Тендерная документация: что требовать от участников

26 квітня 2021
541
Середній бал: 5 із 5
експерт, консультантка з публічних закупівель, канд. екон. наук

Тендерная документация — основной документ конкурентной процедуры закупки. Именно от его требований зависит, сможет ли заказчик в результате заключить договор с надежным поставщиком и получить желаемый предмет закупки. Из чего состоит тендерная документация, какие требования устанавливать обязательно, а какие — нет?

В соответствии с Законом Украины «О публичных закупках» (далее — Закон) тендерная документация — документация по условиям проведения тендера, которая разрабатывается и утверждается заказчиком и обнародуется для свободного доступа в электронной системе закупок. То есть тендерную документацию заказчик формирует самостоятельно, и при этом она не является объектом авторского права и/или смежных прав.

Основные условия, которые должна содержать тендерная документация, регламентирует статья 22 Закона. Некоторые условия обязательно следует включать в тендерную документацию, в частности:

  • количество товара;
  • место поставки;
  • сроки поставки товаров, выполнения работ, предоставления услуг;
  • срок действия тендерных предложений;
  • валюта, в которой должна быть указана цена тендерного предложения;
  • язык, на котором должны быть составлены тендерные предложения;
  • проект договора о закупке и т. п.

Почему стоит утвердить типовую тендерную документацию

В то же время, некоторые условия тендерная документация может содержать, если заказчик решит их включить. К таким условиям относятся, например:

Исходя из того, что обязательно, а что — нет, заказчик формирует требования к тендерной документации.

Внимание! Тендерная документация, составленная не в соответствии с требованиями Закона, влечет за собой наложение штрафа на служебных (должностных), уполномоченных лиц заказчика в размере 1700 грн (ст. 16414 КУоАП).

Заказчики могут воспользоваться Примерной тендерной документацией, утвержденной приказом Минэкономики от 13.04.2016 № 680. Она не учитывает последних изменений в Законе, действующих с 19.04.2020, но все же может быть использована для облегчения структуризации требований заказчика.

Анализируя нормы Закона по формированию тендерной документации, можем условно выделить пять блоков основной информации, которую должна содержать документация.

Блок № 1

Общая информация для участников, включающая порядок проведения процедуры закупки, подачи тендерных предложений, прохождения аукциона и заключения договора. Эта информация должна быть сформирована с учетом норм Закона, описывающих порядок соответствующих действий. Заказчик должен систематизировать их в тендерной документации таким образом, чтобы участнику было понятно, как будет проходить процедура закупки, на каком этапе и какие действия ему совершать, чего ожидать в результате. К этому блоку также относится основная информация о закупке, в частности такие условия, как предмет закупки, место поставки, сроки, шаг снижения цены в аукционе и критерии оценки. Эти условия заказчик определяет самостоятельно.

Блок № 2

Квалификационные критерии к участникам. Заказчик выбирает один или несколько таких критериев в соответствии со статьей 16 Закона, а также указывает в тендерной документации информацию о способе подтверждения участниками соответствия установленным критериям и требованиям. То есть квалификационные критерии заказчик выбирает среди предусмотренных Законом, а способ их подтверждения определяет самостоятельно, с учетом предмета закупки и законодательных требований к участникам в сфере соответствующей закупки.

Тендерная документация: что требовать от участников
ЯРОСЛАВА ДУБРОВА,консультант по публичным закупкам, Киев
Согласно Закону заказчик во время торгов выдвигает к участникам квалификационные критерии и требует предоставить документально подтвержденную информацию об их соответствии этим критериям. Устанавливать можно как только один, так и несколько квалификационных критериев.

Блок № 3

К этому условному блоку относятся требования согласно статье 17 Закона.

Заказчик в тендерной документации предусматривает сведения, установленные статьей 17, при наличии которых он принимает решение об отказе участнику в участии в процедуре закупки и обязан отклонить тендерное предложение такого участника. Закон не требует от заказчика на этапе подачи тендерных предложений устанавливать для участников тендера способ подтверждения  отсутствия или наличия оснований, предусмотренных статьей 17. Если описанные в этой статье основания имеются в отношении участника, то независимо от требований тендерной документации, заказчик обязан его отклонить.

