрему підставу для відхилення тендерної пропозиції учасника, що передбачена ст. 31 Закону. Для кожної умови тендерної документації існують окремі підстави для відхилення учасників. Йдеться , зокрема,  про мову, аномально низьку ціну, 24 години на виправлення помилок та строк дії тендерної пропозиції. Однак більшість підстав для відхилення прив’язуються до основних напрямків інформації, що ми розглянули.

Отже, формуючи тендерну документацію замовник продумує її вимоги з огляду на механізм їх впливу на учасника. Адже, немає сенсу встановлювати до учасників вимоги в тендерній документації, що не можна буде застосувати при розгляді тендерних пропозицій.

Тендерна документація на закупівлю електроенергії

Увага! Тендерна документація не повинна містити вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації учасників, а також вимог щодо документального підтвердження інформації про відповідність вимогам тендерної документації, якщо така інформація є публічною, оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» та/або міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним.

Водночас тендерна документація може містити іншу інформацію, вимоги щодо наявності якої передбачені законодавством та яку замовник вважає необхідним включити до тендерної документації.

Виправлення невідповідностей в тендерній пропозиції: коли можна і які

Така інформація не повинна бути дискримінаційною, тому як вище зазначено, замовник повинен вимагати те, що передбачено законодавством. Одночасно, якщо документ передбачений законодавством, але не є обов’язковим для отримання учасниками, замовник має право вимагати такий документ. Постановою ВС від 24.06.2020 у справі No 826/15639/17 колегія суддів зазначила, що вимога про документ не передбачений чинним законодавством, як обов’язковий, не позбавляє позивача можливості отримати зазначений документ в добровільному порядку з тим, щоб дотриматися умов конкурсу.

Ті ж документи, що не передбачені законодавством для учасників — юридичних, фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб — підприємців, не подаються ними у складі тендерної пропозиції.

Відсутність таких документів у складі тендерної пропозиції не може бути підставою для її відхилення замовником.

Відповідно до останньої редакції Закону тендерна документація також може містити правила зазначення в договорі про закупівлю грошового еквівалента в національній чи іноземній валюті за офіційним курсом, установленим НБУ станом на дату проведення електронного аукціону.

Ця умова пов’язана із тим, що оголошувати закупівлі замовники можуть із зазначенням очікуваної вартості в іноземній валюті. При цьому, такі дії замовника мають бути обґрунтовані з огляду на те чи є предмет закупівлі імпортного походження або має імпортну складову.

Тендерна документація має бути затверджена рішенням уповноваженої особи або до 01.01.2022 може бути затверджена рішенням тендерного комітету.

Вона безплатно оприлюднюється замовником разом з оголошенням про проведення відкритих торгів в електронній системі закупівель (ЕСЗ) для загального доступу шляхом заповнення полів в ЕСЗ.

Таким чином, тендерна документація повинна бути оприлюднена в той же день, що й оголошення про закупівлю.

Маємо зазначити, що відповідальність за формування тендерної документації несе уповноважена особа, що її затвердила, а от за оприлюднення інформації, у тому числі оголошення про закупівлю одночасно з тендерною документацією,  може відповідати й інша уповноважена особа. При цьому, неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 1700 грн.

Підсумовуючи усе вищевикладене, можемо зробити висновок, що для якісного формування тендерної документації не достатньо компетенцій однієї уповноваженої особи, якщо тільки вона не володіє знаннями щодо будь-якого предмета закупівель. З огляду на це, розуміємо, що для формування в тендерній документації, щонайменше  технічних вимог до предмета закупівлі та проекту договору про закупівлю, варто залучати профільних спеціалістів.

Відповідно до ч. 11 ст. 11 Закону для підготовки тендерної документації та вимог до предмета закупівлі за рішенням замовника уповноважена особа може залучати інших працівників замовника.

Крім того, за рішенням замовника може утворюватися робоча група у складі працівників замовника для розгляду тендерних пропозицій. У разі утворення робочої групи уповноважена особа є її головою та організовує її роботу.

Уповноваженій особі при проведенні складних закупівель слід наполягати на рішенні замовника про залучення інших працівників. Це убезпечить її від відповідальності з питань у яких вона некомпетентна.

Стосовно формування вимог тендерної документації також слід зауважити, що замовникам не варто користуватися тендерними документаціями інших закупівель, адже разом з їх структурою недосвідчений замовник може також отримати порушення чи невідповідності, які вони містять. Для якісного формування тендерної документації замовнику слід опиратися на вимоги Закону та характеристики предмета закупівлі й не обтяжувати такі вимоги надлишковими умовами до документів, адже наслідком може бути порушення в частині допущення або відхилення учасників закупівель.

