Дефектный акт: образец

16 березня 2021
4342
Середній бал: 5 із 5
експерт, адвокатка зі спорів з контролюючими органами, консультантка з закупівель

На балансе каждого заказчика состоит хотя бы одно основное средство (ОС). Когда приходит время ремонтировать такое ОС, необходимо оформить первичные и распорядительные документы. Сегодня рассмотрим один из таких документов — «дефектный акт». Когда, кто и как должен его оформить? Разъяснения с образцом документа для вас — в статье.

Что такое дефектный акт

Деятельность любой организации, в том числе заказчика, подлежит детальному документированию. Каждое действие должно быть обосновано в письменном виде и зафиксировано в соответствующих документах: приказах, докладных записках, актах и т.п.

В случае если нужно выполнить текущий или капитальный ремонт, заказчик должен иметь письменное обоснование его проведения. На практике первым документом, на основании которого узнают о необходимости ремонта, является докладная записка мастера или иного лица, ответственного за работоспособность определенного основного средства.

Как определять предмет закупки для услуг по текущему ремонту

После этого необходимо рассчитать, какие расходы понесет заказчик на ремонт, а именно:

  • какое количество ТМЦ (деталей, запчастей и т.п.) нужно приобрести;
  • какие работы (сборка, установка и т. п.) следует выполнить;
  • на какой площади/объекте (например, 10 м²крыши или на двигателе автомобиля) необходимо выполнить работы, чтобы отремонтировать определенный объект.

Именно для определения потребности в ремонте определенного участка основного средства, для выяснения, какие ТМЦ нужно использовать, какие работы выполнить, и их количества и формируется дефектный акт.

Таким образом, дефектный акт в Украине — это документ, на основании которого определяется, что и с помощью каких инструментов нужно отремонтировать.

Для чего нужен дефектный акт

Как следует из названия, этот документ призван установить, какие дефекты есть у основного средства и каким образом их можно устранить.

То есть дефектный акт нужен для того, чтобы определить: какие именно части основного средства подлежат ремонту и с помощью каких действий (приобретение новых запасных частей, проведение сварки, замены частей и т. п.).

Не единичны случаи, когда в процессе текущего ремонта выявляется необходимость в выполнении дополнительных не предусмотренных работ. Тогда на них составляется дефектный акт. Например, ремонтировали пол на кухне и обнаружили, что протекает водогонная труба. В такой ситуации придется составить дефектный акт на непредвиденные работы – ремонт или замену такой трубы.

Приведем три основных функции дефектного акта в таблице:

Функция дефектного акта

Для чего нужна

Подтверждение необходимости в ремонте

Служит письменным подтверждением того факта, что заказчику необходим неотложный ремонт определенного объекта. При проверке ГАСУ поможет подтвердить необходимость осуществления расходов на ремонт именно в выполненном объеме

Очерчивание масштабов ремонта и перечня необходимых мер

В частности, заведение может просчитать необходимое количество денег для ремонта и определиться с приоритетами: выполнить неотложный ремонт и сэкономить на чем-то другом или отложить ремонт на следующий год, и при этом выполнить ряд мероприятий для получения денег на такой ремонт. Помните, что именно на основании дефектного акта разрабатывается сметная документация для проведения текущего ремонта, которая утверждается заказчиком

Контроль списания ТМЦ и объемов работ

Помогает проконтролировать количество списанных на ремонт ТМЦ и объемы выполненных работ

 

При этом дефектный акт не является тем документом, на основании которого определятся окончательная стоимость ремонта. Он помогает просчитать расходы, но полный расчет стоимости ремонта производится позже.

Как составлять дефектный акт

Законодательством четко не регламентирован порядок составления дефектного акта, однако обычно он составляется на каждое основное средство или объект отдельно. Например, для ремонта автомобиля составляется один дефектный акт, а для ремонта крыши — другой. В то же время, если ремонту будет подлежать определенное помещение, например вестибюль, можно составить один дефектный акт с соответствующими отдельными разделами: пол, потолок, стены, двери, окна и т. п.

Дефектный акт составляет не один человек, а комиссия, которую назначает заказчик — формируется приказ руководителя заведения. Обязательное требование — чтобы в такую комиссию входил специалист по обслуживанию определенного основного средства. В частности, для ремонта автомобиля нужно привлекать механика, для ремонта офисной техники — программиста, а для ремонта крыши, пола — специалиста, имеющего определенные знания в строительстве.

⚡️ Як із 01.09.2021 оформляти документи за ДСТУ 4163:2020

Если такого специалиста нет в учреждении, то можно попробовать привлечь его «со стороны». В таком случае стоит поручить ему и разработку сметной документации. В понимании Закона № 922 это будут услуги (разве что речь идет о капитальном ремонте, где стоимость услуг включена в сметную стоимость работ, и стоимость таких услуг не превышает стоимости самих работ).