Исключением является участник-победитель. Закон предусматривает, что способ документального подтверждения согласно законодательству отсутствия оснований по статье 17 Закона определяется заказчиком для представления таких документов только победителем процедуры закупки.

Блок № 4

Это техническая спецификация к предмету закупки, предусматривающая совокупность технических условий, определяющих характеристики товара (товаров), услуги (услуг) или необходимых для выполнения работ по объекту строительства, которые могут включать показатели влияния на окружающую среду и климат, особенности проектирования (в т. ч. с учетом пригодности для лиц с ограниченными физическими возможностями), соответствия, производительности, ресурсоэффективности, безопасности, процедуры обеспечения качества, требования к наименованию продукции, под которым она продается, терминологию, символы, методику испытаний и тестирования, требования к упаковке, маркировке и этикетировке, инструкции для пользователей, технологические процессы и технологии производства на любых этапах жизненного цикла работ, товара или услуги.

Эти требования заказчик формирует в тендерной документации самостоятельно, ориентируясь на предмет закупки.

Блок № 5

К этому блоку относится проект договора о закупке с обязательным указанием порядка изменений его условий.

Проект договора должен быть сформирован таким образом, чтобы участник мог его загрузить, внести свои реквизиты и информацию по результатам аукциона, подписать и предоставить заказчику. При формировании проекта договора заказчик должен помнить, что существенные условия договора о закупке не могут изменяться после его подписания до выполнения обязательств сторонами в полном объеме, кроме случаев, предусмотренных ч. 5 ст. 41 Закона.

Каждый из пяти рассмотренных выше блоков формирования информации в тендерной документации имеет отдельное основание для отклонения тендерного предложения участника, предусмотренное ст. 31 Закона. Для каждого условия тендерной документации существуют отдельные основания отклонения участников. Речь идет, в частности, о языке, аномально низкой цене, 24 часа на исправление несоответствий и срок действия тендерного предложения. Однако большинство оснований для отклонения привязываются к основным направлениям информации, которые мы рассмотрели.

Таким образом, при формировании тендерной документации заказчик обдумывает ее требования с учетом механизма их влияния на участника. Ведь нет смысла устанавливать к участникам требования в тендерной документации, которые нельзя будет применить при рассмотрении тендерных предложений.

Внимание! Тендерная документация не должна содержать требований, которые ограничивают конкуренцию и приводят к дискриминации участников, а также требований по документальному подтверждению информации о соответствии требованиям тендерной документации, если такая информация публична, обнародована в форме открытых данных согласно Закону Украины «О доступе к публичной информации» и/или содержится в открытых единых государственных реестрах, доступ к которым свободен.

В то же время, тендерная документация может содержать иную информацию, требования о наличия которой предусмотрены законодательством и которую заказчик считает необходимым включить в тендерную документацию.

Исправления несоответствий в тендерном предложении: когда возможны и какие

Такая информация не должна быть дискриминационной, поэтому, как сказано выше, заказчик должен требовать то, что предусмотрено законодательством. В то же время, если документ предусмотрен законодательством, но не обязателен для получения участниками, заказчик имеет право требовать такой документ. Постановлением ВС от 24.06.2020 по делу № 826/15639/17 коллегия судей отметила, что требование о документе, не предусмотренном действующим законодательством как обязательный, не лишает истца возможности получить этот документ в добровольном порядке с тем, чтобы соблюсти условия конкурса.

Те документы, которые не предусмотрены законодательством для участников — юридических, физических лиц, в том числе физических лиц — предпринимателей, не подаются ими в составе тендерного предложения.

Отсутствие таких документов в составе тендерного предложения не может быть основанием для его отклонения заказчиком.

В соответствии с последней редакцией Закона тендерная документация также может содержать правила указания в договоре о закупке денежного эквивалента в национальной или иностранной валюте по официальному курсу, установленному НБУ по состоянию на дату проведения электронного аукциона.

