Ответственность за ненадлежащее хранение закупочных документов

21 жовтня 2021
27
Середній бал: 5 із 5
головний редактор журналу «Держзакупівлі»

Вы активно закупаете через Prozorro и формируете в основном электронные документы. А храните ли их по всем требованиям? Ведь правил хранения никто не отменял. Более того, за их нарушение виновным лицам грозит штраф или арест. Проверьте, все ли вы делаете правильно.



За неправильное хранение закупочных документов предусмотрена административная ответственность. Об этом не сказано в статье 164-14 КоАП, определяющей нарушения, за которые служебные, должностные, уполномоченные лица заказчика несут наказание. Ответственности за нарушение порядка, сроков ведения и хранения закупочных документов данная статья не предусматривает. Зато ее устанавливает статья 92-1 КоАП — «Нарушение законодательства о Национальном архивном фонде и архивных учреждениях».

Каковы сроки и как правильно их рассчитывать

В данной статье кроме ответственности за нарушение требований хранения документов предусмотрена и ответственность для лиц, которые их повредили, незаконно уничтожили или скрыли. Также закон запрещает:

  • незаконно передавать архивные документы другому лицу;
  • нарушать порядок доступа к этим документам;
  • не уведомлять государственное архивное учреждение об имеющихся архивных документах при возникновении угрозы их уничтожения или значительного ухудшения состояния.

Обратимся и к статье 298-1 УК, которая рассматривает как нарушение уничтожение, повреждение или сокрытие документов либо уникальных документов НАФ. Если будет доказано, что такие действия лицо совершило преднамеренно, его штраф или арест.

Ответственность за нарушение правил хранения документов и других правил, описанных в кодексах, несут два должностных лица..

✔️ Три требования к хранению документов на электронных носителях

Все документы хранят по месту формирования дел в службе делопроизводства или других структурных подразделениях заказчика с момента, когда их создали, получили и передали на хранение в архив.

Государственные и коммунальные организации передают документы НАФ на постоянное хранение в государственные архивы или архивные отделы городских советов в обязательном порядке, а другие организации — на основании договоров между владельцем документов и архивным учреждением.

logo