В дефектном акте обязательно нужно указать все действия, которые нужно выполнить во время ремонта, и количество работ, необходимых ТМЦ, а также единицу измерения. Например, нужно отремонтировать крышу, покрытую металлочерепицей. В таком случае в дефектном акте нужно указать, что нужна именно металлочерепица, и ее объемы в м2. Ведь, если указать количество в штуках, можно просчитаться, так как черепица бывает разных размеров.

Если же речь идет об окнах, то в описательной части нужно изложить характеристику такого окна. Например: «окно металлопластиковое 1,4 м х 1,2 м», а в строке для единиц измерения указать «шт» и, соответственно, заполнить строку «количество».

Дефектний акт: зразок4 акцента для закупщика

Обычно необходимые ТМЦ/работы указываются в дефектном акте в виде таблицы, имеющей следующие колонки:

  • «№ п/п» – чтобы легче было ориентироваться в масштабах ремонта;
  • «Наименование работ« (альтернатива — «Наименование расходов») — в этой колонке детально описывают работы, которые нужно выполнить, и ТМЦ, которые нужно использовать, с подробным описанием.
  • «Единица измерения» — для того чтобы было понятно, сколько штук, м2, м3, кг нужно использовать. Если нужно указать определенные работы, например сварка или установка сантехники, то обычно указывают «услуга». Хотя можно использовать альтернативный вариант — «часы». Зависит от количества задействованных в выполнении услуги человек. Например, для установки окна одним человеком нужно больше времени, чем двумя исполнителями.
  • «Количество» — сколько определенных ресурсов нужно для выполнения ремонта.
  • «Примечания» — один из вариантов названия последней колонки. Тогда в ней указываются дополнительные сведения, такие как ФИО лица, ответственного за проведение ремонта, или определенные отклонения, например: «если не будет красной черепицы размером 25х36, то можно использовать зеленую размером 50х18, но в том же количестве в м2. Хотя иногда  в последней колонке указывают: «Необходимые материалы». Например, для окрашивания стены объемом 30 м 2 нужны: «краска белая 5 л, валик для окрашивания (ширина 15-20 см) — 1 шт.».

Итак, делаем вывод, что дефектный акт составляется в соответствии с потребностями учреждения. Ключевое условие — чтобы в нем содержались все необходимые сведения о расходах, понесенных заведением на проведение ремонта.

Форма дефектного акта в Украине

Дефектный акт обязательно составляется в письменной форме, где указываются данные и ставятся подписи всех ответственных лиц. Впрочем, если программное обеспечение заведения позволяет создать дефектный акт в электронной форме, а все ответственные лица имеют ЭЦП, можно составить такой акт в электронной форме. Главное — соблюдать все требования Закона «Об электронных документах и электронном документообороте».

✔️ Закупка работ по строительству — вместе з оснащением или отдельно

Поскольку официальной формы дефектного акта нет, каждый заказчик может разработать и утвердить свой вариант такого акта в зависимости от потребности. Обычно в правом верхнем углу указывается, что акт утвержден либо приказом руководителя: «№ Х от 02.01.202Х г.» (стандартная форма), либо руководителем на определенную дату «01.04.2021». Второй вариант используют, если в учреждении отсутствует утвержденный образец или особый ремонт требует составления специфичного дефектного акта.

Дефектный акт является сочетанием:

  • описательно-буквенной части, где описывается, кем, когда, при каких обстоятельствах и в каком учреждении он составлен;
  • таблицы, где описываются все необходимые мероприятия для выполнения ремонта;
  • реквизитов лиц, составивших такой акт (ФИО и подписи).

Поскольку законодательством не определена конкретная форма дефектного акта, не обязательно его составлять частично в табличной форме. Однако таблица облегчает восприятие информации. В то же время, если для ремонта нужно сделать какое-то одно действие, можно не формировать таблицу, а оформить следующим образом: «Замена системной платы WTX в количестве 1 шт. для компьютера ASUS, в течение 8 часов».

Также в дефектном акте следует указать лицо, составившее такой акт. Впрочем, если все члены комиссии согласились с содержанием акта, можно просто указать их должности и поставить подписи, без расшифровки данных лица, фактически сформировавшего такой акт.

Дефектный акт: образец
ЯРОСЛАВА ДУБРОВА,консультант з публічних закупівель, Київ
Ціна на ринку може стрімко зрости поки тривають торги. Тому ніхто не гарантує успішний результат після їх завершення. ПА ось, чи може замовник оголосити паралельно ще одну процедуру відкритих торгів на той самий предмет закупівлі, але вже з більшою ціною, що враховує її коливання на ринку?

Образец дефектного акта

Держите под рукой пример заполнения дефектного акта, который поможет создать документ для ваших нужд.

 

Итак, при проведении ремонта дефектный акт является важным документом. Ведь он показывает приблизительные расходы учреждения на ремонт, а также позволяет уполномоченному лицу / тендерному комитету понять, какую именно процедуру закупок проводить и какие именно требования нужно выставлять в тендерной документации.

 

logo