Годовой план закупок: порядок составления

20 вересня 2021
442
Середній бал: 5 із 5
експерт, юрист, заступник начальника служби матеріально-технічного постачання та закупівель ДП «МТП «Чорноморськ»

К началу нового закупочного периода осталось еще 3 месяца, но для многих заказчиков подготовка к закупочной компании уже началась. Следовательно, напомним, как составить план закупок с целью избежания коллапсов в начале года. В статье рассмотрим порядок составления годового плана закупок, с учетом изменений в организации закупочной деятельности заказчиков, которые состоятся с 01.01.2022 года.

Напомним, что годовой план закупок по-новому Закону закупщики уже составляли на 2021 теперешний. Однако некоторые изменения вступят в силу только с 01.01.2022 года. Давайте разберемся, как правильно составить годовой план закупок.

 Когда собирать информацию для планирования

Кто отвечает за составление годового плана закупок

Напомним, что с 01.01.2022 года организацией закупочной деятельности Заказчиков по всем видам закупок в соответствии с требованиями Закона Украины «О публичных закупках» (далее - Закон) будут заниматься исключительно уполномоченные лица, назначаемые заказчиком одним из способов, указанных в ст. 11 Закона. Именно уполномоченное лицо в соответствии с требованиями п. 1 ч. 10 ст. 11 Закона планирует закупки и формирует годовой план закупок в электронной системе закупок.

Таким образом, заказчикам, организацией и проведением процедур закупок которых в настоящее время занимаются тендерные комитеты, уже сейчас нужно задуматься о передаче таких функций уполномоченным лицам. Особенно это касается тех заказчиков, объем годовых закупок которых требует назначения не одного, а нескольких уполномоченных лиц. Это связано в первую очередь с тем, что ответственность за организацию и проведение публичных закупок персонализировано. Поэтому своевременное обнародование плана, внесение изменений в него, избрание предмета и вида закупки - личная ответственность каждого уполномоченного лица. При этом отдельные категории закупок, например, закупку электрической энергии, закупку природного газа и других товаров и услуг, обеспечивающих непрерывную работу предприятия, следует начинать уже в конце года.

Поэтому, считаем, что целесообразно назначать или возлагать функции уполномоченного лица / лиц, осуществляющих организацию закупочной деятельности заказчика, на работника / работников заказчика уже на этапе планирования закупок на 2022.

Годовой план закупок: порядок составления

Определение потребности предприятия

Согласно ч. 1 ст. 4 Закона планирование закупок осуществляется на основании имеющейся потребности в закупке товаров, работ и услуг. Формирование годового плана закупок, в свою очередь, осуществляется на основании годовой потребности заказчика. От запланированного объема необходимых товаров, работ и услуг в дальнейшем зависит правильное избрание необходимого вида закупки (допороговая закупка, упрощенная закупка или процедура закупки), что позволит проводить закупки эффективно, своевременно и без нарушений требований Закона, в частности ч. 10 ст. 3 Закона, которым определено, что заказчик не имеет права делить предмет закупки на части с целью избежания проведения процедуры открытых торгов / упрощенных закупок или применения этого Закона.

Выбор организации процесса определения годовой потребности заказчики осуществляют по своему усмотрению. Формирование годовой потребности можно отнести к начальному этапу планирования, но Законом не установлено, что это относится непосредственно к функциям уполномоченного лица. С целью обеспечения качественного и непрерывного закупочного процесса на предприятии, организация проведения закупок должна быть упорядочена путем утверждения соответствующего порядка, регламентирующего взаимодействие подразделений с уполномоченным лицом во время как непосредственного проведения закупок так и при планировании закупок. Так, подразделения смогут определять реальную потребность, а уполномоченное лицо анализировать и обобщать информацию для дальнейшего формирования годового плана закупок.

Обычно, при планировании закупок, заказчики ориентируются на объем закупок, осуществленных в текущем году с учетом расходов, утвержденных сметой или финансовым планом на следующий год.

Во избежание лишнего расходования государственных средств, при планировании закупок также следует учитывать остатки на складах, изменения в структуре или организации деятельности, если такая планируется в году, на который составляем план закупок.

 

Определение предметов закупок

Для определения предмета закупки следует руководствоваться требованиями Закона и Порядка определения предмета закупки, утвержденных приказом Минэкономики от 15.04.2020 № 708 (далее - Порядок 708). Так, согласно п. 3 раздела I Порядка, предмет закупки товаров и услуг определяется заказчиком согласно пунктам 21 и 34 ч. 1 ст. 1 Закона и по показателю четвертой цифры Единого закупочного словаря. При этом, при планировании закупок товаров, например оборудования, требующего установления или монтажа (или других сопутствующих услуг), заказчикам следует быть внимательными, ведь если закупка такого товара производится одной закупкой вместе с услугами на установление в соответствии с требованиями п. 34 ч .1 ст. 1 Закона, стоимость таких услуг не должна превышать стоимость самих товаров.

Определение предмета закупки работ согласно п. 4 раздела I Порядка осуществляется заказчиком в соответствии с п. 27 ч. 1 ст. 1 Закона по объектам строительства. Таким образом заказчик при планировании должен учесть, что, например, капитальный ремонт общежития по адресу ул. Победы 1 и капитальный ремонт общежития по адресу ул. Победы 21 - различные предметы закупки.

По определению предмета закупки и размещение информации в электронной системе закупок также обнародованы разъяснения Минэкономики от 03.09.2020 № 3304-04 / 53972-06.

