Продление срока действия договора: что учесть заказчику

16 листопада 2021
187
Середній бал: 5 із 5
експерт, адвокатка зі спорів з контролюючими органами, консультантка з закупівель

Львиная доля заказчиков не могут позволить себе перебои в закупке определенных ТМЦ/работ/услуг. Поэтому о продлении срока действия тендерного договора на следующий год следует позаботиться заблаговременно. Ключевые особенности продления действия договора о закупке на следующий бюджетный период узнайте в статье.

Продовження терміну дії договору: правове підґрунтя

Продление срока действия договора: правовая основа

Частью первой статьи 41 Закона № 922 предусмотрено, что договор о закупке заключается в соответствии с нормами ГКУ и ХКУ, с учетом особенностей, определенных данным Законом.

В то же время, законодатель предоставляет заказчикам возможность непрерывно получать определенные ТМЦ в период, когда новые договоры еще не заключены. Эта опция предусмотрена ч. 6 ст. 41 Закона № 922, где сказано, что действие договора о закупке может быть продлено на срок, достаточный для проведения процедуры закупки / упрощенной закупки в начале следующего года в объеме, не превышающем 20% суммы, определенной в начальном договоре о закупке, заключенном в предыдущем году, если расходы на достижение этой цели утверждены в установленном порядке.

⚡ Як провести додаткову закупівлю електроенергії

То есть нужно соблюдать следующие требования Закона № 922:

  • сумма договора не может превышать 20% от суммы начального договора;
  • расходы на выполнение договора должны быть утверждены надлежащим образом;
  • закупка касается предмета, который постоянно нужен и который указан в первичном договоре (наиболее распространенные случаи: канцтовары, услуги по питанию (для детсадов, школ больниц), горючее и т. п.).

Обратите внимание, что, продлевая договор, нужно просчитать срок его действия. В этом случае обязательно учтите, что участники могут обратиться с жалобой в АМКУ, что, в свою очередь, затянет процесс заключения нового договора.

Кто должен позаботиться о продлении тендерного договора на следующий год

В первую очередь, в пролонгации договора заинтересованы работники заказчика, которые нуждаются в определенных ТМЦ. Например, работники заказчика, которые формируют документы (договоры, отчеты, и т. п.), заинтересованы в непрерывной поставке канцелярских товаров. Скорые больниц нуждаются в горючем, а детские сады – в бесперебойной поставке продуктов (или услуг по организации питания).

То есть работники, нуждающиеся в канцтоварах, водители скорых, повара (или воспитатели в детсадах) заинтересованы в бесперебойной поставке указанных ТМЦ/услуг. Поэтому целесообразно, чтобы именно такие работники заказчика, то есть инициаторы закупки, информировали руководство и/или уполномоченных лиц об определенных потребностях на начало следующего года, например, в докладных записках. Это желательно сделать за месяц, или хотя бы за 2 недели до окончания текущего года.

И тогда заказчик может проинформировать поставщика о необходимости продлить действие договора.

Продовження строку дії договору: що врахувати замовникуВнимание, важный нюанс! Заказчик не может заставить поставщика продлить действие договора. Поэтому многое зависит от того, вовремя ли заказчик выполнял свои обязательства, и от переговорных умений руководителя. Впрочем, предмет закупки также важен. Сейчас поставщики готовых продуктов питания, такие как рестораны, во время карантина более склонны к уступкам, нежели поставщики, скажем, горючего.

 

Алгоритм продления срока действия договора о закупке

1. Первое, что нужно сделать, – это определить необходимость продления закупки на начало нового календарного года и сформировать соответствующие внутренние документы. В частности, докладную записку, распорядительный документ руководителя и т. п.

2. Затем необходимо провести переговоры с поставщиком.

3. Поскольку продление договора о закупке, как правило, оформляется дополнительным соглашением, то есть приложением к такому договору, обнародовать информацию о продлении действия договора нужно в течение трех рабочих дней со дня его заключения (п. 10, п. 11 ч. 1 ст. 10 Закона № 922). А это значит, что дополнительное соглашение следует заключать не позднее, чем за четыре рабочих дня до нового календарного года. Например, в 2021 году последним днем, с даты которого отсчитывается три рабочих дня, является 28 декабря.

4. Следующий шаг – учитывая требования пп. 2.2 приказа Минфина от 02.03.2012 г. № 309, заказчикам нужно подать в соответствующий орган Казначейства в течение 7 рабочих дней такое дополнительное соглашение(для подтверждения необходимости уплаты таких расходов). Для «перестраховки» целесообразно приложить и другие обоснования для приобретения таких ТМЦ, услуг (например, докладную записку работника, не являющегося УЛ).

6. Поскольку фактически договор о закупке продлен, отчет о его выполнении нужно обнародовать в течение 20 рабочих дней со дня выполнения сторонами договора или окончания срока действия договора, при условии его выполнения сторонами, или его расторжения (п. 12 ч. 1 ст. 10 Закона № 922).

Продовження строку дії договору: що врахувати замовнику
Ярослава Дуброваконсультант з публічних закупівель, Київ
Плануємо продовжити дію договору на 20%. Чи є обмеження щодо якихось предметів закупівель?

4 акцента продления тендерного договора на следующий год

Подытожим, что нужно учитывать при пролонгации договора.

1. Договор нужно продлевать до его окончания. Например, если договор был заключен до 01 декабря, его следует продлить не позднее ноября.

2. Сумма дополнительного соглашения не должна быть больше 20% от первичного договора.

3. Характеристики ТМЦ/работ/услуг должны быть в дополнительном соглашении такими же, как и в начальном договоре, и требовать постоянной их поставки. Например, нельзя изменить бензин А-95 на дизельное топливо.

4. При установлении срока дополнительного соглашения нужно учесть как потребности заказчика, так и то, что заключение нового договора может быть отсрочено. Например, в связи с жалобой в АМКУ одного из участников.

Таким образом, для обеспечения непрерывной поставки в начале нового календарного года определенных ТМЦ/работ/услуг заказчик может подписать дополнительное соглашение. Впрочем, подписывая его, заказчикам следует убедиться в том, что их действия отвечают требованиям действующего законодательства.

logo