Готовимся к заключению договора закупок

18 січня 2021
165
Середній бал: 5 із 5

Как подготовиться к заключению договора о закупке? Что учесть на этапе предварительной работы перед заключением договора, чтобы документальное оформление было четким и корректным согласно законодательным нормам? Предлагаем тому, кто знает, — повторить, кто не в курсе — выяснить, как это происходит на практике.

Что предшествует заключению договора о закупке?

В действительности процедуре заключения договора о закупке предшествуют несколько этапов, среди которых планирование закупок, то есть определение необходимости/потребности в закупке определенных товаров, работ или услуг с соответствующей оплатой стоимости приобретенного товара, услуги или выполненной работы.

Исходя из требований ст. 4 Закона от 25.12.15 г. № 922-VІІІ «О публичных закупках» (далее — Закон № 922), предшествовать заключению договора должно включение в годовой план закупок соответствующих позиций в этой области.

Так, на практике обычно сам процесс подготовки к проведению закупок выглядит как проработка вопросов качества предмета закупки (т. е. товара, услуги, работы), его стоимости, объемов и источников расходов и т. п. И, конечно, составление годового плана закупок служит предпосылкой проведения закупок, а именно заключения соответствующего договора.

⚡️ Закупівлі-2021: плануємо за новими вимогами

Обращаем внимание: предпосылки, то есть фактически предварительная работа по заключению договора о закупке, различаются между собой в зависимости от источника, за счет которого будет оплачиваться соответствующий предмет закупки

То есть для учреждений и организаций, финансируемых из всех видов бюджетов (как государственного, так и местных, включая специальные фонды), предпосылки базируются на нормативно-правовых актах, действующих в бюджетной сфере.

Если речь идет о небюджетных структурах, в частности предприятиях, то применяются совсем иные документы.

Как бюджетной организации соблюсти все требования на предварительном этапе заключения договора о закупке?

Знаем, что участвовать в процедуре закупок могут распорядители бюджетных средств. Однако делать это можно исключительно в пределах бюджетных ассигнований и исходя из объемов бюджетных назначений.

Напомним: бюджетным назначением является полномочие главного распорядителя бюджетных средств, предоставленное Бюджетным кодексом (далее – БК) и законом о Госбюджете (или же решением о местном бюджете), которое имеет количественные, временные и целевые ограничения и позволяет предоставлять бюджетные ассигнования.

Право планировать закупочные процедуры у таких распорядителей возникает только на основаниях, определенных БК. Исходя из положений БК, заключение договора, приобретение товара, услуги или осуществление других аналогичных операций в течение бюджетного периода (т. е. с 01 января по 31 декабря соответствующего года) квалифицируется как бюджетное обязательство.

В свою очередь, платежи из бюджета должны осуществляться, если в наличии есть бюджетное назначение.

Реєстрація бюджетних фінзобов’язань: чи подавати повторно до Казначейства договори

Подробнее об алгоритме работы с бюджетными ассигнованиями и бюджетными назначениями (как устанавливаются, расходуются, изменяются, когда утрачивают силу, некоторые особенности их объемов и т. п.) можно узнать из ст. 23 БК.

Еще один момент: по тем программам, осуществление мероприятий по которым требует нормативно–правового определения механизма использования бюджетных средств, главным распорядителям средств госбюджета необходимо разработать и в установленном порядке (т. е. решением Кабмина) утвердить проекты порядков использования бюджетных средств. По крайней мере, так предусмотрено в ч. 7 ст. 20 БК, в которой речь идет о применении программно-целевого метода в бюджетном процессе.

Поэтому упомянутый порядок, среди прочего, при необходимости должен содержать и положение об осуществлении закупки товаров, работ и услуг, определении условий и сроков поставки и проведения расчетов.