Кваліфікаційні вимоги тендерної документації

Кваліфікаційні вимоги у тендерній документації — це основні вимоги до учасників процедури закупівлі, завдяки яким замовник може впевнитися у можливості учасника забезпечити закупівлю належним чином, наявності у нього досвіду роботи та фінансового забезпечення, а при необхідності відповідних технічних можливостей та працівників.

Замовник вимагає від учасників процедури закупівлі подання ними документально підтвердженої інформації про їх відповідність кваліфікаційним критеріям.

Перелік кваліфікаційних критеріїв, що можуть бути встановлені до учасників в тендерній документації, регламентує стаття 16 Закону.

Замовник установлює один або декілька з таких кваліфікаційних критеріїв:

  1. наявність в учасника процедури закупівлі обладнання, матеріально-технічної бази та технологій;
  2. наявність в учасника процедури закупівлі працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід;
  3. наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів);
  4. наявність фінансової спроможності, яка підтверджується фінансовою звітністю.

Замовник обирає з переліку цих критеріїв, орієнтуючись на предмет закупівлі. Наприклад, якщо предмет закупівлі не передбачає необхідності залучати висококваліфікованих працівників або великої кількості працівників або наявності в правників учасника специфічних знань, то замовник може не встановлювати кваліфікаційний критерій «Наявність в учасника процедури закупівлі працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід».

Спосіб підтвердження відповідності кваліфікаційним критеріям замовник встановлює самостійно. Насамперед документи, що має вимагати замовник для такого підтвердження, повинні засвідчити відповідність учасника встановленим кваліфікаційним критеріям. Для підтвердження усіх кваліфікаційних критеріїв допустимо вимагати довідку в довільній формі у якій учасник повинен буде зазначити інформацію, що вимагається замовником. Крім того, для забезпечення якісної закупівлі, замовник може встановлювати вимоги надати учасником документи на підтвердження інформації в такій довідці.

Розглянемо детально кожен кваліфікаційний критерій окремо.

Цінова пропозиція

1) Наявність в учасника процедури закупівлі обладнання, матеріально-технічної бази та технологій

Якщо предмет закупівлі передбачає постачання товарів, виконання робіт чи надання послуг для яких потрібне відповідне обладнання, приміщення, транспорт, технології тощо, то замовнику варто застосувати цей кваліфікаційний критерій.

Підтвердження наявності відповідного обладнання, матеріально-технічної бази та технологій може бути у різній формі — документи, що підтверджують власність учасника, оренду, лізинг тощо.

Замовникам варто перевіряти не тільки наявність відповідних документів для підтвердження правомірності використання учасником, вказаної ним матеріально-технічної бази, а і юридичну чинність відповідних документів, зокрема строк їх дії, дотримання умов передачі, здійснення оплати тощо.

2) Наявність в учасника процедури закупівлі працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід.

Якщо предмет закупівлі потребує спеціальних навичок виконавців, замовник може вимагати від учасника наявність такої кваліфікації в його працівників. При цьому, учасник має показати кваліфікацію працівників, що забезпечує їх знання, та досвід.

Підтверджувальними документами можуть бути дипломи, сертифікати про освіту тощо. Досвід можна підтвердити копіями трудових книг, резюме працівників.

Замовник може попросити підтвердження трудових відносин між учасником та його працівниками. У такому випадку можна надати накази, а також трудові книжки.

Для обох вищерозглянутих кваліфікаційних критеріїв Закон передбачає окремі умови, що можуть бути застосовані.

Чи встановлювати кваліфікаційні вимоги до учасника в переговорній процедурі

Якщо для закупівлі робіт або послуг замовник встановлює кваліфікаційний критерій такий як наявність обладнання, матеріально-технічної бази та технологій та/або наявність працівників, які мають необхідні знання та досвід, учасник може для підтвердження своєї відповідності такому критерію залучити потужності інших суб’єктів господарювання як субпідрядників/співвиконавців.

Таким чином, замовник не може обмежувати форму забезпечення учасником підтвердження відповідним вимогам. Наприклад, учасник може не мати власного транспорту та не орендувати його, а просто купити послуги з перевезення, якщо такі послуги потрібно надавати при забезпеченні закупівлі.

Працівники для виконання вимог закупівлі учасником можуть бути найняті за договорами ЦПХ, що не є трудовими. Також, учасник може  залучати працівників субпідрядника/співвиконавця.

3) Наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів).

Наявність досвіду — це вимога, що може бути застосована для будь-якої закупівлі. Учасник повинен довести, що він уже виконував подібні договори і їх виконання було успішне. Це гарантує замовнику можливість виконати учасником і договір у його закупівлі.