Это условие связано с тем, что объявлять закупки заказчики могут с указанием ожидаемой стоимости в иностранной валюте. При этом такие действия заказчика должны быть обоснованы с учетом того, является ли предмет закупки импортного происхождения или имеет ли импортную составляющую.

Тендерная документация должна быть утверждена решением Уполномоченного лица, а до 01.01.2022 может быть утверждена и решением тендерного комитета.

Она бесплатно обнародуется заказчиком вместе с объявлением о проведении открытых торгов в электронной системе закупок (ЭСЗ) для общего доступа путем заполнения полей в ЭСЗ.

Таким образом, тендерная документация должна быть обнародована в тот же день, что и объявление о закупке.

Следует заметить, что ответственность за формирование тендерной документации несет уполномоченное лицо, которое ее утвердило, а вот за обнародование информации, в том числе объявления о закупке одновременно с тендерной документацией, может отвечать и другое уполномоченное лицо. При этом необнародование или нарушение сроков обнародования информации о закупках влечет за собой наложение штрафа на служебных (должностных), уполномоченные лиц заказчика в размере 1700 грн.

Исходя из вышеизложенного, можем сделать вывод, что для качественного формирования тендерной документации недостаточно компетенций одного уполномоченного лица, если только оно не владеет знаниями в отношении любого предмета закупок. Учитывая это, понимаем, что для формирования в тендерной документации, по меньшей мере, технических требований к предмету закупки и проекта договора о закупке стоит привлекать профильных специалистов.

В соответствии с ч. 11 ст. 11 Закона для подготовки тендерной документации и требований к предмету закупки по решению заказчика уполномоченное лицо может привлекать других работников заказчика.

Кроме того, по решению заказчика может создаваться рабочая группа в составе работников заказчика для рассмотрения тендерных предложений. В случае создания рабочей группы уполномоченное лицо является ее председателем и организует ее роботу.

Уполномоченному лицу при проведении сложных закупок следует настаивать на решении заказчика о привлечении других работников. Это оградит его от ответственности по вопросам, в которых оно некомпетентно.

Что касается формирования требований тендерной документации, то заказчикам не стоит пользоваться тендерными документациями других закупок, ведь вместе с их структурой неопытный заказчик может также получить нарушения или несоответствия, содержащиеся в них. Для качественного формирования тендерной документации заказчику следует руководствоваться требованиям Закона и характеристиками предмета закупки и не отягощать такие требования избыточными условиями к документам, ведь следствием может быть нарушение в части допущения или отклонения участников закупок.

Квалификационные требования тендерной документации

Квалификационные требования в тендерной документации — это основные требования к участникам процедуры закупки, благодаря которым заказчик может удостовериться в возможности участника обеспечить закупку должным образом, наличии у него опыта работы и финансового обеспечения, а при необходимости – соответствующих технических возможностей и работников.

Заказчик требует от участников процедуры закупки предоставления ими документально подтвержденной информации об их соответствии квалификационным критериям.

Перечень квалификационных критериев, которые могут быть установлены к участникам в тендерной документации, регламентирует статья 16 Закона.

Заказчик устанавливает один или несколько из следующих квалификационных критериев:

  1. наличие у участника процедуры закупки оборудования, материально-технической базы и технологий;
  2. наличие у участника процедуры закупки работников соответствующей квалификации, которые имеют необходимые знания и опыт;
  3. наличие документально подтвержденного опыта выполнения аналогичного (аналогичных) по предмету закупки договора (договоров);
  4. финансовая состоятельность, подтверждаемая финансовой отчетностью.

Заказчик выбирает из перечня этих критериев, ориентируясь на предмет закупки. Например, если предмет закупки не предусматривает необходимости привлекать высококвалифицированных работников или большого количества работников, или наличия у работников участника специфических знаний, то заказчик может не устанавливать квалификационный критерий «Наличие у участника процедуры закупки работников соответствующей квалификации, имеющих необходимые знания и опыт».