Не лишним будет напомнить о письме Казначейства от 19.11.20 г. № 16–11–12/20837, в котором, в частности, информируется: бюджетные обязательства и платежи из бюджета осуществляются только при наличии соответствующего бюджетного назначения. К бюджетным обязательствам относятся какое-либо осуществленное размещение заказа, заключение договора, приобретение товара, услуги или проведение других аналогичных операций в течение бюджетного периода, согласно которым необходимо осуществить платежи в течение этого же периода или в будущем (ст. 2 БК).

Казначейство проводит регистрацию этих обязательств исходя из требований БК и Порядка регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденного приказом Минфина от 02.03.12 г. № 309 (далее – Порядок).

Поэтому, если во взятом бюджетном обязательстве применяется процедура закупки, распорядителю бюджетных средств следует подать в Казначейство Реестр бюджетных обязательств.

Если же участник бюджетного процесса осмелился взять обязательство без соответствующих бюджетных ассигнований, такие обязательства согласно ст. 48 БК не относятся к бюджетным обязательствам и не подлежат оплате за счет средств бюджета (как государственного, так и местных). Фактически речь идет о нарушении бюджетного законодательства.

Готуємось до укладання договору закупівель
ЯРОСЛАВА ДУБРОВА,консультантка з публічних закупівель, Київ
17 грн & 1050 грн — на основі чого рахувати адміністративну та кримінальну відповідальність закупівельника? Пояснимо вимоги законодавства і порахуємо разом, коли і який показник беруть за основу

Так, согласно ст. 16412 Кодекса об административных правонарушениях (далее – КУоАП) утверждение необоснованных бюджетных назначений (ассигнований), нарушение требований БК в части предварительной оплаты товаров, работ и услуг за счет бюджетных средств, проведение платежей без регистрации бюджетных обязательств, при отсутствии подтверждающих документов влечет за собой наложение штрафа на должностных лиц от 510 до 850 грн. А если выявлено нецелевое использование бюджетных средств – штраф достигает размера от 1190 до 1360 грн.

Обращаем внимание: если имеет место факт приобретения товаров, работ и услуг до/без проведения процедуры закупок, как это установлено законодательством, служебные (должностные), уполномоченные лица заказчика получают штраф в размере от 25,5 до 51 тыс. грн (ст. 16414 КУоАП).

Важно также то, что при регистрации бюджетных обязательств согласно закупочным договорам можно это сделать еще до утверждения сметы учреждения. В таком случае Казначейство эти обязательства зарегистрирует. Однако должен быть предоставлен проект сметы и план, заверенный подписями руководителей учреждения и финансового подразделения или бухгалтерии, что и будет служить основанием для осуществления такой регистрации в Казначействе.

Как видим, в первую очередь необходимо определить объемы ассигнований, что и будет предшествовать процедуре закупки.

Еще немного по поводу сметы – главного финансового документа, в котором, в частности, фиксируются объемы поступлений и распределение ассигнований. Конечно, смета отражает алгоритм выполняемых определенным учреждением возложенных на него задач и результаты этой деятельности. При формировании этого планового документа следует руководствоваться положениями ст. 30 БК и Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к исполнению смет бюджетных учреждений, утвержденного постановлением КМУ от 28.02.02 г. № 228 (далее – Порядок № 228).

Таким образом, при проработке показателей проекта сметы (она, кстати, составляется ежегодно) соответствующего учреждения советуем главным распорядителям средств корректно не только определиться с предельными объемами расходов из общего фонда бюджета, но и своевременно и в полном объеме уведомлять распорядителей нижестоящего уровня о показателях, которых обязательно следует придерживаться, в частности, при определении расходов бюджета, как это установлено Порядком № 228.

Як наприкінці року перерозподілити видатки за КЕКВ і закупити потрібне

Безусловно, тщательно взвешиваются показатели, которые будут отражать объемы закупки товаров, работ или услуг. Не стесняемся узнать, законно и правильно ли произведены расчеты, целесообразно ли определение объема расходов в предложенных в проекте сметы размерах, а также как распределены расходы согласно экономической классификации, и т. п.

