Документы для участия в тендере – перечень и как подготовить

15 лютого 2022
320
Середній бал: 5 із 5
експерт, адвокатка зі спорів з контролюючими органами, консультантка з закупівель

В данной статье рассмотрим, какие документы нужно иметь участнику для участия в тендере и на что обращать внимание при подготовке документов для тендера.

Закон № 922 написан так, что у участников (особенно у тех, кто только сейчас решил принять участие в закупке, или у тех, кто несколько лет не предлагал свои ТМЦ/услуги) возникают вопросы о том, какие документы нужны для участия в тендере.

 Скільки і як зберігати закупівельні документи

Основные документы для участия в тендере

Перечень основных документов для тендера содержится в тендерной документации заказчика. Поэтому фактически участнику достаточно соблюдать требования заказчика. Впрочем, иногда заказчики устанавливают требования, которые не в полной мере соответствуют предписаниям законодательства (об этом ниже), поэтому участникам нужно помнить о следующем.

Документи для участі в тендері – перелік та як підготувати

Под классификацией «Обязательные для всех тендеров» имеется в виду, что независимо от предмета тендера (ТМЦ, работы/услуги, вида ТМЦ и т. п.) участники должны предоставить следующие документы.

1. Тендерное предложение. Это понятно, так как без надлежащим образом оформленного и поданного предложения участник не сможет принять участие в тендере.

2. Документы, подтверждающие личность (первые страницы паспорта и страница, где указано место регистрации). Как правило, такие документы запрашиваются у предпринимателей и по руководителям юридического лица.

3. Справка об отсутствии судимости. Ее также запрашивают у предпринимателей и руководителей или лица, которое от участника подает тендерное предложение.

4. Документы, подтверждающие право подписи в тендерной документации. Это может быть приказ на назначение руководителя, доверенность (если выдана предприятием, то заверена подписью руководителя и печатью (при наличии), если участник – предприниматель, доверенность должна быть заверена нотариально).

5. Справка от налогового органа об отсутствии задолженности по налогам и сборам. Обратите внимание, что в отдельных случаях, предусмотренных п. 13 ч. 1 ст. 17 Закона № 922, заказчик не обязан отклонять тендерное предложение участника, который хотя и имеет налоговую задолженность, но принял меры по рассрочке и отсрочке такой задолженности в порядке и на условиях, определенных законодательством страны регистрации такого участника.

6. Информация о конечном бенефициарном собственнике юридического лица –участника.

7. Документы, подтверждающие, что в отношении участника не возбуждено дело о банкротстве (ведь заказчик не может доверить выполнение заказа ненадежному поставщику).

Под классификацией «Указанные в тендерной документации» подразумеваются документы, возникающие в определенной закупке. Например, для поставки продуктов питания не нужна лицензия на продажу горючего или для услуг по перевозкам участник закупки обязательно должен иметь транспортные средства (собственные или арендованные) и т. п.

 

Дополнительные документы для участия в тендере

Так называемыми «дополнительными» документами являются:

1. Лицензии и сертификаты. Но только в тех закупках, где ТМЦ/работы/услуги подлежат лицензированию и сертификации.

2. Документы, подтверждающие факт наличия опыта в таких правоотношениях. В частности, договоры о поставке аналогичного товара или выполнении аналогичных работ. Это требование – не просто прихоть заказчика, а призвано оградить бюджетные средства от ненадежных поставщиков. Впрочем, заказчик может написать, что нужно предоставить справку от предыдущего заказчика (покупателя) о том, что участник выполнил свои обязательства в предыдущем договоре.

3. Документы о наличии у участника тендера оборудования, материально-технической базы и технологий. Например, для осуществления строительства школы/казармы нужно иметь соответствующую строительную технику. Для осуществления поставки питания в больницу нужно иметь хотя бы соответствующие плиты (уже не говоря о помещении, где все это будет готовиться), и объяснить, каким образом еда будет поставляться в больницу. В частности, можно арендовать в больнице какую-то часть помещения и поставить электрические плиты. В этом случае нужно приложить договор аренды помещения (или предыдущий договор и наличие электрических плит).

