Планирование закупок: как организовать взаимодействие подразделений

12 листопада 2021
70
Середній бал: 5 із 5

Организация и планирование закупочной деятельности предприятия – дело ответственное. При планировании закупок на 2022 год заказчику следует помнить, что это ответственность не только тендерщиков. Разъясняем, какие документы по планированию закупок целесообразно внедрить на предприятии, чтобы обеспечить согласованное взаимодействие работников.

Тендерный комитет до 01.01.2022 или уполномоченное лицо заказчика, которое несет ответственность за подготовку годового плана, должно владеть всей необходимой информацией для грамотного планирования закупок. Именно благодаря заблаговременному планированию можно:

Годовое планирование — довольно сложная задача, требующая согласованного взаимодействия всех подразделений. Поэтому воспользуйтесь экспертными советами, которые помогут упростить данный процесс.

Чи може керівник допов­нити посадову інструкцію працівника обов’язками УО

Кто занимается планированием на предприятии

В первую очередь заказчикам необходимо понять, что уполномоченное лицо (УЛ) или тендерный комитет (ТК) обобщают проект годового плана закупок, одобряют его и обнародуют в электронной системе закупок. УЛ или ТК не обязаны:

  • определять потребность в товарах, работах или услугах;
  • проводить проверку складских остатков;
  • мониторить ожидаемую стоимость предмета закупки.

Три перечисленных задачи должны выполнить инициаторы закупки.

Як завершити закупівлі ТК наприкінці 2021 року

Документы по планированию закупок

Планирование и проведение закупок в конце года связаны с финансированием, а именно с формированием проекта финансового плана или сметы в бюджетных учреждениях. Таким образом, ответственные закупщики и заказчики с большим объемом закупок начинают планирование закупки товаров, работ, услуг заблаговременно.

Чтобы организовать процесс планирования и формирования годового плана закупок в соответствии с требованиями Закона № 922, целесообразно внедрить некоторые документы.

Во-первых, вам необходимо утвердить положение или положение / порядок организации и проведения закупок и их дальнейшего проведения (далее — Порядок планирования закупок).

Все закупки начинает заинтересованный в них инициатор. Он должен взять на себя ответственность за своевременность предоставления информации в закупочное подразделение, а именно тендерщикам. В большинстве случаев тендерщиков не привлекают к формированию бюджета, поэтому они могут получать сведения о запланированных расходах не полностью или с задержкой.

Таким образом, в начале планирования закупок на следующий год инициатор должен понимать, к кому обращаться при возникновении у него потребности. В свою очередь, тендерщик, который занимается непосредственно проведением закупок у заказчика, должен знать точную информацию о предмете закупки, его качестве, сроках проведения закупки.

Именно для согласования их действий заказчику следует утвердить Порядок планирования закупок. Благодаря этому документу устанавливаются единые правила взаимодействия в организации. Порядок поможет предотвратить переложение ответственности, задержку или срыв закупки участниками закупочного процесса.

Делаем вывод: чтобы избежать трудностей с планированием закупок, закрепите необходимые положения в Порядке планирования закупок.

Во-вторых, вам необходимо издать приказ о формировании годового закупочного плана на будущий год.

В нем следует указать:

  • лиц, ответственных за подготовку заявок к годовому плану;
  • срок, в течение которого они должны предоставить уполномоченному лицу внутренние заявки.

Благодаря этому документу вы избежите беспорядка в процессе годового планирования.

Как оптимизировать сбор информации, чтобы урегулировать порядок планирования закупок

Заказчику следует учесть некоторые тонкости планирования закупочной деятельности.

Уполномоченное лицо или тендерный комитет начинают формирование годового плана закупок на 2022 год после получения всех заявок к нему. Виды закупок и срок их проведения определяются на основании этих заявок.

Часть 2 статьи 4 Закона № 922 регламентирует, какую обязательную информацию необходимо указывать в годовом плане. Такие сведения следует указать во внутренней заявке на проведение закупки, которую ответственные лица предоставляют УЛ.

Що врахувати при визначенні очікуваної вартості електроенергії

Учтите, что для создания и согласования заявки понадобится определенное время — как правило, не меньше недели.

Для оптимизации сбора информации введите единую форму, благодаря которой инициаторы закупок будут предоставлять информацию о включении закупок в годовой план. Такие действия помогут ускорить их проработку.

Есть смысл разделить ответственность с инициаторами закупок и определить срок подачи предложений к годовому плану — допустим, 20 дней с момента утверждения бюджета.

Будет полезно также ориентироваться на информацию о суммах расходов из годовых закупочных планов за предыдущие годы. Иногда случается, что инициаторы закупок предоставляют сведения об ожидаемых расходах не в полной мере — например, о потребности только I квартала. Следствием может стать избежание процедур закупок, предусмотренных Законом № 922.

После сбора необходимой информации уполномоченное лицо начинает формирование годового плана. Для корректного составления сводного годового плана закупок в Порядке планирования закупок следует конкретизировать требования к данным, которые готовят инициаторы закупки.

Учтите, что почти треть закупок отменяют из-за недостаточного количества участников, а это — прямое следствие плохо подготовленного тендера.

Поэтому, если не уверены, что знаете все тонкости планирования закупочной деятельности, заручитесь поддержкой экспертов.

Присоединяйтесь к подписчикам журнала «Госзакупки», экспертно-правовой системы «Expertus:Госзакупки» или повышайте квалификацию на курсах по публичным закупкам в Высшей школе закупщика.

logo