В свою очередь, предшествовать составлению проекта сметы должна разработка бюджетного запроса. Здесь руководствуемся Инструкцией по подготовке бюджетных запросов, утвержденной приказом Минфина от 06.06.12 г. № 687.

Итак, предшествовать работе по подготовке договора закупки должны кропотливые расчеты – как к бюджетному запросу, так и к проекту сметы. Данный этап работы, прямо скажем, является ответственностью каждого учреждения.

Обращаем внимание, что при осуществлении закупок органом местного самоуправления (например, городским советом, объединенной территориальной громадой) необходимо соблюдать правила, определенные вышеупомянутыми нормативно-правовыми актами. Ведь не исключается, что проверить достоверность договора закупки пожалуют соответствующие контролирующие органы. Поэтому лучше тщательно поработать с проектами документов, неоднократно их проверяя и анализируя, чтобы впоследствии не угодить в неприятность.

Добавим: вполне допустима корректировка потребности в закупках, однако ожидаемая стоимость предмета закупки должна быть полностью обоснованной. Не исключено, что впоследствии придется пересматривать как ожидаемую стоимость товаров, работ, услуг, так и объем необходимых расходов для закупки. Откорректировать показатели можно будет после утверждения сметы.

Минэкономразвития разъясняет по этому поводу, что уполномоченные лица и /или тендерный комитет заказчика, назначенные ответственными за организационные вопросы закупок, в состоянии заблаговременно получать информацию о потребностях, объемах расходов юрлица-заказчика. Это позволит планировать закупки с достижением наибольшего эффекта, соблюдая нормы Закона № 922, других документов.

Что касается заказчиков, то они также могут использовать указанные данные при разработке и проработке плановых объемов сметы, годового плана закупок – ведь детализация необходимых информационных показателей будет содержаться в расчетах к смете.

Готуємось до укладання договору закупівель
ОЛЕНА СТЕПАНОВА,директорка ТОВ «СІ БІЗНЕС КОНСАЛТИНГ», Одеса
На часі — нові закупівлі природного газу та електроенергії. Не дають спокою й зміни в укладених договорах. Щоб зменшити хвилювання замовників, роз'яснюємо, як закуповувати та коли вносити зміни до договору

  

Подготовка к заключению договора о закупке на предприятии

Что должно предшествовать процедуре закупок, например, если предприятием будет закупаться сырье для изготовления мебели? Конечно, разработка одного из основных документов, а именно финансового плана.

Нормативной базой для его разработки является, в частности, ст. 75 Хозяйственного кодекса (далее – ХК), в которой предусмотрены особенности хозяйственной деятельности государственных коммерческих предприятий. При работе над финпланом коммунального унитарного предприятия руководствуемся нормами ст. 78 ХК.

Согласно финансовому плану (далее – финплан) получаются доходы и осуществляются расходы. Кроме того, в нем фиксируются объемы ресурсов и их направление для выполнения определенных уставом предприятия полномочий и задач.

Но базовым документом, по которому предприятие будет определять правила составления финплана, его основные показатели и т. п., является Порядок составления, утверждения и контроля выполнения финансового плана субъекта хозяйствования государственного сектора экономики, утвержденный приказом Минэкономразвития от 02.03.15 г. № 205 (далее – Порядок № 205). Нормы этого Порядка основываются на требованиях статей 75, 77 и 89 ХК.

В Порядке № 205 предусмотрено, что им определяются не только алгоритм составления финплана, но и контроль его исполнения. Форма финплана представлена в приложении 1.

Заметим: согласно приложению 1 к Порядку № 205 финплан подлежит не только его утверждению, рассмотрению субъектом управления предприятием, но и согласованию с соответствующим государственным органом.

