Все решения уполномоченного лица оформляются соответствующими протоколами. Обязательно ли вести журнал протоколов УЛ и в какой форме это делать?
Закон «О публичных закупках» (далее — Закон) не требует ведения журнала или реестра протоколов заседаний уполномоченного лица. Каждое учреждение организует делопроизводство на основании собственной утвержденной инструкции по делопроизводству.
В то же время, Закон регламентирует, что решения уполномоченного лица оформляются протоколом с указанием даты принятия решения, который подписывается УЛ. В частности, уполномоченное лицо обеспечивает:
- составление,
- утверждение и
- хранение соответствующих документов по вопросам публичных закупок, определенных Законом.
Общие принципы документирования и особенности ведения делопроизводства определяются Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением КМУ «Некоторые вопросы документирования управленческой деятельности» от 17.01.2018 № 55 (далее — Типовая инструкция). В частности, пунктом 110 Типовой инструкции предусмотрено, что номер (индекс) протокола должен соответствовать порядковому номеру заседания. Нумерация протоколов ведется:
- в пределах календарного года;
- отдельно по каждой группе протоколов заседания соответствующей комиссии, коллегии, совещательного органа, рабочей группы и т. п.
Поэтому советуем уполномоченному лицу и тендерному комитету вести нумерацию протоколов принятых решений при помощи отдельного документа в произвольной форме. Специальный журнал регистрации протоколов уполномоченного лица - 2021 не предусмотрен, и приобрести его в бумажной форме не сможете. Удобно и экономично вести журнал протоколов в электронном формате.
Образец журнала регистрации протоколов уполномоченного лица
Номер протоколу | Дата протоколу | Порядок денний | Особа, відповідальна за оформлення протоколу | Примітки |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Помните о необходимости соблюдения пределов календарного года. В начале каждого календарного года советуем завести новый реестр протоколов по решениям, принятым уполномоченным лицом.
