Планування закупівель: як організувати взаємодію підрозділів

12 листопада 2021
947
Середній бал: 5 із 5

Організації і планування закупівельної діяльності підприємства справа відповідальна. Під час планування закупівель на 2022 рік замовнику слід пам’ятати, що це відповідальність не лише тендерників. Роз’яснюємо, які документи щодо планування закупівель, доцільно запровадити на підприємстві, щоб забезпечити злагоджену взаємодію працівників.


Тендерний комітет до 01.01.2022 або уповноважена особа замовника, яка несе відповідальність за підготовку річного плану, має володіти всією необхідною інформацією для грамотного планування закупівель. Саме завдяки завчасному плануванню можна:

Річне планування — це досить складне завдання, що вимагає злагодженої взаємодії усіх підрозділів. Тож скористайтеся експертними порадами, які  допоможуть спростити цей процес.

Чи може керівник допов­нити посадову інструкцію працівника обов’язками УО

Хто займається плануванням на підприємстві

Насамперед замовникам необхідно зрозуміти, що уповноважена особа (УО) або тендерний комітет (ТК) узагальнюють проєкт річного плану закупівель, схвалюють та й оприлюднюють його в електронній системі закупівель. УО чи ТК не зобов’язані:

  • визначати потребу в товарах, роботах або послугах;
  • проводити перевірку складських залишків;
  • моніторити очікувану вартість предмета закупівлі.

Три перелічені завдання, мають виконати ініціатори закупівлі.

Як завершити закупівлі ТК наприкінці 2021 року

Документи щодо планування закупівель

Планування та проведення закупівель наприкінці року пов’язані з фінансуванням, а саме — з формуванням проєкту фінансового плану чи кошторису в бюджетних установах. Таким чином, відповідальні закупівельники та замовники з великим обсягом закупівель розпочинають планування закупівлі товарів, робіт, послуг завчасно.

Аби організувати процес планування та формування річного плану закупівель відповідно до приписів Закону № 922, доцільно впровадити деякі документи.

По-перше, вам необхідно затвердити положення або положення/порядок організації та проведення закупівель та їх подальшого проведення (далі — Порядок планування закупівель).

Усі закупівлі розпочинає зацікавлений у них ініціатор. Він має взяти на себе відповідальність за своєчасність подання інформації до закупівельного підрозділу, а саме тендерників. У більшості випадків тендерників не залучають до формування бюджету, через що вони можуть отримувати відомості щодо запланованих видатків не повністю або із затримкою.

Таким чином, на початку планування закупівель на наступний рік ініціатор повинен розуміти, до кого звертатися, коли у нього виникла потреба. Своєю чергою, тендерник, що займається безпосередньо проведенням закупівель у замовника, має знати точну інформацію стосовно предмета закупівлі, його якості, термінів проведення закупівлі.

Саме для узгодження їхніх дій замовнику слід затвердити Порядок планування закупівель. Завдяки цьому документу встановлюються єдині правила взаємодії в організації. Порядок допоможе запобігти перекладанню відповідальності, затримці чи зриву закупівлі учасниками закупівельного процесу.

Робимо висновок: аби уникнути труднощів із плануванням закупівель, закріпіть необхідні положення у Порядку планування закупівель.

По-друге, вам необхідно видати наказ про формування річного закупівельного плану на майбутній рік.

У ньому слід зазначити:

  • осіб, які відповідають за підготовку заявок до річного плану;
  • термін, протягом якого вони повинні надати уповноваженій особі внутрішні заявки.

Завдяки цьому документу ви уникнете безладу в процесі річного планування. 

Як оптимізувати збір інформації, щоб врегулювати порядок планування закупівель

Замовнику слід урахувати деякі тонкощі планування закупівельної діяльності.

Уповноважена особа або тендерний комітет розпочинають формування річного плану закупівель на 2022 рік після отримання усіх заявок до нього. Види закупівель та термін їх проведення визначаються на підставі цих заявок.

Частина 2 статті 4 Закону № 922 регламентує, яку обов’язкову інформацію необхідно зазначати в річному плані. Такі відомості слід зазначити у внутрішній заявці на проведення закупівлі, що відповідальні особи надають УО.

Що врахувати при визначенні очікуваної вартості електроенергії

Зважте, що для створення й узгодження заявки знадобиться певний час — як правило, щонайменше тиждень.

Для оптимізації збору інформації запровадьте єдину форму, завдяки якій ініціатори закупівель надаватимуть інформацію про включення закупівель до річного плану. Такі дії допоможуть прискорити їхнє опрацювання.

Є сенс розділити відповідальність з ініціаторами закупівель та визначити термін на подання пропозицій до річного плану — припустимо, 20 днів від моменту затвердження бюджету.

Буде корисним також орієнтуватися на інформацію про суми витрат із річних закупівельних планів за попередні роки. Іноді відбувається так, що ініціатори закупівель надають відомості про очікувані витрати не повною мірою — наприклад, про потребу лише І кварталу. Наслідком може стати уникнення процедур закупівель, передбачених Законом № 922.

Після збору необхідної інформації уповноважена особа починає формування річного плану. Для коректного складення зведеного річного плану закупівель у Порядку планування закупівель слід конкретизувати вимоги до даних, які готують ініціатори закупівлі.

Зважте, що майже третину закупівель скасовують через недостатню кількість учасників, а це — прямий наслідок погано підготовленого тендера.

Тож, якщо не впевнені, що знаєте всі тонкощі планування закупівельної діяльності, заручіться підтримкою експертів.

Долучайтеся до підписників журналу «Держзакупівлі», експертно-правової системи «Expertus: Держзакупівлі» або підвищуйте кваліфікацію на курсах з публічних закупівель у Вищій школі Закупівельника.

logo