Так, в финплане отражаются показатели следующего года (причем, с поквартальной разбивкой), а также фактические – за прошлый год, плановые и прогнозные – текущего года. Не забываем и о показателях на ближайшие несколько лет (четыре) – их следует указать по всем позициям, предусмотренным этим приложением. 

✔️ Активувати подарунковий доступ до Вищої Школи Закупівельника

Итак, соответствующие экономические службы предприятия должны быть начеку при определении как плановых и стратегических показателей финплана, так и фактических объемов достигнутых предприятием финансовых результатов, среди которых:

  • валовая прибыль/убыток;
  • рентабельность;
  • состояние расчетов с бюджетом (уплата налогов, сборов, платежей, включая платежи в местные бюджеты, в пользу государства);
  • движение денежных средств;
  • капитальные инвестиции.

И, наконец, в разд. VІ финплана отражаются отчетные данные (по активам, обязательствам и обеспечениям).

Также в финплане должна содержаться соответствующая информация о работниках и расходах на оплату их труда.

По аналогии с бюджетной сферой (относительно подготовительной работы к проекту сметы), к проекту финплана также готовится пояснительная записка.

В свою очередь, после поступления (конечно, с соблюдением требований Порядка № 205) проекта финплана субъект управления предприятием анализирует его, сравнивая, в частности, с соответствующими данными предыдущих двух лет, и определяется с целесообразностью утверждения представленного финплана или его возвращения для доработки.

Следует заметить и по поводу рекомендации по подготовке пояснительной записки к финплану (разд. V Порядка № 205). В ней необходимо указать особенности формирования доходной и расходной частей финплана, в частности о принятых мерах по минимизации расходов. Например, что сделано для обеспечения условий заключения тендера с применением приемлемых цен при определении стоимости предмета закупки (например, краски, кирпича, прочих строительных материалов). Это позволит узнать, оптимальны ли объемы расходов и их влияние на показатели финплана.

Также в записке фиксируются ожидаемые финансовые результаты путем сравнения плановых текущего года с фактическими прошлого года. При существенных отклонений следует расшифровать их природу.

Еще обратим внимание на следующее. Пояснительная записка, среди прочего, должна отражать факторы, показывающие, так сказать, реальное положение вещей, а именно: прошлогодние показатели финплана и отчета о его выполнении и планируемые показатели (в частности, изменение ассортимента, цен на готовую продукцию, цен на сырье и т. п.).

Также следует указать, какими будут поступления в Пенсионный и другие фонды, планируется ли отсрочка платежей в бюджеты.

В любом случае не позднее 1 сентября года, предшествующего плановому, финплан утверждается.

Поэтому не забываем вместе со сводными показателями финпланов, пояснительной запиской, а также перечнем предприятий государственного сектора, которые находятся в сфере их управления, подать и справку об утверждении и согласовании финпланов.

Может случиться так, что отдельным предприятиям финплан не утвердят, и тогда необходимо подготовить необходимые пояснения с указанием причин такой ситуации.

Таким образом, каждое предприятие, которое планирует заключить договор закупки, должно внимательно относиться не только к оформлению финплана и необходимых приложений к нему, но и к определению плановых расходов. Лучше всего сделать анализ предыдущих закупок, уточнить реальные потребности в предмете закупки будущего года, и, конечно же, ожидаемую стоимость запланированного тендера.

Помните! Согласно ст. 1661 КУоАП в случае навязывания условий договора, ставящих контрагентов в неравное положение, или дополнительных условий, не касающихся предмета договора (включая навязывание товара или исключение из оборота товаров для создания или поддержки дефицита на рынке или установление монопольных цен) руководителей предприятий ожидают штрафы.

Санкции в части заключения неправомерных договоров между предпринимателями установлены ст. 1662 КУоАП.

Поэтому еще раз советуем неукоснительно соблюдать нормы законодательства уже на этапе подготовительной работы по заключению договоров закупки, независимо от того, идет ли речь о бюджетной сфере или о производственных отношениях.

logo