Заказчик должен внимательно отнестись к определению предмета закупки, поскольку за нарушение порядка его определения в соответствии с ч. 1 ст. 164-14 Кодекса об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность.

Годовой план закупок: порядок составления
Елена Степанова директор ООО «СИ БИЗНЕС КОНСАЛТИНГ», Одесса
Чтобы организовать процесс формирования годового плана закупок, корректно выбрать вид закупки и эффективно распоряжаться своим рабочим временем, заказчику необходимо организовать процесс взаимодействия работников при планировании.

Определение ожидаемой стоимости

При расчете ожидаемой стоимости заказчику стоит руководствоваться Примерной методикой определения ожидаемой стоимости предмета закупки, утвержденной приказом Минэкономики от 18.02.2020 № 275 (далее - Методика).

При этом, одним из этапов определения ожидаемой стоимости является формирование описания предмета закупки с указанием технических характеристик и анализ соответствующего рынка. Учитывая важность правильного определения ожидаемой стоимости, что позволит избежать как завышения стоимости, которое может привести к излишнему расходованию государственных средств, так и ее занижения, которое приведет к отсутствию предложений для участия в закупках, в Методике Минэкономики предложено привлекать не только специалистов заказчика, а также - экспертов на договорной основе. Руководствуясь ч. 4 ст. 4 Закона и рекомендациями, приведенными в Методике, заказчик может проводить рыночные консультации в т.ч. путем организации открытых встреч с потенциальными участниками.

Способ определения цены для каждого предмета закупок зависит прежде всего от характеристик самого предмета закупки, его распространенности на рынке, порядка формирования цен на него. При получении ценовых предложений, на предложенную поставщиком / исполнителем стоимость также могут влиять условия поставки и оплаты, установленные заказчиком.

В любом случае заказчик должен отнестись к определению ожидаемой стоимости с ответственностью, с целью предотвращения проявлений злоупотреблений и для обеспечения эффективного проведения закупок.

Определение процедуры закупок

Вид закупки определяется на основании информации об объемах потребностей заказчика по каждому предмету закупки с учетом ожидаемой стоимости. Отмечаем, что основными видами закупок, обеспечивающих соблюдение принципов закупок – являются конкурентные процедуры закупки и упрощенные закупки.

Выбор процедуры закупки, с учетом информации о годовой потребности и ожидаемой стоимости осуществляет уполномоченное лицо заказчика. При возведении проекта годового плана избрание по какой именно процедуре будет проведена закупка – является почти завершающим этапом планирования.

На этом этапе уполномоченное лицо также должно проанализировать наличие оснований у заказчика для проведения переговорных процедур закупок и закупок без применения порядка проведения упрощенных закупок. В частности, с учетом изменений в Законе, напоминаем, что такое основание для проведения переговорных процедур закупок и закупок без применения порядка проведения упрощенных закупок, как отсутствие конкуренции по техническим причинам, должно быть подтверждено документально заказчиком. Если же у заказчика возникают сложности с соответствующим документальным подтверждением, лучше запланировать проведение  соответственно открытых торгов или упрощенной закупки, и в дальнейшем заключить договора по результатам переговорной процедуры закупки в соответствии с п. 1 ч. 2 ст. 40 Закона или прямой договор в соответствии с п. 1 ч. 7 ст. 3 Закона. Указанное немного затянет проведения закупки, однако позволит избежать недоразумений со стороны органов государственного финансового контроля.

Утверждение годового плана

Годовой план закупок утверждается решением уполномоченного лица и оформляется протоколом с указанием даты принятия решения, который подписывается уполномоченным лицом.

Напоминаем, что в годовой план не включаются закупки, для осуществления которых Закон не применяется в случаях, определенных в ч. 5 и ч. 6 ст. 3 Закона. Кроме того, к годовому плану не включаются расходы, которые осуществляются как возмещение (компенсация) расходов, в том числе таких как возмещение расходов по отчетам об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (авансовому отчету).

Также предусмотрено отражение в годовом плане изменения существенных условий договора о закупке, осуществляемой в порядке, определенном ч. 5 ст. 41 Закона, а также других обязательств по договорам о закупке, заключенным в предыдущие годы и срок действия которых не истек в установленном законодательством порядке, о чем говорилось в письме Минэкономики от 03.09.2020 № 3304-04 / 54160-06.

В годовом плане также отмечается ориентировочное начало проведения закупки.

Популярное среди коллег-закупщиков:

Публикация годового плана закупок

Согласно абз. 2 ч. 1 ст. 4 Закона годовой план закупок и изменения к нему безвозмездно публикуются заказчиком в электронной системе закупок в течение пяти рабочих дней со дня утверждения годового плана и изменений к нему. Информация, которая должна быть обнародована приведена в ч. 2 ст. 4 Закона. При этом внесение указанной информации о каждой запланированной закупке осуществляется заказчиком перед проведением соответствующей закупки. Учитывая, что планирование закупок осуществляется на основании имеющейся потребности, Закон не содержит требований относительно обнародования годового плана закупок заранее, с включением в него всех запланированных закупок.

Итак, теперь вы знаете азы планирования закупок, понимаете:

  • что учесть при составлении плана,
  • кто подписывает годовой план закупок,
  • когда его обнародовать.

Если хотите отшлифовать свои навыки составления годового плана закупок, присоединяйтесь к студентам курса «Как запланировать закупки в 2021 году, чтобы вовремя получить нужное».

Чтобы вы могли убедиться в качестве учебного и практического материала, мы открываем демодоступ к курсу на 24 часа.

⏰ 24 БЕСПЛАТНОГО ОБУЧЕНИЯ

logo