Способ подтверждения соответствия квалификационным критериям заказчик устанавливает самостоятельно. Прежде всего, документы, которые должен требовать заказчик для такого подтверждения, должны засвидетельствовать соответствие участника установленным квалификационным критериям. Для подтверждения всех квалификационных критериев допустимо требовать справку в произвольной форме, в которой участник должен будет указать информацию, требуемую заказчиком. Кроме того, для обеспечения качественной закупки заказчик может устанавливать требование о предоставлении участником документов, подтверждающих информацию в такой справке.

Рассмотрим подробно каждый квалификационный критерий отдельно.

1) Наличие у участника процедуры закупки оборудования, материально-технической базы и технологий

Если предмет закупки предусматривает поставку товаров, выполнение работ или предоставление услуг, для которых требуется соответствующее оборудование, помещение, транспорт, технологии и т. п., то заказчику стоит применить этот квалификационный критерий.

Подтверждение наличия соответствующего оборудования, материально-технической базы и технологий может быть в разной форме — документы, подтверждающие собственность участника, аренду, лизинг и т.п.

Заказчикам следует проверять не только наличие соответствующих документов для подтверждения правомерности использования участником указанной им материально-технической базы, но и юридическое действие соответствующих документов, в частности срок их действия, соблюдение условий передачи, осуществление оплаты и т. п.

2) Наличие у участника процедуры закупки работников соответствующей квалификации, которые имеют необходимые знания и опыт.

Если предмет закупки требует специальных навыков исполнителей, заказчик может требовать от участника наличия такой квалификации у его работников. При этом участник должен показать квалификацию работников, которая обеспечивает их знания, и опыт.

Подтверждающими документами могут быть дипломы, сертификаты об образовании и т. п. Опыт можно подтвердить копиями трудовых книг, резюме работников.

Заказчик может попросить подтверждение трудовых отношений между участником и его работниками. В таком случае можно предоставить приказы, а также трудовые книжки.

Для обоих рассмотренных выше квалификационных критериев Закон предусматривает отдельные условия, которые могут быть применены.

Устанавливать ли квалификационные требования к участнику в переговорной процедуре

Если для закупки работ или услуг заказчик устанавливает такой квалификационный критерий, как наличие оборудования, материально-технической базы и технологий и/или наличие работников, имеющих необходимые знания и опыт, для подтверждения своего соответствия такому критерию участник может привлечь мощности других субъектов хозяйствования как субподрядчиков/соисполнителей.

Таким образом, заказчик не может ограничивать форму обеспечения участником подтверждения соответствия требованиям. Например, участник может не иметь собственного транспорта и не арендовать его, а просто купить услуги по перевозке, если такие услуги нужно предоставлять при обеспечении закупки.

Работники для выполнения требований закупки участником могут быть наняты по договорам ГПХ, которые не являются трудовыми. Также участник может привлекать работников субподрядчика/соисполнителя.

3) Наличие документально подтвержденного опыта выполнения аналогичного (аналогичных) по предмету закупки договора (договоров).

Наличие опыта — это требование, которое может быть применено для любой закупки. Участник должен доказать, что он уже выполнял подобные договоры и их выполнение было успешно. Это гарантирует заказчику возможность выполнить участником также договор в его закупке.

Для подтверждения заказчик должен получить информацию о полном выполнении договора и результате такого выполнения. Как правило, заказчики требуют, кроме справки в произвольной форме с информацией о таком договоре, копии договора, документов, подтверждающих его выполнение, и отзывы заказчиков, с которыми договор выполнялся.

Важно! В тендерной документации заказчику необходимо сориентировать участника, какой именно договор будет считаться аналогичным.

Законодательство не содержит понятия «аналогичный договор», однако квалификационный критерий ориентирует, что договор должен быть аналогичным по предмету закупки. Заказчик может привязать аналогию к особенностям предмета закупки, но такие требования не должны дискриминировать участников.

Для подтверждения выполнения аналогичного договора участник должен предоставить информацию, что договор выполнен полностью. Если в тендерной документации заказчик предусмотрел возможность частичного выполнения договора, то участник может показать выполнение только необходимой части договора.