Поэтому участники должны предоставлять, в зависимости от предмета закупки:

  • документы на право собственности или аренды определенных технологических средств (автомобилей, бульдозеров, электрических плит и т. п.);
  • договоры (в т. ч. предыдущие) о приобретении определенных ТМЦ.

4. Документы о наличии у участника работников соответствующей квалификации, имеющих необходимые знания и опыт. Например, участник, который собирается ремонтировать здание, должен иметь в своем штате или по ГПД соответствующее количество работников, имеющих навыки в ремонте здания (каменщики, строители и т. п.). Если на предприятии только один человек – директор и нет подтверждений того, что в ближайшее время будут привлечены работники строительной профессий, такие обстоятельства приведут к тому, что заказчик своевременно не получит нужного ремонта. Поэтому вероятность того, что такой участник не выиграет тендер, — сверхвысокая.

5. Финансовая отчетность. Закон № 922 допускает, что финансовая отчетность раскроет фактическое состояние участника (его платежеспособность, наличие основных средств и т. п.).

6. Документ, об обеспечении тендерного предложения/предложения (обычно это банковская гарантия). Для этого нужно просмотреть, что именно указано в тендерной документации. В частности, согласно Закону № 922 заказчик должен указать условия предоставления обеспечения, в частности:

-  размер обеспечения;
- срок его действия;
- предостережения относительно случаев, когда такое обеспечение не возвращается участнику.
 

На что обращать внимание при подготовке документов для тендера

Поскольку каждая закупка и тендер – особенные, одного общего универсального совета для участников нет. Впрочем, участникам нужно помнить о следующих моментах.

1. Нужно внимательно изучать тендерную документацию и требования к участникам. В частности, согласно требованиям ч. 3 ст. 22 Закона № 922 тендерная документация может содержать иную информацию, требования о наличии которой предусмотрены законодательством и которую заказчик считает необходимым изложить. Поэтому, даже если участник уже 5 лет успешно выигрывает тендеры, ему стоит проверить, на самом ли деле все документы им были поданы к конкретному тендеру.

2. Согласно ч. 4 ст. 22 Закона № 922 тендерная документация не должна содержать требований, которые ограничивают конкуренцию и приводят к дискриминации участников. То есть, если заказчик установил требования о предоставлении доказательств выполнения аналогичных договоров по конкретному городу или только по заказчикам, а не любому покупателю, такие требования могут признать дискриминационными. Учитывая этот момент, участник, который выполнял договоры только частному сектору и это только первый его тендер, может подать жалобу в АМКУ с большим шансом подать только договоры, которые были выполнены «частному сектору».

3. Также ч. 4 ст.22 Закона № 922 предусматривает, что тендерная документация не должна содержать требований о документальном подтверждении информации о соответствии требованиям тендерной документации, если такая информация является публичной и обнародована в форме открытых данных согласно Закону Украины «О доступе к публичной информации» и/или содержится в открытых единых государственных реестрах, доступ к которым свободен.

Эта норма имеет несколько двоякое значение. С одной стороны, заказчик не должен требовать предоставить справку/извлечение о включении предприятия (или предпринимателя) в Единый государственный реестр юридических лиц, физлиц-предпринимателей и общественных формирований. В то же время, эксперты везде пишут, что нужно предоставить справку об отсутствии банкротства, о том, что участник является плательщиком НДС или единого налога, и т. п. Но все эти данные есть в открытом доступе.

Поэтому, хотя заказчик и может проверить определенные данные в открытых реестрах, участнику, который желает выиграть тендер, стоит предоставить такие данные. При таких обстоятельствах участником будут соблюдены требования тендерной документации и не возникнет конфликт с заказчиком.

 

logo