Для підтвердження замовник повинен отримати інформацію про повне виконання договору та результат такого виконання. Як правило, замовники вимагають крім довідки в довільній формі з інформацією про такий договір, копію договору, документи на підтвердження його виконання та відгуки замовників, з якими договір виконувався.

Важливо! В тендерній документації замовнику необхідно зорієнтувати учасника, який саме договір вважатиметься аналогічним.

Законодавство не містить поняття «аналогічний договір», проте кваліфікаційний критерій орієнтує, що договір має бути аналогічним за предметом закупівлі. Замовник може прив’язати аналогію до особливостей предмета закупівлі, але такі вимоги не повинні дискримінувати учасників.

Для підтвердження виконання аналогічного договору учасник повинен надати інформацію, що договір виконаний повністю. Якщо в тендерній документації замовник передбачив можливість часткового виконання договору, то учасник може показати виконання тільки необхідної частини договору.

Документи, що підтверджують виконання договору залежать від умов самого договору. Це можуть бути, накладні, акти про виконання робіт чи надання послуг, тощо. Замовник повинен перевірити чи такі документи підтверджують виконання договору повною мірою або у тій частині, що вимагалася тендерною документацією.

Вимоги до відгуку та інформації,  що саме повинен містити відгук, замовник визначає самостійно.

Замовники не можуть встановлювати вимоги для підтвердження учасником відповідності кваліфікаційного критерію про наявність досвіду виконання аналогічного договору, що дискримінують та обмежують. Дискримінаційними вимогами можуть бути обмеження по вартості аналогічних договорів, категорії контрагентів, наприклад, коли вимагаються договори, укладені тільки з бюджетними установами, статус платника податків тощо.

Приклади дискримінаційних вимог у кваліфікаційних критеріях

4) Наявність фінансової спроможності, яка підтверджується фінансовою звітністю.

Зазначений кваліфікаційний критерій сам визначає спосіб підтвердження учасником його відповідності, вказуючи, що фінансова спроможність учасника тендеру підтверджується фінансовою звітністю.

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» визначає, що фінансова звітність — це звітність, що містить інформацію про фінансовий стан та результати діяльності підприємства, яку вони зобов’язані складати на підставі даних бухгалтерського обліку.

Фінансова звітність для різних форм підприємств може бути різна — загальна, консолідована, спрощена.

Замовнику слід встановити, які саме документи фінансової звітності він хоче отримати від учасника та визначити за який період мають бути документи.

Звітним періодом для складання фінансової звітності є календарний рік. Закон передбачає, що у разі встановлення кваліфікаційного критерію фінансової спроможності замовник не має права вимагати надання підтвердження обсягу річного доходу (виручки) у розмірі більшому, ніж очікувана вартість предмета закупівлі (пропорційно очікуваній вартості частини предмета закупівлі (лота) в разі поділу предмета закупівель на частини).

З огляду на цю норму, можемо підсумувати, що фінансову звітність слід вимагати за рік.

При цьому, обсяг річного доходу (виручки) допустимо вимагати у розмірі очікуваної вартості, оскільки така вимога не порушує норми Закону, а от більше вимагати — зась.

Тендерна документація: що вимагати від учасників
Ніна Абаімовауповноважена особа Державної установи «Професійні закупівлі»
Замовник під час закупівлі може оцінити фінансовий стан окремої компанії. І в підсумку — мінімізувати ступінь ризику, коли укладатиме договір. Пояснимо, як правильно застосовувати такий кваліфікаційний критерій

Зверніть увагу! Під час проведення торгів з обмеженою участю замовником застосовуються всі кваліфікаційні згадані кваліфікаційні критерії. Для інших конкурентних процедур замовник може обирати.

У разі участі об’єднання учасників підтвердження відповідності кваліфікаційним критеріям здійснюється з урахуванням узагальнених об’єднаних показників кожного учасника такого об’єднання на підставі наданої об’єднанням інформації.

Якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником у тендерній пропозиції та/або подання яких вимагалось тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в ЕСЗ (ч. 16 ст. 29 Закону).

Таке повідомлення має містити вимогу про усунення невідповідностей, зокрема що підтверджують відповідність учасника процедури закупівлі кваліфікаційним критеріям відповідно до статті 16 Закону.

Учасник процедури закупівлі виправляє такі невідповідності протягом 24 годин з моменту розміщення замовником в електронній системі закупівель повідомлення.

Замовник розглядає подані тендерні пропозиції з урахуванням виправлення або невиправлення учасниками виявлених невідповідностей.

Таким чином, замовник обмежений кваліфікаційними критеріями, що встановлені в Законі, проте вільний у виборі встановлення способу їх підтвердження, а учасники мають можливість виправити свої помилки у разі недотримання відповідних вимог, що обом сторонам дає можливість успішно завершити закупівлю.

logo