Документы, подтверждающие выполнение договора, зависят от условий самого договора. Это могут быть накладные, акты о выполнении работ или предоставлении услуг и т. п. Заказчик должен проверить, подтверждают ли такие документы выполнение договора в полной мере или в той части, которая требовалась тендерной документацией.

Требования к отзыву и информации, что именно должен содержать отзыв, заказчик определяет самостоятельно.

Заказчики не могут устанавливать требования для подтверждения участником соответствия квалификационному критерию о наличии опыта выполнения аналогичного договора, которые дискриминируют и ограничивают. Дискриминационными требованиями могут быть ограничения по стоимости аналогичных договоров, категории контрагентов, например если требуются договоры, заключенные только с бюджетными учреждениями, статус налогоплательщика и т. п.

Примеры дискриминационных требований в квалификационных критериях

4) Наличие финансовой состоятельности, подтверждаемой финансовой отчетностью.

Данный квалификационный критерий сам определяет способ подтверждения участником его соответствия, указывая, что финансовая состоятельность подтверждается финансовой отчетностью.

Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» определяет, что финансовая отчетность — это отчетность, содержащая информацию о финансовом состоянии и результатах деятельности предприятия, которую оно обязано составлять на основании данных бухгалтерского учета.

Финансовая отчетность для разных форм предприятий может быть разная — общая, консолидированная, упрощенная.

Заказчику следует установить, какие именно документы финансовой отчетности он желает получить от участника, и определить, за какой период должны быть документы.

Отчетным периодом для составления финансовой отчетности является календарный год. Закон предусматривает, что в случае установления квалификационного критерия финансовой состоятельности заказчик не имеет права требовать предоставления подтверждения объема годового дохода (выручки) в размере больше, чем ожидаемая стоимость предмета закупки (пропорционально ожидаемой стоимости части предмета закупки (лота) в случае деления предмета закупок на части).

Учитывая эту норму, можем подытожить, что финансовую отчетность следует требовать за год.

При этом объем годового дохода (выручки) допустимо требовать в размере ожидаемой стоимости, поскольку такое требование не нарушает норму Закона, а вот больше требовать нельзя.

Тендерная документация: что требовать от участников
Нина Абаимовауполномоченное лицо Государственного учреждения «Профессиональные закупки»
Заказчик при закупке может оценить финансовое состояние отдельной компании. И в итоге — минимизировать степень риска, когда будет заключать договор. Объясним, как правильно применять такой квалификационный критерий.

Обратите внимание! При проведении торгов с ограниченным участием заказчиком применяются все упомянутые квалификационные критерии. Для других конкурентных процедур заказчик может выбирать.

В случае участия объединения участников подтверждение соответствия квалификационным критериям осуществляется с учетом обобщенных объединенных показателей каждого участника такого объединения на основании предоставленной объединением информации.

Если заказчиком при рассмотрении тендерного предложения участника выявлены несоответствия в информации и/или документах, представленных участником в тендерном предложении и/или представление которых требовалось тендерной документацией, он размещает в срок, который не может быть меньше чем два рабочих дня до окончания срока рассмотрения тендерных предложений, сообщение с требованием об устранении таких несоответствий в ЭСЗ (ч. 16 ст. 29 Закона).

Такое сообщение должно содержать требование об устранении несоответствий, в частности подтверждающих соответствие участника процедуры закупки квалификационным критериям согласно ст. 16 Закона.

Участник процедуры закупки устраняет такие несоответствия в течение 24 часов с момента размещения заказчиком в электронной системе закупок сообщения.

Заказчик рассматривает поданные тендерные предложения с учетом исправления или неисправления участниками выявленных несоответствий.

Таким образом, заказчик ограничен квалификационными критериями, установленными в Законе, однако свободен в выборе установления способа их подтверждения, а участники имеют возможность исправить свои ошибки в случае несоблюдения соответствующих требований, что позволяет обеим сторонам успешно завершить закупку.

logo